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[Yoomとは]
アカウント登録が済んだ方は、実際にYoomで連携と自動化フローの作成をしてみましょう。
先ほどの例でも挙げた、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する業務フローについて、テンプレートを使った作成方法を詳しくお伝えします。
※注意
今回のご紹介するMicrosoft Excelに関する業務フローは、OneDriveもしくはSharePointに保存されたファイルが対象です。
ローカルファイルでは利用できませんので、ご了承ください。
Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する方法
フローの作成方法
今回は「サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GaroonとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Garoonのトリガー設定およびMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
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はじめる前に
予定データの転記先となるMicrosoft Excelファイルを作成してください。
※アプリ連携が完了している場合、ステップ2へ進んでください。
ステップ1:GaroonとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Garoonのマイアプリ登録
3.入力欄にGaroonと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」を選択します。
※アクセストークンには、「ログイン名:パスワード」形式の文字列をbase64でエンコードしたものを設定してください。
base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認してください。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
4.次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からMicrosoft Excelをクリックしてサインインします。Microsoft Excelを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Garoonのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が登録されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
(基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！)
4.「サブドメイン」は注釈を参考に入力しましょう。
5.実際にGaroonでテスト用の予定を登録し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Microsoft Excelに追加する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールしましょう。
3.以下の項目を入力していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかを選択し、その他の項目は注釈を参考に入力します。
入力後、「次へ」に進みましょう！
4.「追加するレコードの値」に、先ほど取得したアウトプットをそれぞれ選択します。
5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加ができていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
以上で、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローの完成です。
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