Google Driveで特定フォルダにファイル作成されたら指定ユーザーに権限付与して、Slackで通知する

■概要

Google Driveで新しいファイルが作成されるたびに、関係者へ手動で権限を付与し、Slackで通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は定型的ですが、対応漏れや設定ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、そうしたGoogle Driveでのファイル共有における自動化を実現し、特定のユーザーへ自動で権限を付与してSlackで通知することで、共有プロセスを円滑にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有と権限設定を手作業で行っている方
• Google DriveとSlackを連携させ、チーム内の情報共有を迅速化したい方
• Google Drive関連の自動化によって定型業務を効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加から権限付与、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での作業による権限の付与漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先として任意のチャンネルIDを指定してください。

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■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。