Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知」方法をご説明します。

Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

まず、Backlogに課題が作成されたら、BacklogのAPIを利用してデータを取得します。
そして、Microsoft TeamsのAPIを用いてメッセージを送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• BacklogとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
• Backlogの起動設定
• Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージを送信する設定
• トリガーボタンをONにして、BacklogとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：BacklogとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

BacklogとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBacklogと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。

2.ドメインの入力

ドメインを入力します。
ドメイン＝スペースIDとなるため、ログイン画面などから取得し入力してください。下記画像の赤枠の部分をペーストしましょう。

3.許可する

上記の画面に移行します。
赤枠の「許可する」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Backlogの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Backlogのアイコンの「Backlogに課題が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

まずは起動間隔を設定しましょう。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い設定しましょう。

6.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です！保存をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信する設定

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。‍

2.投稿先のIDを設定する

各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。

3.投稿メッセージを作成する

Microsoft Teamsへ投稿する内容を設定します。
テンプレートを活用しているため、あらかじめ設定されていますが、任意でメッセージを変更することも可能です。
なお、Backlogに作成した課題データを挿入することもできます。ボックスをクリックしてください。

Backlogのアイコンをクリックします。

画像のようにデータが一覧表示されるため、追加したいデータを選択しましょう。

記号をもちいてレイアウトを整えると読みやすくなります。
また、Microsoft Teamsの改行にはHTMLタグの<br>を活用するためご注意ください。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です！では、保存を押しましょう。

※テストを行うと実際にメッセージが送信されるためご注意ください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知

BacklogやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBacklogやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BacklogとMicrosoft Teamsのその他の自動化例

Microsoft Teamsのメッセージ投稿を起点にBacklogに課題を追加したり、課題の更新をMicrosoft Teamsで通知することもできます。
また、AIオペレーションを活用して、投稿に課題IDが含まれていたら、Backlogの対象課題にコメントを追加することも可能です。

Backlogを活用した自動化例

Backlogで課題が登録されたら追加する

複数のツールに同じ情報を何度も登録する手間や、転記ミスを削減できるはずです。

Backlogで課題が登録されたら通知する

課題の内容が自動通知されるので、タスク解決までの時間を短縮できるかもしれません。

情報が追加されたらBacklogにタスクを登録する

自動連携により、情報の二重入力や入力ミスを防止でき、正確なデータ管理の実現につながるでしょう。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

自動化フローによって連絡作業の負担なく、承認後すぐにMicrosoft Teamsでスムーズに情報を共有できます。

特定のアクションが開始されたらMicrosoft Teamsに通知する

特定のアクションが開始された際にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、タイムリーな対応を実現できそうです。

BacklogとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1：手動作業の手間を削減できる

BacklogとMicrosoft Teamsの連携をすることで、課題を作成すると指定したチャネルへメッセージが自動送信されるので、作業の手間をなくせる可能性があります。
例えば、新しいタスクをメンバーに周知してもらう場合、Backlogに新規の課題を作成した後にMicrosoft Teamsにアクセスし、メッセージを作成しなくてはなりません。
今回の連携を導入すれば、このような一連のプロセスが自動化されるため、従来の業務フローが短縮されて、煩雑な作業をなくせるはずです！

メリット2：新しいタスクの共有スピードが上がる

今回の連携により、Backlogに課題を追加したことがMicrosoft Teamsのチャネルメンバーに素早く伝わると予想されます。
例えば、Backlogに新しい課題が追加されたことを把握するためには、Backlogにアクセスする必要がありますよね。
しかし、業務に集中している場合、頻繁に確認することは少々難しいのではないでしょうか。
今回の連携を導入すれば、常用しているコミュニケーションツールに通知が届くため、新しい課題に気が付きやすくなるはずです。
タスク開始までの空白の時間を短縮できることも見込めます。

メリット3：繰り返しの作業を防止する

Backlogに課題を作成した後にMicrosoft Teamsにメッセージを送信する担当者は、2つのツールに同じデータを入力することとなります。
メンバーに対し確実にタスクを周知してもらうためには不可欠なアクションではありますが、二度手間に感じることはありませんか？
BacklogとMicrosoft Teamsのアプリ連携を行えば、このような手間は解消できる可能性があります。
これにより繰り返しの作業がなくなり、今よりも効率的にタスク管理が行え、業務負担が軽減されるかもしれません。

まとめ

業務をスムーズに行ったり、メンバーと円滑にタスク共有を行うためには、コミュニケーションツールの活用は欠かせません。
しかし、Backlogに課題を作成した上でMicrosoft Teamsにも同じ内容を通知するというのは、少々手間に感じるのではないでしょうか。

そんな時こそ、今回のアプリ連携がおすすめです！
今まで手間をかけていたメッセージの送信が自動化されるため、業務負担が改善できる可能性が高まります。

Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、すぐに自動化を導入できます。ぜひこの機会にお試しください。