毎月Boxの特定フォルダの容量を集計し、Outlookに通知する

■概要

Boxの特定フォルダの容量を毎月手作業で確認し、関係者に通知する作業は手間がかかる上に忘れがちですよね。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にフォルダ容量を取得し、Outlookで通知する一連の流れを自動化できるためこうした定型的な報告業務の負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxのストレージ管理を担当し、定期的な容量報告を手作業で行っている方
• SaaSの利用状況を把握し、部署ごとに容量を管理したい情報システム担当者の方
• 手作業による報告業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時にBoxのフォルダ容量が自動で集計・通知されるため、手作業での確認や報告に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による数値の確認ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. スケジュールトリガーを選択し、「毎月1日の午前9時」などフローボットを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションでBoxの「フォルダ情報の取得」アクションを設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
4. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Boxから取得した情報の中からフォルダ容量のデータのみを抽出します。
5. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した容量情報を含めた通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、「毎月」や「毎週」といった周期や、実行する日時を任意で設定してください。
• Boxのオペレーションでは、容量を取得したいフォルダのIDを、実際の運用に合わせて設定してください。
• AI機能で抽出するデータは、フォルダ容量以外にもフォルダ名や更新日時など、取得した情報の中から必要なものを任意で設定可能です。
• Outlookのオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由に編集してください。

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。