毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Gmailで通知する

毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Gmailで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
Gmail
を自動連携できます。
No items found.

■概要

Boxの特定フォルダの容量を毎月確認し、関係者へ報告する作業は、単純ですが忘れがちで手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業による確認は、抜け漏れが発生する可能性もあり、正確な容量管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にBoxのフォルダ容量を取得し、Gmailで関係者に通知できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Boxのフォルダ容量を定期的に確認し、報告している情報システム部門の方
  • 手作業での容量確認やメールでの通知に、手間や非効率を感じているチームリーダーの方
  • ストレージの利用状況を正確に把握し、管理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 毎月手動で行っていたBoxの容量確認やメール作成が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮することができます。
  • システムが自動で正確な情報を取得し通知するため、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時(例:毎月1日の午前9時など)を設定します。
  3. 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ情報の取得」アクションを設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
  4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、取得したフォルダ情報から容量の数値などを抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した容量情報を含んだメールを自動で送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス(To, Cc, Bcc)を任意に設定することが可能です。
  • メールの件名や本文には、前のステップでAI機能が抽出したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズできます。

注意事項

  • Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールに添付されたファイルをboxに格納
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。‍
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信することができます。LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。メール受信ごとに実施していたBoxへのフォルダ作成の手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
請求書ファイルをboxに格納
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クライドサインに連携してそのファイルを書類に添付するフローです。アップロードされたファイルを自動で連携させることで手作業による手間を省きます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Box
Box
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる