■概要
Outlookに領収書のメールが届くたびに添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で会計ソフトやMicrosoft Excelに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手入力によるミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した領収書メールをトリガーに、OCR機能で内容を読み取り、AIが勘定科目を判断してMicrosoft Excelへ自動でまとめることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する領収書の処理を自動化し、経理業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- OCRやAIを活用した業務改善に関心があり、具体的な自動化を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのメール受信からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた領収書処理の時間を短縮できます。
- 添付ファイルの確認、OCR処理、AIによる仕訳、Microsoft Excelへの転記といった一連の作業を自動化することで、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定された件名のメールがOutlookに届いた際にフローボットが起動します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、例えばメール本文に特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションで、受信したメールに添付されているファイルの情報を取得し、さらに「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでそのファイルをYoom内にダウンロードします。
- ダウンロードした添付ファイル（領収書画像やPDF）に対して、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイル内の文字情報を抽出します。
- 抽出された文字情報を基に、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、例えば金額、支払先、日付、そしてそれらに基づく勘定科目などをAIに判断させ、テキストデータとして生成します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やAIが生成した勘定科目などのデータを、指定したMicrosoft Excelのシートに新しい行として自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名を任意で設定してください。例えば「領収書」や特定の取引先名など、業務に合わせて条件を指定できます。
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、受信したメールの本文や差出人などの情報に基づき、どのような条件に合致した場合に後続の領収書処理フローを進行させるか、詳細な条件ロジックを設定できます。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、領収書画像やPDFファイルから具体的にどの項目（例：金額、日付、支払先名など）の情報を抽出するかを設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、OCRで抽出したデータを基に、AIに対してどのようなプロンプト（指示）を与えて勘定科目を判断させるか、または摘要欄に記載するテキストを生成させるかなどを具体的に設定可能です。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのExcelファイルのどのシートにデータを追加するかを指定するだけでなく、列ごとに固定値を入力したり、前段のオペレーション（OCRやAI）で取得した動的な値をどのセルにマッピングするかを細かくカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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