■概要
Boxに保存しているデータが増え、定期的にフォルダ容量を確認・報告する作業を負担に感じていませんか。手作業での確認は失念するリスクがあるだけでなく、容量超過に気づくのが遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計し、結果をSlackへ通知します。これにより、ストレージの管理業務を効率化し、安定した運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで大容量のデータを管理しており、定期的な容量チェックに手間を感じている情報システム担当者の方
- チームで共有しているBoxフォルダの容量を定期的に把握し、メンバーに周知したいと考えている方
- 手作業での容量確認による報告漏れを防ぎ、ストレージ管理を効率化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBoxのフォルダ容量を自動で集計・通知するため、これまで手作業で行っていた確認と報告の時間を短縮することができます。
- 手動での確認作業が不要になることで、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎月特定の日時など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxのアクションを設定し、容量を集計したい特定のフォルダの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報からフォルダ容量のデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackのアクションを設定し、抽出した容量情報を記載したメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、集計を実行したいタイミング（例：毎月1日の午前9時）を自由に設定できます。
- Boxのオペレーションでは、集計対象のフォルダを任意で指定できます。また、フローに条件分岐を追加し、特定の容量（閾値）を超えた場合のみ通知するといったカスタマイズも可能です。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンション相手を自由に設定できます。メッセージ本文にBoxから取得したフォルダ名や容量を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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