■概要
Boxの特定フォルダの容量を毎月確認し、関係者へ報告する作業は、単純ですが忘れがちで手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業による確認は、抜け漏れが発生する可能性もあり、正確な容量管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にBoxのフォルダ容量を取得し、Gmailで関係者に通知できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxのフォルダ容量を定期的に確認し、報告している情報システム部門の方
- 手作業での容量確認やメールでの通知に、手間や非効率を感じているチームリーダーの方
- ストレージの利用状況を正確に把握し、管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたBoxの容量確認やメール作成が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で正確な情報を取得し通知するため、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎月1日の午前9時など）を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ情報の取得」アクションを設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、取得したフォルダ情報から容量の数値などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した容量情報を含んだメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意に設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、前のステップでAI機能が抽出したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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