毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

毎月、Boxの特定フォルダの容量を確認し、チームに報告する作業は、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。この定期的な作業を手動で行っていると、確認漏れが発生したり、他の重要な業務を圧迫したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxのフォルダ容量を自動で集計し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務の負担を解消し、より効率的な業務環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxのフォルダ容量を定期的に確認し、報告業務を行っている情報システム部門や管理担当者の方
• 手作業による容量チェックの手間や、報告漏れといったヒューマンエラーをなくしたい方
• Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせて自動で容量の集計と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認・報告業務の時間を短縮できます。
• 人手を介さず自動で処理されることで、確認漏れや報告内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月特定の日時になったら」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ情報の取得」アクションを設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
4. 次に、オペレーションのAI機能である「テキストからデータを抽出する」を設定し、取得したフォルダ情報から容量に関するデータのみを抜き出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した容量データを記載したメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへ通知するアクションでは、メッセージの送信先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は自由にカスタマイズでき、集計したフォルダ容量を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることができます。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。