・
HubSpotに登録されたコンタクト情報を基に、見積書や請求書、契約書といったPDF書類を手作業で作成していませんか？
こうした定型的ながらも重要な書類作成業務は、多くの時間と手間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
毎回の作成業務に追われ、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案といったコア業務に十分な時間を割けないという方も少なくないはずです。
もし、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたタイミングをきっかけに、その情報を引用して契約書などのPDF書類を自動で作成し、顧客に送信までできる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの情報を基にPDF書類を自動で生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基に契約書を自動で作成し、送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
上記のナビをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotで新たにコンタクトを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はコンタクトの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotに作成されたコンタクトに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップでGoogle スプレッドシートで契約書類を発行する際に利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでHubSpotから取得した値を利用して、Google スプレッドシートで書類を発行しましょう。
「書類を発行する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle スプレッドシートで雛形書類を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
設定方法については、以下のヘルプページから「雛形書類を準備する」項目をご参照ください。
連携させる雛形書類を設定します。
スプレッドシートのファイルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で設定した雛形書類を設定してください。）
発行書類
この後、書類発行テストを行うと実際に書類が発行されます。
保存先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定しましょう。
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
出力ファイル名
発行する書類のファイル名を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
以下の画像のとおり、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。（テキスト入力部分は固定値となります）
各項目の設定が完了したら「次へ」をクリックします。
続いて、置換条件の設定を行いましょう。
置換対象の文字列には、設定したGoogle スプレッドシートから各項目名が表示されています。
置換後の文字列欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択してマッピングしてください。
設定方法については、以下のヘルプページから「書類を発行する」オペレーションを設定する項目をご参照ください。
各項目について設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しく書類が発行されるか確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle Driveのフォルダ内にファイルが作成されているはずです。
ファイルを開き、設定した各項目の内容が正しく反映されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した契約書ファイルなどを利用して、メールで自動送信する設定を行いましょう。
「メールを送る」をクリックします。
送付するメールの内容を設定します。
To
送信先として必要な宛先を入力します。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
※なお、この後のフローで連携テストを行うと、ここで設定した宛先に実際にメールが送信されます。
誤送信を避けるため、テスト時はご自身のアドレスやテスト用のアドレスを指定しておくことをおすすめします。
件名
本文
任意の内容で設定しましょう。
入力欄をクリックし、前のステップで取得した値を選択して入力することも可能です。
添付ファイル
前のステップで発行した書類（契約書）がデフォルトで設定されているので、確認し「次へ」をクリックしましょう。
送信先・件名・本文・添付ファイルなどが正しく設定されているか確認できたら、「テスト」をクリックして実際に指定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスの形式が正しいか（例：@が大文字になっていないか等）を確認してください。
※それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する可能性があります。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
テストが成功すると、画面上に「テスト成功」と表示されます。
送信先として設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り添付ファイル（契約書）付きのメールが受信されていました！
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、HubSpotに新しくコンタクト情報が作成されたタイミングで、見積書や契約書などのPDF書類が自動で生成され、指定した宛先へメールで送信されるようになります。
実際にHubSpotでコンタクトを作成し、PDF書類の作成とメール送信が正しく行われるかを確認してみましょう。
HubSpotの情報を基にしたPDF書類の作成・送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた書類作成の手間をなくし、転記ミスなどのヒューマンエラーを解消できます。
これにより、営業担当者はより迅速に顧客へアプローチでき、商談活動などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：HubSpotのトリガーは他に変更可能ですか？
A：
はい、可能です。HubSpotのトリガーアクションはフローボット内で自由に変更できます。
例えば、取引が特定のステージに更新されたタイミングで契約書を送付するといった、実務に即した運用も可能です。
利用できる主なトリガーとしては、以下のようなものがあります。
このように、案件管理や商談進捗に合わせて自動化を構築できるため、手作業の抜け漏れを防ぎながら、より正確でスピーディーな運用が可能になります。
HubSpotのアクションについては、以下のページもご確認ください。
Q：Google スプレッドシート以外の雛形は使えますか？
A：
はい、可能です。
フローボット内のアクションを変更することで、Google スプレッドシート以外の書類も作成できます。
フローボット内で設定されているGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを削除し、代わりに書類発行のオペレーションでGoogleドキュメントやMicrosoft Excelなど、目的のアプリを選択してください。
その後、各アプリに応じた項目設定を行うことで、任意の形式で書類を自動作成できます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.png)
