HubSpotに登録されたコンタクト情報を基に、見積書や請求書、契約書といったPDF書類を手作業で作成していませんか？
こうした定型的ながらも重要な書類作成業務は、多くの時間と手間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
毎回の作成業務に追われ、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案といったコア業務に十分な時間を割けないという方も少なくないはずです。
もし、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたタイミングをきっかけに、その情報を引用して契約書などのPDF書類を自動で作成し、顧客に送信までできる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotの情報を基にPDF書類を自動で生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクト情報を登録するたびに、手作業で見積書や契約書を作成し、メールで送付する業務は手間がかかるものであり、宛先の間違いや書類の添付漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト作成をトリガーとして、書類作成からメール送信までを自動化できるため、課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、都度発生する書類作成や送付業務を効率化したい営業担当者の方
- 契約書や見積書の作成・送付業務の自動化を検討している方
- 手作業による書類送付での情報転記ミスや、メールの誤送信などのリスクを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録を起点に、書類発行から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報を書類の雛形に反映させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、雛形として利用するスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
- 同じくGoogle スプレッドシートのアクション内で、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotの情報から契約書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基に契約書を自動で作成し、送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とGoogle スプレッドシートで書類発行およびメールの送信設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクト情報を登録するたびに、手作業で見積書や契約書を作成し、メールで送付する業務は手間がかかるものであり、宛先の間違いや書類の添付漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト作成をトリガーとして、書類作成からメール送信までを自動化できるため、課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、都度発生する書類作成や送付業務を効率化したい営業担当者の方
- 契約書や見積書の作成・送付業務の自動化を検討している方
- 手作業による書類送付での情報転記ミスや、メールの誤送信などのリスクを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録を起点に、書類発行から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報を書類の雛形に反映させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、雛形として利用するスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
- 同じくGoogle スプレッドシートのアクション内で、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
上記のナビをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクト情報を登録するたびに、手作業で見積書や契約書を作成し、メールで送付する業務は手間がかかるものであり、宛先の間違いや書類の添付漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト作成をトリガーとして、書類作成からメール送信までを自動化できるため、課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、都度発生する書類作成や送付業務を効率化したい営業担当者の方
- 契約書や見積書の作成・送付業務の自動化を検討している方
- 手作業による書類送付での情報転記ミスや、メールの誤送信などのリスクを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録を起点に、書類発行から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報を書類の雛形に反映させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、雛形として利用するスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
- 同じくGoogle スプレッドシートのアクション内で、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotで新たにコンタクトを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はコンタクトの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはご利用中のプランで設定可能な最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotに作成されたコンタクトに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップでGoogle スプレッドシートで契約書類を発行する際に利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートで書類を発行する
続いて、前のステップでHubSpotから取得した値を利用して、Google スプレッドシートで書類を発行しましょう。
「書類を発行する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle スプレッドシートで雛形書類を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
設定方法については、以下のヘルプページから「雛形書類を準備する」項目をご参照ください。
連携させる雛形書類を設定します。
スプレッドシートのファイルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で設定した雛形書類を設定してください。）
発行書類
この後、書類発行テストを行うと実際に書類が発行されます。
保存先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定しましょう。
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
出力ファイル名
発行する書類のファイル名を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
以下の画像のとおり、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。（テキスト入力部分は固定値となります）
各項目の設定が完了したら「次へ」をクリックします。
続いて、置換条件の設定を行いましょう。
置換対象の文字列には、設定したGoogle スプレッドシートから各項目名が表示されています。
置換後の文字列欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択してマッピングしてください。
設定方法については、以下のヘルプページから「書類を発行する」オペレーションを設定する項目をご参照ください。
各項目について設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しく書類が発行されるか確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle Driveのフォルダ内にファイルが作成されているはずです。
ファイルを開き、設定した各項目の内容が正しく反映されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
ステップ5：Yoomでメールを送る
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した契約書ファイルなどを利用して、メールで自動送信する設定を行いましょう。
「メールを送る」をクリックします。
送付するメールの内容を設定します。
To
送信先として必要な宛先を入力します。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
※なお、この後のフローで連携テストを行うと、ここで設定した宛先に実際にメールが送信されます。
誤送信を避けるため、テスト時はご自身のアドレスやテスト用のアドレスを指定しておくことをおすすめします。
件名
本文
任意の内容で設定しましょう。
入力欄をクリックし、前のステップで取得した値を選択して入力することも可能です。
添付ファイル
前のステップで発行した書類（契約書）がデフォルトで設定されているので、確認し「次へ」をクリックしましょう。
送信先・件名・本文・添付ファイルなどが正しく設定されているか確認できたら、「テスト」をクリックして実際に指定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスの形式が正しいか（例：@が大文字になっていないか等）を確認してください。
※それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する可能性があります。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
テストが成功すると、画面上に「テスト成功」と表示されます。
送信先として設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り添付ファイル（契約書）付きのメールが受信されていました！
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、HubSpotに新しくコンタクト情報が作成されたタイミングで、見積書や契約書などのPDF書類が自動で生成され、指定した宛先へメールで送信されるようになります。
実際にHubSpotでコンタクトを作成し、PDF書類の作成とメール送信が正しく行われるかを確認してみましょう。
HubSpotを活用したその他の自動化例
Yoomでは、HubSpotを活用した様々な自動化を実現できます。
フォーム回答や取引作成をトリガーに、HubSpotから見積書、契約書、請求書を自動作成します。また、マネーフォワード、freee請求書、Misoca等と連携し、PDFの自動送付や月次の一括請求作成も実現することで、成約前後の事務手続きを全自動化し、営業の生産性を最大化します。
HubSpotに取引が作成されたら、freee請求書に見積書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい取引が作成されたら、freee請求書に見積書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとfreee請求書を併用している営業チーム
・HubSpotで作成した見積もりをfreee請求書に手入力で転記する手間を省きたい方
・見積もり情報の入力ミスを減らして正確な見積書を迅速に作成したい方
・HubSpotの取引情報とfreee請求書の見積もり情報を連携させて一元管理化したい方
2.HubSpotとfreee請求書を併用している経理担当者
・HubSpotで見積もりが作成されたら、freee請求書に自動で見積書を作成したい方
・営業チームと連携してスムーズな見積もりの作成と請求処理を行いたい方
・見積もり情報の二重管理を解消してデータの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで顧客管理や営業活動を行っている企業にとって、新規取引はビジネス成長の重要な一歩です。その中で取引情報をもとに見積書を作成してfreee請求書に入力する作業は、手入力で行うには手間と時間がかかります。
このフローを活用すれば、HubSpotとfreee請求書の情報連携が自動化され、手作業による見積書の作成やfreee請求書への入力自体が必要なくなり、業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクも軽減されます。
また、freee請求書上で見積情報が一元管理されることにより請求業務の効率化にも繋がります。
■注意事項
・HubSpot、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotの情報を使用してマネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報を、都度マネーフォワード クラウド請求書に手入力して請求書を作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの情報をもとにマネーフォワード クラウド請求書で請求書を自動で作成し、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を併用し、請求書発行を手作業で行っている方
- 請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理・営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、請求業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報を基に請求書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの画面上でフローボットを起動できるように設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」を設定し、表示している取引の情報を取得します。
- 次に、データ操作・変換機能で取得した情報を加工し、マネーフォワード クラウド請求書での請求書作成に適した形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「請求書（新形式）を作成」を設定し、加工したデータを元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ操作・変換機能のオペレーションでは、請求日や支払期日の設定など、自社の運用に合わせて変換する内容を自由に設定できます。
- マネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成する際に、品目や単価、備考欄などに固定の文言を設定したり、HubSpotから取得した取引情報を動的に反映させたりすることが可能です。
■注意事項
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921-chrome%E6%8B%A1%E5%BC%B5%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%9F%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、手作業でMisocaの請求書を作成する業務に手間を感じていませんか。この作業は、情報の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報からMisocaの請求書作成までを自動化できるため、手作業による入力の手間やミスを削減し、請求書発行業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとMisocaを利用し、手作業での請求書作成に課題を感じている営業担当者の方
- 請求書作成業務を効率化し、コア業務に集中できる時間を確保したいバックオフィス担当者の方
- 営業から経理への情報連携を円滑にし、組織全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ページからワンクリックで請求書が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業による金額や宛名などの転記ミスを防ぎ、請求書関連のヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMisocaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotのクローム拡張機能を選択し、「取引詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでMisocaを選択し、HubSpotの顧客情報に合致する「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」するアクションを設定します。
- 最後に、取得した情報をもとに、Misocaで「請求書を作成」するアクションを設定し、請求書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Misocaで請求書を作成するアクションにおいて、請求書の送付先となる送り先IDなどを任意の値に設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpotとMisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- 送り先が複数ある場合は、データを操作変換するオペレーションの『リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割』を用い、対象の送り先IDを個々に分割し送付したい送り先IDのみ設定することも可能です。
HubSpotの取引が成約したら、請求書PDFを自動作成して顧客に送信する
試してみる
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォーム内容をもとにMicrosoft Excelで書類を作成する
試してみる
■概要
Hubspotのフォームから得た情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記して書類を作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Hubspotのフォームが送信されたら、その内容をもとに自動でMicrosoft Excelの書類を発行できます。定型的な書類作成業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Hubspotのフォームを活用したリード獲得や顧客管理を行っているご担当者の方
- フォームの送信情報を基に、手作業でMicrosoft Excelの書類を作成している方
- 顧客情報や申し込み内容の転記作業を自動化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Hubspotのフォーム送信をトリガーに自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記や書類作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubspotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubspotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、Hubspotのフォームから取得した情報をマッピングすることで、指定のテンプレートから書類が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Hubspotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行する際、Hubspotのどのフォーム項目を書類のどの部分に出力するかを、業務内容に合わせて自由にマッピングできます。
■注意事項
- HubSpotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで取引管理を行い、契約書作成に手間を感じている営業担当者の方
- Googleドキュメントで契約書を作成しており、転記ミスをなくしたい法務・営業事務の方
- 営業プロセスの効率化や自動化を通じて、チーム全体の生産性を向上させたい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報をもとに契約書が自動作成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、業務の迅速化に繋がります。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、金額や社名などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーの「Chrome拡張機能」を設定し、HubSpotの取引ページ上でフローボットを起動できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた契約書の雛形ファイルを指定することが可能です。
- これにより、自社で定めているフォーマットに合わせて、任意のレイアウトで契約書を自動で作成できます。
■注意事項
- HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携してください。
- Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921-chrome%E6%8B%A1%E5%BC%B5%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%9F%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95
毎月1日にHubspotで特定のステータスになっている会社情報を取得して、freee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
毎月の請求書作成業務において、HubSpotで管理している顧客情報を都度確認しながら、freee請求書へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎月決まった日にHubSpotから特定の条件に合致する会社情報を自動で取得し、freee請求書で請求書を作成するため、こうした課題を解消し、正確で効率的な請求業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee請求書を利用し、毎月の請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求業務の工数削減やミスの防止によって、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotからfreee請求書への情報転記が自動化されるため、請求書作成にかかる作業時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による金額の誤入力や請求漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Hubspotとfreee請求書をYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットが起動する日時を「毎月1日」のように指定します。
- オペレーションで、Hubspotの「会社IDの一覧を取得」アクションを設定し、請求対象となる会社を抽出します。
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、前段で取得した会社のリストを一つずつ処理するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Yoomデータベースの「レコードを追加する」アクションで、処理の実行ログなどを記録します。
- 続いて、Hubspotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションで、請求書作成に必要な会社名や金額などの詳細情報を取得します。
- 最後に、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実際の請求業務のタイミングに合わせて、フローボットを起動したい日時を任意に設定してください。
- Hubspotから会社情報を取得する際、請求対象の条件となるプロパティの内部名は、ご利用の環境に合わせて任意の値を設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段で取得した一覧データの中から、どの情報を後続の処理で利用するかなどを任意にカスタマイズしてください。
■注意事項
- HubSpotとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方
- Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方
- 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。
- 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
- HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
フォームに回答されたら、HubSpotで見積もりを作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、HubSpotで見積もりを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか？入力ミスや対応の遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、HubSpotの見積もり作成を自動で行うことが可能です。一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを発行しており、このプロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方
- フォームからのリードに対し、迅速な見積もり提出で機会損失を防ぎたいと考えている方
- 手作業による見積もり作成の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からHubSpotでの見積もり作成までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減し、顧客対応の迅速化に繋がります。
- 手動でのデータ転記や見積もり作成時の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引を検索」を設定し、フォーム回答された取引名から取引を検索します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引商品を取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定し、取得した情報を反映させた見積もりを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「見積もりテンプレートを検索」アクションでは、フォームの回答内容などに応じた任意のフィルタ条件を設定し、使用するテンプレートを動的に変更することが可能です。
■注意事項
まとめ
HubSpotの情報を基にしたPDF書類の作成・送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた書類作成の手間をなくし、転記ミスなどのヒューマンエラーを解消できます。
これにより、営業担当者はより迅速に顧客へアプローチでき、商談活動などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：HubSpotのトリガーは他に変更可能ですか？
A：
はい、可能です。HubSpotのトリガーアクションはフローボット内で自由に変更できます。
例えば、取引が特定のステージに更新されたタイミングで契約書を送付するといった、実務に即した運用も可能です。
利用できる主なトリガーとしては、以下のようなものがあります。
- コンタクトが作成または更新されたら
- 新しい取引が作成されたら
- 取引が指定のステージに更新されたら
- 会社が作成または更新されたら
- フォームが送信されたら
このように、案件管理や商談進捗に合わせて自動化を構築できるため、手作業の抜け漏れを防ぎながら、より正確でスピーディーな運用が可能になります。
HubSpotのアクションについては、以下のページもご確認ください。
Q：Google スプレッドシート以外の雛形は使えますか？
A：
はい、可能です。
フローボット内のアクションを変更することで、Google スプレッドシート以外の書類も作成できます。
フローボット内で設定されているGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを削除し、代わりに書類発行のオペレーションでGoogleドキュメントやMicrosoft Excelなど、目的のアプリを選択してください。
その後、各アプリに応じた項目設定を行うことで、任意の形式で書類を自動作成できます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
