毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Outlookに通知する

No items found.

■概要

Boxの特定フォルダの容量を毎月手作業で確認し、関係者に通知する作業は手間がかかる上に忘れがちですよね。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にフォルダ容量を取得し、Outlookで通知する一連の流れを自動化できるためこうした定型的な報告業務の負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Boxのストレージ管理を担当し、定期的な容量報告を手作業で行っている方
  • SaaSの利用状況を把握し、部署ごとに容量を管理したい情報システム担当者の方
  • 手作業による報告業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • 毎月決まった日時にBoxのフォルダ容量が自動で集計・通知されるため、手作業での確認や報告に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業による数値の確認ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. BoxとOutlookをYoomと連携します。
  2. スケジュールトリガーを選択し、「毎月1日の午前9時」などフローボットを起動したい日時を設定します。
  3. オペレーションでBoxの「フォルダ情報の取得」アクションを設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
  4. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Boxから取得した情報の中からフォルダ容量のデータのみを抽出します。
  5. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した容量情報を含めた通知メールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • スケジュールトリガーの設定では、「毎月」や「毎週」といった周期や、実行する日時を任意で設定してください。
  • Boxのオペレーションでは、容量を取得したいフォルダのIDを、実際の運用に合わせて設定してください。
  • AI機能で抽出するデータは、フォルダ容量以外にもフォルダ名や更新日時など、取得した情報の中から必要なものを任意で設定可能です。
  • Outlookのオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由に編集してください。

注意事項

  • Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールに添付されたファイルをboxに格納
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。‍
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信することができます。LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。メール受信ごとに実施していたBoxへのフォルダ作成の手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
請求書ファイルをboxに格納
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クライドサインに連携してそのファイルを書類に添付するフローです。アップロードされたファイルを自動で連携させることで手作業による手間を省きます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Box
Box
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる