Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードし権限を「リンクを知っている全員」に変更する

■概要

Gmailで受け取った添付ファイルを一つひとつGoogle Driveに保存し、共有設定を変更する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるアップロード漏れや共有設定のミスは、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、共有設定まで完了させることが可能です。Google Drive関連業務の自動化によって、こうした課題をスムーズに解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した請求書などを、手作業でGoogle Driveへ保存している方
• Google Driveでのファイル共有が多く、権限設定の手間を削減したい方
• 効率的なGoogle Driveの自動化でチームの生産性を高めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルを自動でGoogle Driveへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイルのアップロード漏れや共有権限の設定ミスといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したファイルを指定のフォルダにアップロードします
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定可能です
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定可能です

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■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。