■概要

毎月のBoxのフォルダ容量チェックとNotionへの記録を手作業で行い、手間を感じていないでしょうか。この定型業務は単純な作業でありながら、対応忘れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Notionのデータベースへ記録できます。面倒な手作業から解放され、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとNotionを利用し、毎月の容量報告を手作業で行っている方
• ストレージの利用状況を定期的に記録・管理し、業務を効率化したい情報システム担当者の方
• 定型的な報告業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月自動でBoxのフォルダ容量を取得しNotionに記録するため、手作業での集計や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による数値の転記ミスや、報告の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な記録の蓄積に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「指定したスケジュールになったら」を選択し、毎月実行したい日時を設定します。
3. オペレーションでBoxの「フォルダ情報の取得」を設定し、容量を確認したいフォルダを指定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、取得した情報からフォルダ容量のデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、抽出した容量データを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、フォルダ容量以外にも、フォルダ名や最終更新日など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Notionにレコードを追加する際、データを記録したいデータベースのIDを任意で設定し、連携先を自由に指定できます。

■注意事項

・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。