Boxを業務で活用していると、フォルダごとの容量管理って意外と気になりますよね。
特定のプロジェクトや部署で使うフォルダの空き容量が少なくなっていないか、定期的にチェックするのは大切なことです。
でも、たくさんのフォルダを手作業で一つひとつ確認して、関係者に知らせるのは結構な手間ですし、うっかり確認を忘れてしまうことも…。
特に管理するフォルダ数が多いと、その負担は大きくなるばかり。
もし容量がいっぱいになってファイルがアップロードできなくなったら、業務が止まってしまうかもしれません。
この記事では、そんな悩みを解決するために、Boxの特定フォルダの容量を定期的に自動で集計し、その結果を指定のツールに通知・記録する方法をご紹介します！
この方法を使えば、面倒な手作業から解放されて、フォルダの容量状況を効率よく把握しやすくなりますよ。
とにかく早く試したい方へ
「すぐにでも自動化を試してみたい！」という方のために、YoomではBoxのフォルダ容量集計とSlackやMicrosoft Teamsなどを連携させるためのテンプレートをご用意しています。
設定はとっても簡単なので、ぜひ以下のバナーから試してみてください！
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する
試してみる
■概要
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知するワークフローは、Boxのフォルダ容量管理を自動化し、チーム内で共有するための業務ワークフローです。
毎月指定したBoxフォルダの使用容量を自動で集計し、その結果をSlackに通知します。
これにより、ストレージの過剰使用を防ぎ、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、フォルダ容量の管理に手間を感じている方
・チーム内でストレージ使用状況を共有し、効率的にデータ管理を行いたい方
・定期的なフォルダ容量の報告作業を自動化して業務効率化を図りたい担当者
・Slackを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいビジネスユーザー
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのフォルダ容量を自動で集計・通知する様々な方法
Boxのフォルダ容量を定期的にチェックして、その結果を普段使っているチャットツールやメール、スプレッドシートに自動で知らせることができたら、とても便利だと思いませんか？
Yoomを使えば、設定したスケジュールに合わせて自動で容量を集計し、様々なツールに連携させるフローを簡単に作ることができます。
ここでは、業務スタイルに合わせた連携パターンをいくつかご紹介しますので、気になるものがあればクリックして詳細を確認してみてください。
チャットツールで容量通知を受け取る
Boxフォルダの容量を定期的にチェックし、結果をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに自動で通知します。
チームメンバーや関係者が素早く容量状況を把握できるので、容量オーバーを未然に防いだり、不要ファイルの整理を促したりするのに役立ちます！
手動での報告の手間が省け、コミュニケーションもよりスムーズになるかもしれませんよ！
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する
試してみる
■概要
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知するワークフローは、Boxのフォルダ容量管理を自動化し、チーム内で共有するための業務ワークフローです。
毎月指定したBoxフォルダの使用容量を自動で集計し、その結果をSlackに通知します。
これにより、ストレージの過剰使用を防ぎ、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、フォルダ容量の管理に手間を感じている方
・チーム内でストレージ使用状況を共有し、効率的にデータ管理を行いたい方
・定期的なフォルダ容量の報告作業を自動化して業務効率化を図りたい担当者
・Slackを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいビジネスユーザー
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、Boxフォルダの容量管理を効率化する業務ワークフローです。
毎月自動的に指定したBoxフォルダの使用容量を集計し、その結果をMicrosoft Teamsに通知することで、チーム全体で容量の状況を共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にBoxフォルダの容量を確認しているIT管理者の方
・チーム内でストレージ使用状況を共有したいプロジェクトリーダーの方
・Boxの容量管理にかかる手間を削減したい業務担当者の方
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を強化したい企業の方
■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで容量通知を受け取る
毎月や毎週など、決まったタイミングでBoxの特定フォルダ容量を集計し、その結果をGmailやOutlookで指定の宛先に自動送信します。
定期的なレポートとして関係者に状況を共有したい場合に便利ですよ！
わざわざ容量を確認してメールを作成する手間がなくなり、報告業務を効率化できます。
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Gmailに通知する」ワークフローは、クラウドストレージの使用状況を簡単に把握できる業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、毎月自動で特定フォルダの容量を集計し、Gmailに通知することで、効率的にストレージの管理が可能です。
これにより、容量超過のリスクを未然に防ぎ、スムーズな業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に活用しており、フォルダ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・定期的にBoxのストレージ使用状況を確認し、チームや上司に報告する必要があるプロジェクトマネージャーの方
・手動での容量確認に時間を取られ、本来の業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Outlookに通知する」ワークフローは、Box内のフォルダ容量を自動でチェックし、定期的にOutlookへ報告を送信する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Boxの特定フォルダの容量を自動で集計し、Outlookに通知することで、効率的かつ正確な容量管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを業務で頻繁に利用し、フォルダの容量管理に課題を感じているIT担当者の方
・定期的にBoxの使用状況をチームや上司に報告する必要がある管理職の方
・手動でのフォルダ容量チェックに時間を取られ、他の業務に集中できないと感じているビジネスパーソンの方
・BoxとOutlookを既に活用しており、さらなる業務効率化を目指している企業の方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベース/スプレッドシートに容量推移を記録する
Boxのフォルダ容量を定期的に集計し、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加・更新します。
これにより、フォルダ容量の推移を時系列で簡単に記録・管理でき、容量の変化を可視化して将来的なストレージ計画や利用状況の分析に役立てることが可能です。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、正確な記録を残すことにも繋がりますよ！
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Box内のフォルダ容量を定期的に自動で集計し、Google スプレッドシートに記録する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、毎月の容量集計作業を自動化し、効率的にデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、フォルダごとの容量管理に手間を感じている管理者の方
・複数のプロジェクトフォルダを効率的にモニタリングしたいチームリーダーの方
・Google スプレッドシートでのデータ管理を活用し、定期的なレポート作成を自動化したいビジネスオーナーの方
・ストレージ使用量の変動を把握し、コスト管理を強化したい経理担当者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Notionに追加する
試してみる
■概要
「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Notionに追加する」ワークフローは、Box内のフォルダ容量を定期的に自動で集計し、その結果をNotionに記録する業務ワークフローです。
手動での容量チェックが不要になり、データ管理がスムーズになることで、日々の業務負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用しており、フォルダごとの容量管理に手間を感じている方
・Notionでのデータ管理を行っており、Boxとの連携を強化したい方
・定期的な容量レポート作成を自動化し、業務効率を向上させたい方
・データ容量の変動を把握し、スピーディーな対応を求めている方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
毎月Boxの特定フォルダ容量をSlackに自動通知するフローを作ってみよう
ここでは例として、「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomなら、このような自動化フローも直感的な操作で設定を進められます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
- BoxとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する
試してみる
■概要
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知するワークフローは、Boxのフォルダ容量管理を自動化し、チーム内で共有するための業務ワークフローです。
毎月指定したBoxフォルダの使用容量を自動で集計し、その結果をSlackに通知します。
これにより、ストレージの過剰使用を防ぎ、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、フォルダ容量の管理に手間を感じている方
・チーム内でストレージ使用状況を共有し、効率的にデータ管理を行いたい方
・定期的なフォルダ容量の報告作業を自動化して業務効率化を図りたい担当者
・Slackを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいビジネスユーザー
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
Yoomのマイアプリページから、BoxとSlackを連携します。
各サービスの指示に従ってアカウント認証を行うだけで接続できます。一度連携すれば、他のフローでも利用できます。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する
試してみる
■概要
毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知するワークフローは、Boxのフォルダ容量管理を自動化し、チーム内で共有するための業務ワークフローです。
毎月指定したBoxフォルダの使用容量を自動で集計し、その結果をSlackに通知します。
これにより、ストレージの過剰使用を防ぎ、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、フォルダ容量の管理に手間を感じている方
・チーム内でストレージ使用状況を共有し、効率的にデータ管理を行いたい方
・定期的なフォルダ容量の報告作業を自動化して業務効率化を図りたい担当者
・Slackを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいビジネスユーザー
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
2) ここでは毎月１日の９時に起動するように入力されています。
希望にあわせて変更してください。
入力が完了したら、「保存」をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法
ステップ4：Boxのフォルダ情報を取得する設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダ情報の取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダ情報の取得」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)容量の集計をしたいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します
ステップ5：テキストからデータを抽出するAIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
先ほどのBoxのアウトレットを使用して、フォルダサイズを入力してください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：Slackのチャンネルにメッセージを送るアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！
メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する】というフローが完成です。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Box連携で業務を効率化！その他のテンプレート事例紹介
YoomではBoxのフォルダ容量集計以外にも、Boxを活用した様々な業務を自動化するためのテンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しますね！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答に基づいてBoxに自動でフォルダが作成されます。
これにより、手動でフォルダを作成する手間が省け、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客やチームメンバーからのフィードバックや情報を収集している方
・Googleフォームの回答データを迅速に整理し、Boxに保存したいと考える方
・チームでBoxを利用してドキュメントやファイルを一元管理している方
・回答内容に応じたフォルダを自動で作成し、手動での時間と手間を削減したい方
・業務の効率化を図り、スピーディにデータの整理を行いたい方
・プロジェクト管理や情報共有を迅速に行いたい企業やチームリーダー
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
まとめ
今回は、Boxの特定フォルダの容量を自動で集計し、Slackやメール、Google スプレッドシートなどに通知・記録する方法についてご紹介しました。
手動での容量確認は、手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告遅れといったリスクも伴いますよね…
Yoomを活用してこの作業を自動化することで、工数の削減や正確性を向上させるといったメリットがあります。
Yoomには、今回ご紹介したフロー以外にも、Boxと様々なツールを連携させるテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化を始めることができます。
Boxの容量管理をもっと楽にしたい、効率化したいと考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務改善の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
まずは無料プランからお試しいただけます！
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