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「Confluenceで作成した議事録や仕様書の情報を、Salesforceの関連商談レコードに毎回手作業でコピー＆ペーストしている…」
「情報の更新があるたびに、両方のツールを確認して手動で修正するのが面倒で、たまに漏れも発生してしまう…」
このように、ConfluenceとSalesforce間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成された際に、その内容がSalesforceの関連レコードへ自動的に登録・更新される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとSalesforceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報転記や更新作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、Confluenceのページ作成をトリガーにしてSalesforceにレコードを自動で作成したり、特定の条件を満たすページのみを連携させたりと、柔軟な自動化を実現できます。
以下で具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで議事録やプロジェクトに関するページを作成するたびに、その情報を手動でSalesforceの商談レコードや取引先情報に転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。
このテンプレートを使えば、Confluenceでページが作成されると同時に、<span class="mark-yellow">関連する情報がSalesforceにレコードとして自動で作成されるため、転記の手間と入力ミスを削減</span>し、チーム全体での情報共有を迅速かつ正確に行えます。
全てのConfluenceページをSalesforceに連携するのではなく、「特定のラベルが付いたページ」や「タイトルに特定のキーワードが含まれる議事録」など、条件に合致したものだけを連携させたい場合に非常に有効です。
手動での判断や選別作業をなくし、<span class="mark-yellow">必要な情報だけをSalesforceに自動で集約できるため、Salesforce内の情報が整理され、重要な情報が埋もれるのを防ぎます。</span>
この連携は、条件に応じて処理を分岐させる設定を含んでいるため、より実務に即した自動化が可能です。
それでは、実際にConfluenceとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化ツール「Yoom」を使用して、ノーコードで連携を進めていきますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Confluenceでページが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでConfluenceと検索し対象アプリをクリックしてください。
Confluenceのログイン画面が表示されたら、任意の方法でログインしましょう。
今回はメールアドレスを使用してログインする例を紹介します。
アドレスを入力したら「続ける」をクリックしてください。
YoomとConfluenceを連携するためのアクセス許可画面が表示されるので、「Accept」をクリックしましょう。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSalesforceと検索し対象アプリをクリックしてください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面が表示されるので、ユーザー名とパスワードを入力し「ログイン」をクリックします。
Salesforceのマイアプリ登録方法については、こちらをご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「ページが作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Confluenceと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Confluenceで新たにページを作成しておきましょう。
この作成したページがトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
今回は例として「議事録ページ」を作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でConfluenceをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はページの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Confluenceに新たに作成されたページに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像取得した値を利用して、Salesforceへレコードの作成が可能です。
また、アウトプットは以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「カスタムオブジェクトのレコードを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Salesforceと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Salesforce側にトリガーイベントとして取得した新しいページの内容を連携させるためのカスタムオブジェクトを作成しておきましょう。
カスタムオブジェクトはSalesforceの設定 → オブジェクトマネージャ → 作成 → カスタムオブジェクトから作成できます。
今回は例として、議事録を保存するため以下のカスタムオブジェクトを作成しました。
※API参照名は、後ほどYoom側で設定する際に必要になりますので、控えておきましょう。
次に、レコードにどんな情報を登録するかを指定するため、フィールドを設定しましょう。
フィールドは、Salesforceで作成したカスタムオブジェクトを開き、左側のタブから「項目とリレーション」→「新規」をクリックして作成できます。
今回は以下の画像のように「タイトル」「ページID」といったフィールドを作成しました。
これらのフィールドに、Confluenceからトリガーのステップで取得した項目を紐づけて登録できます。
※作成したフィールドの項目名（例：「Title__c」など）も、後ほどYoom側で設定する際に入力が必要になるため、控えておくことをおすすめします。
Yoomの操作画面に戻ります。
今回は以下の通り設定しました。
登録するフィールド項目と値を追加したい場合は、画像赤枠の「＋レコード情報を追加」をクリックします。
必要に応じて追加し、登録したい内容を設定しましょう。
マイドメインURLの確認手順は以下を参考にしてみてください。
Salesforceにログインしたら、画面右上の歯車アイコンをクリックし、表示されるメニューから「設定」を選択しましょう。
画面中央上部の検索バーに「私の」と入力すると、「私のドメイン」が候補に表示されるのでクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、現在の「私のドメイン」のURL（赤枠部分）をコピーしてください。
Yoomの操作画面に戻り、マイドメインURL欄にコピーしたURLを貼り付けます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でSalesforceのカスタムオブジェクトにレコードが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたレコードの情報が一覧で表示されます。
あわせてSalesforceを開き、指定した内容でレコードが実際に作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Confluenceで新しいページが作成されたタイミングで、Salesforceに対応するレコードが自動で作成されるようになります。
実際にConfluenceでページを作成し、Salesforceにレコードが登録されるかを確認してみましょう。
今回はConfluenceからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceからConfluenceへのデータ連携を自動化することももちろん可能です。
例えば、Salesforceで新しいリードが登録された際に、そのリードに関する情報共有ページをConfluenceに自動作成するといった活用ができます。
逆方向の連携を行いたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、そのリードに関する情報共有やディスカッションのためのConfluenceページを手動で作成する手間を削減します。
この連携により、<span class="mark-yellow">リード獲得と同時に情報共有の場がConfluence上に自動でセットアップされる</span>ため、営業部門と関連部署間の連携がスムーズになり、迅速なフォローアップ体制を構築できます。
全てのリードではなく、「特定のキャンペーン経由」や「特定の業界」など、優先度の高いリードに対してのみConfluenceのページを作成したい場合に最適です。
手動での選別作業を自動化し、<span class="mark-yellow">対応すべき重要なリード情報だけがConfluenceに連携される</span>ので、チームは優先順位の高い案件にリソースを集中させることができます。
ConfluenceやSalesforceのAPIを活用することで、営業管理や情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Confluenceでの自動化を導入することで、社内ドキュメント管理や情報共有のフローを効率化できます。
例えば、従業員登録やメッセージ投稿をトリガーにページ作成やフォルダ連携を行うことで、手作業での情報整理をスムーズに進められます。
情報管理やナレッジ共有の業務効率化に特に有効です！
Salesforceを活用した自動化により、取引先管理や契約書作成、リード登録などの業務を効率化できます。
例えば、Salesforceのデータを他のクラウドサービスと連携することで、フォルダ作成やデータベースへの情報追加がスムーズになります。
営業担当者やバックオフィス担当者の作業負荷を軽減し、業務の正確性向上にも役立ちます！
ConfluenceとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた議事録や顧客情報の転記作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。</span>
これにより、営業担当者やプロジェクトメンバーは最新の正しい情報に基づいて迅速な意思決定を行えるようになり、本来注力すべき顧客との対話や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その手軽さと効果を体験してみてください！
Q：Confluenceについて、ページの「更新」も連携のきっかけにできますか？
A：はい、可能です。
既存のページを更新した際に同期したい場合は、Confluenceの「ページが作成または更新されたら」トリガーを利用してフローボットを作成してください。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
Q：既存のSalesforceレコードに情報を追記できますか？
A：はい、可能です。
Salesforceのアクションには「レコードを更新」オペレーションが用意されており、既存のレコードを検索して該当する項目を更新できます。
Q：連携がエラーになった場合はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
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