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「会議の日程調整メールのやり取りが多すぎる…」
「お客様とのアポイント調整に時間がかかり、提案準備が進まない…」
「手動でのカレンダー登録でダブルブッキングを起こしてしまった…」
このように、日々の業務で発生する日程調整と、それに伴うカレンダーへの登録作業に多くの時間と手間を取られ、ストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">日程調整ツールで確定した予定を自動でカレンダーに登録したり、フォームで受け付けた予約希望をカレンダーに反映したり、さらにはメールでの調整依頼も自動でカレンダーに連携できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしさから解放され、コミュニケーションコストの削減はもちろん、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">日程調整ツールで確定した予定を各種カレンダーに自動で登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日程調整業務の効率を格段に向上させる自動化の具体例を、Yoomに用意されているテンプレートを使いながらご紹介します。これらの自動化を利用することで、手作業によるミスや時間の浪費を防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">TimeRexのような日程調整ツールで新しい予定が確定した際に、その情報を自動的にNotionなどの他のアプリケーションに連携する</span>ことができるので、手動での転記作業や確認漏れを防ぎ、スムーズな情報共有とタスク管理を実現できます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで受信した日程調整に関する連絡内容を解析し、自動的にカレンダーに予定を登録する</span>ことで、メールの見落としや手動登録のミスを防ぎ、迅速かつ正確なスケジュール管理をサポートするので、コミュニケーションが多い方には特におすすめです。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた予約情報や日程希望を、自動的にGoogleカレンダーなどのカレンダーツールに予定として登録する</span>ことで、予約管理の手間を大幅に削減し、ダブルブッキングのリスクも低減させるので、イベントやセミナー運営にも活用できます。
それではここから代表的な例として、TimeRexで日程調整が完了した際に、その予定情報をNotionデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
TimeRexのマイアプリ登録
3.入力欄にTimeRexと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
Notionのマイアプリ登録
4.次はNotionをマイアプリに登録します。
TimeRexと同様に、Yoomの「新規接続一覧」の中からNotionを検索し、クリックしてサインインします。
Notionアプリを選択して、右下の「ページを選択する」をクリックします。
5.下記の画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「Webhookを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.以下の画面が表示されたら、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定しましょう。
設定が完了したら、実際に予定の登録をTimeRexで行い、Yoomで「テスト」を実行します。
4.テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
あっという間に最後の設定項目です！
1.これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま、下にスクロールしましょう。
3.下にスクロールして、「データベースID」を候補から選択します。
設定後に「次へ」をクリックしましょう！
4.「追加するレコードの値」に先ほど取得したアウトプットを選択します。
用途に合わせてそれぞれ入力しましょう！
5.設定完了後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Notionでレコードが追加できていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも日程調整を自動化できるテンプレートが多数用意されています。
たとえば、TimeRexで予定が登録されたタイミングで、OutlookやGmailに自動で通知を送ったり、フォームの回答内容をもとにGoogleカレンダーに予定を作成し、その情報をNotionに追加したりすることが可能です。
さらに、TimeRexで登録された予定をGoogle スプレッドシートに記録することで、予定の一覧管理も効率化できます。
「これも使ってみたい！」と思った方は、ぜひ下のバナーから詳細をチェックしてみてください。
日程調整とその後のカレンダー登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた煩雑なコミュニケーションや転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎ、大幅な時間短縮を実現できます。</span>これにより、アポイント調整にかかるストレスを軽減し、より迅速かつ確実に予定を管理できるため、お客様対応や本来集中すべきコア業務へリソースを割くことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に日程調整に関連する業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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