毎月1日にHubspotで特定のステータスになっている会社情報を取得して、freee請求書で請求書を作成する

■概要

毎月の請求書作成業務において、HubSpotで管理している顧客情報を都度確認しながら、freee請求書へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎月決まった日にHubSpotから特定の条件に合致する会社情報を自動で取得し、freee請求書で請求書を作成するため、こうした課題を解消し、正確で効率的な請求業務を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとfreee請求書を利用し、毎月の請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求業務の工数削減やミスの防止によって、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotからfreee請求書への情報転記が自動化されるため、請求書作成にかかる作業時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による金額の誤入力や請求漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Hubspotとfreee請求書をYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットが起動する日時を「毎月1日」のように指定します。
3. オペレーションで、Hubspotの「会社IDの一覧を取得」アクションを設定し、請求対象となる会社を抽出します。
4. 次に、繰り返し処理機能を設定し、前段で取得した会社のリストを一つずつ処理するようにします。
5. 繰り返し処理の中で、Yoomデータベースの「レコードを追加する」アクションで、処理の実行ログなどを記録します。
6. 続いて、Hubspotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションで、請求書作成に必要な会社名や金額などの詳細情報を取得します。
7. 最後に、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、実際の請求業務のタイミングに合わせて、フローボットを起動したい日時を任意に設定してください。
• Hubspotから会社情報を取得する際、請求対象の条件となるプロパティの内部名は、ご利用の環境に合わせて任意の値を設定してください。
• 繰り返し処理機能では、前段で取得した一覧データの中から、どの情報を後続の処理で利用するかなどを任意にカスタマイズしてください。

■注意事項

• HubSpotとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。