Backlogの課題が更新されたらMicrosoft Teamsで通知する

■概要

プロジェクト管理ツールBacklogでの課題更新は、チーム内の情報共有において重要ですが、更新に気づかなかったり、関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じたりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Backlogで課題が追加または更新された際に、Microsoft Teamsへ自動でメッセージを送信し、こうした情報伝達の課題をスムーズに解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• 課題の更新を手作業でチームに共有しており、手間や共有漏れに課題を感じている方
• チーム全体のプロジェクト進捗の可視性を高め、迅速な対応を促したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogで課題が追加・更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な更新情報をチームメンバーへ確実に伝達することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題が追加または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Backlogから取得した情報を含んだ通知メッセージを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャネルを任意で指定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、トリガーで取得したBacklogの課題件名や更新者、期日などの動的な情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。

■注意事項

• Backlog、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。