【ノーコードで実現】Boxのフォルダ容量を自動で集計し通知する方法

メールで容量通知を受け取る

毎月や毎週など、決まったタイミングでBoxの特定フォルダ容量を集計し、その結果をGmailやOutlookで指定の宛先に自動送信します。
定期的なレポートとして関係者に状況を共有したい場合に便利ですよ！
わざわざ容量を確認してメールを作成する手間がなくなり、報告業務を効率化できます。

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データベース/スプレッドシートに容量推移を記録する

Boxのフォルダ容量を定期的に集計し、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加・更新します。
これにより、フォルダ容量の推移を時系列で簡単に記録・管理でき、容量の変化を可視化して将来的なストレージ計画や利用状況の分析に役立てることが可能です。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、正確な記録を残すことにも繋がりますよ！

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毎月Boxの特定フォルダ容量をSlackに自動通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、「毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomなら、このような自動化フローも直感的な操作で設定を進められます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

大まかな流れは以下の通りです。

• BoxとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定とSlackのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

Yoomのマイアプリページから、BoxとSlackを連携します。
各サービスの指示に従ってアカウント認証を行うだけで接続できます。一度連携すれば、他のフローでも利用できます。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。

【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー　指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！

2) ここでは毎月１日の９時に起動するように入力されています。
希望にあわせて変更してください。
入力が完了したら、「保存」をクリックします。

スケジュールトリガーの設定方法

ステップ4：Boxのフォルダ情報を取得する設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　フォルダ情報の取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「フォルダ情報の取得」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)容量の集計をしたいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します

ステップ5：テキストからデータを抽出するAIオペレーションを設定

1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。

2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
先ほどのBoxのアウトレットを使用して、フォルダサイズを入力してください。

「テキストからデータを抽出する」の設定方法

入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ6：Slackのチャンネルにメッセージを送るアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

‍3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！

メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。

これで【毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Slackに通知する】というフローが完成です。

ステップ7：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Box連携で業務を効率化！その他のテンプレート事例紹介

YoomではBoxのフォルダ容量集計以外にも、Boxを活用した様々な業務を自動化するためのテンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しますね！

まとめ

今回は、Boxの特定フォルダの容量を自動で集計し、Slackやメール、Google スプレッドシートなどに通知・記録する方法についてご紹介しました。

手動での容量確認は、手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告遅れといったリスクも伴いますよね…
<span class="mark-yellow">Yoomを活用してこの作業を自動化することで、工数の削減や正確性を向上させるといったメリットがあります。</span>

Yoomには、今回ご紹介したフロー以外にも、Boxと様々なツールを連携させるテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化を始めることができます。

Boxの容量管理をもっと楽にしたい、効率化したいと考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務改善の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
まずは無料プランからお試しいただけます！

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