■概要

Boxのフォルダ容量を定期的に確認し、手作業でスプレッドシートなどに転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローは、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、Google スプレッドシートに記録します。この定型業務を自動化することで、作業負荷を軽減し、より正確なストレージ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxのフォルダ容量を手作業で確認し、Google スプレッドシートで管理している方
• ストレージの利用状況を定期的に把握し、コスト管理を効率化したいと考えている管理者の方
• 毎月の定型的な報告業務の時間を削減し、他のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に容量を集計・記録するため、これまで手動で対応していた時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「トリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、毎月実行したい日時を指定します。
3. オペレーションで、Boxの「フォルダ情報の取得」アクションを設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
4. 続いて、オペレーションで「AI機能」を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで取得した情報からフォルダ容量のデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、Boxから取得したフォルダ情報の中から、どの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、追加先のシートID、タブ名、テーブルの範囲を任意で設定してください。

■注意事項

・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。