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Boxを業務で活用していると、フォルダごとの容量管理って意外と気になりますよね。
特定のプロジェクトや部署で使うフォルダの空き容量が少なくなっていないか、定期的にチェックするのは大切なことです。
でも、たくさんのフォルダを手作業で一つひとつ確認して、関係者に知らせるのは結構な手間ですし、うっかり確認を忘れてしまうことも…。
特に管理するフォルダ数が多いと、その負担は大きくなるばかり。
もし容量がいっぱいになってファイルがアップロードできなくなったら、業務が止まってしまうかもしれません。
この記事では、そんな悩みを解決するために、Boxの特定フォルダの容量を定期的に自動で集計し、その結果を指定のツールに通知・記録する方法をご紹介します！
この方法を使えば、面倒な手作業から解放されて、フォルダの容量状況を効率よく把握しやすくなりますよ。
「すぐにでも自動化を試してみたい！」という方のために、YoomではBoxのフォルダ容量集計とSlackやMicrosoft Teamsなどを連携させるためのテンプレートをご用意しています。
設定はとっても簡単なので、ぜひ以下のバナーから試してみてください！
■概要
Boxに保存しているデータが増え、定期的にフォルダ容量を確認・報告する作業を負担に感じていませんか。手作業での確認は失念するリスクがあるだけでなく、容量超過に気づくのが遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、結果をSlackへ通知します。これにより、ストレージの管理業務を効率化し、安定した運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxのフォルダ容量を定期的にチェックして、その結果を普段使っているチャットツールやメール、スプレッドシートに自動で知らせることができたら、とても便利だと思いませんか？
Yoomを使えば、設定したスケジュールに合わせて自動で容量を集計し、様々なツールに連携させるフローを簡単に作ることができます。
ここでは、業務スタイルに合わせた連携パターンをいくつかご紹介しますので、気になるものがあればクリックして詳細を確認してみてください。
Boxフォルダの容量を定期的にチェックし、結果をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに自動で通知します。
チームメンバーや関係者が素早く容量状況を把握できるので、容量オーバーを未然に防いだり、不要ファイルの整理を促したりするのに役立ちます！
手動での報告の手間が省け、コミュニケーションもよりスムーズになるかもしれませんよ！
■概要
Boxに保存しているデータが増え、定期的にフォルダ容量を確認・報告する作業を負担に感じていませんか。手作業での確認は失念するリスクがあるだけでなく、容量超過に気づくのが遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、結果をSlackへ通知します。これにより、ストレージの管理業務を効率化し、安定した運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎月、Boxの特定フォルダの容量を確認し、チームに報告する作業は、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。この定期的な作業を手動で行っていると、確認漏れが発生したり、他の重要な業務を圧迫したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxのフォルダ容量を自動で集計し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務の負担を解消し、より効率的な業務環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
毎月や毎週など、決まったタイミングでBoxの特定フォルダ容量を集計し、その結果をGmailやOutlookで指定の宛先に自動送信します。
定期的なレポートとして関係者に状況を共有したい場合に便利ですよ！
わざわざ容量を確認してメールを作成する手間がなくなり、報告業務を効率化できます。
■概要
Boxの特定フォルダの容量を毎月確認し、関係者へ報告する作業は、単純ですが忘れがちで手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業による確認は、抜け漏れが発生する可能性もあり、正確な容量管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にBoxのフォルダ容量を取得し、Gmailで関係者に通知できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxの特定フォルダの容量を毎月手作業で確認し、関係者に通知する作業は手間がかかる上に忘れがちですよね。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にフォルダ容量を取得し、Outlookで通知する一連の流れを自動化できるためこうした定型的な報告業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxのフォルダ容量を定期的に集計し、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加・更新します。
これにより、フォルダ容量の推移を時系列で簡単に記録・管理でき、容量の変化を可視化して将来的なストレージ計画や利用状況の分析に役立てることが可能です。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、正確な記録を残すことにも繋がりますよ！
■概要
Boxのフォルダ容量を定期的に確認し、手作業でスプレッドシートなどに転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローは、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、Google スプレッドシートに記録します。この定型業務を自動化することで、作業負荷を軽減し、より正確なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎月のBoxのフォルダ容量チェックとNotionへの記録を手作業で行い、手間を感じていないでしょうか。この定型業務は単純な作業でありながら、対応忘れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Notionのデータベースへ記録できます。面倒な手作業から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
ここでは例として、「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomなら、このような自動化フローも直感的な操作で設定を進められます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
■概要
Boxに保存しているデータが増え、定期的にフォルダ容量を確認・報告する作業を負担に感じていませんか。手作業での確認は失念するリスクがあるだけでなく、容量超過に気づくのが遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、結果をSlackへ通知します。これにより、ストレージの管理業務を効率化し、安定した運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのマイアプリページから、BoxとSlackを連携します。
各サービスの指示に従ってアカウント認証を行うだけで接続できます。一度連携すれば、他のフローでも利用できます。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
Boxに保存しているデータが増え、定期的にフォルダ容量を確認・報告する作業を負担に感じていませんか。手作業での確認は失念するリスクがあるだけでなく、容量超過に気づくのが遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、結果をSlackへ通知します。これにより、ストレージの管理業務を効率化し、安定した運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
2) ここでは毎月１日の９時に起動するように入力されています。
希望にあわせて変更してください。
入力が完了したら、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダ情報の取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダ情報の取得」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)容量の集計をしたいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
先ほどのBoxのアウトレットを使用して、フォルダサイズを入力してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！
メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
YoomではBoxのフォルダ容量集計以外にも、Boxを活用した様々な業務を自動化するためのテンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しますね！
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回は、Boxの特定フォルダの容量を自動で集計し、Slackやメール、Google スプレッドシートなどに通知・記録する方法についてご紹介しました。
手動での容量確認は、手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告遅れといったリスクも伴いますよね…
Yoomを活用してこの作業を自動化することで、工数の削減や正確性を向上させるといったメリットがあります。
Yoomには、今回ご紹介したフロー以外にも、Boxと様々なツールを連携させるテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化を始めることができます。
Boxの容量管理をもっと楽にしたい、効率化したいと考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務改善の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
まずは無料プランからお試しいただけます！
