Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

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‍■概要

名刺やアンケート用紙といった紙媒体で得た情報を、手作業でSalesforceに登録する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、対象のファイルをGoogle Driveに格納するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取りSalesforceにリード情報として登録するため、こうした課題を解消し、正確なデータ入力を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google DriveとSalesforceを利用したリード管理に手間を感じている営業担当者の方
紙媒体で得た情報のデータ化と登録作業を効率化したいマーケティング担当者の方
手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

ファイルをGoogle DriveにアップロードするだけでSalesforceへの登録が完了するため、これまで手入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
手作業によるデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションの分岐機能で、ファイルがアップロードされた場合に後続の処理に進むよう設定します。
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
続いて、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google Driveのトリガー設定では、起動の起点としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象とするファイルのIDを固定値で指定したり、前のステップで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名や氏名など）を任意で設定できます。
Salesforceへの登録設定では、OCRで抽出した各情報を、Salesforceのどのリード項目に紐付けるかを柔軟に設定できます。

■注意事項

Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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