サイボウズ社の提供するGaroonはスケジュールやワークフローなどの管理機能を備えており、企業のあらゆる情報管理を一元化できる特徴を持っています。
一方、kintoneは業務改善を目的としたプラットフォームとして情報の管理や共有を効率的に行うことが可能です。
今回は、サイボウズ社の提供するGaroonについて、Microsoft Excelとの連携で効率的なスケジュール管理やワークフロー管理が可能となる方法をお伝えします。
この記事を読めば、日常業務で行なっていた予定管理とデータ管理の効率化が見込めるはずです！
GaroonとMicrosoft Excelを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
入力を自動化する便利なテンプレート
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録するフローです。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
[Yoomとは]
アカウント登録が済んだ方は、実際にYoomで連携と自動化フローの作成をしてみましょう。
先ほどの例でも挙げた、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する業務フローについて、テンプレートを使った作成方法を詳しくお伝えします。
※注意
今回のご紹介するMicrosoft Excelに関する業務フローは、OneDriveもしくはSharePointに保存されたファイルが対象です。
ローカルファイルでは利用できませんので、ご了承ください。
Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する方法
フローの作成方法
今回は「サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GaroonとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Garoonのトリガー設定およびMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
はじめる前に
予定データの転記先となるMicrosoft Excelファイルを作成してください。
※アプリ連携が完了している場合、ステップ2へ進んでください。
ステップ1:GaroonとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Garoonのマイアプリ登録
3.入力欄にGaroonと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」を選択します。
※アクセストークンには、「ログイン名:パスワード」形式の文字列をbase64でエンコードしたものを設定してください。
base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認してください。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
4.次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からMicrosoft Excelをクリックしてサインインします。Microsoft Excelを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Garoonのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が登録されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
(基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！)
4.「サブドメイン」は注釈を参考に入力しましょう。
5.実際にGaroonでテスト用の予定を登録し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Microsoft Excelに追加する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールしましょう。
3.以下の項目を入力していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかを選択し、その他の項目は注釈を参考に入力します。
入力後、「次へ」に進みましょう！
4.「追加するレコードの値」に、先ほど取得したアウトプットをそれぞれ選択します。
5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加ができていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
以上で、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローの完成です。
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
GaroonやMicrosoft Excelのその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGaroonやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
GaroonとMicrosoft Excelのその他の自動化例
承認されたワークフローの情報を引用してMicrosoft Excelに追加できるフローボットです。
自動化により、転記ミスや追加忘れを防止できるようになるでしょう。
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録するフローです。
Garoonを活用した自動化例
ワークフローが承認されたら通知する
ワークフローが承認されたらチャットツールに通知するフローボットです。
ワークフローが承認されたらSlackチャンネルに通知する
試してみる
ワークフローが承認されたらSlackの特定のチャンネルに通知するフローボットです。
Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたら Microsoft Teamsに通知するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらレコードを登録する
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でNotionにレコード追加するため、手入力にかかっていた手間軽減が期待できます。
Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらSalesforceにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらSalesforceにレコードを登録するフローです。
Microsoft Excelを活用した自動化例
注文が発生したら、Microsoft Excelにレコードを追加する
発生した注文情報を自動でMicrosoft Excelに追加するため、手作業による転記ミスや時間のロスを削減できるかもしれません。
WooCommerceで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する
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WooCommerceで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
DEXTREで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する
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DEXTREで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Shopifyに注文が発生したら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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■概要
Shopifyで新しい注文が入るたびに、手作業でMicrosoft Excelに情報を転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Shopifyで注文が発生した際に、注文情報をMicrosoft Excelへ自動で追加できるため、こうした手作業にまつわる課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyの注文情報をMicrosoft Excelで管理しているEC担当者の方
・手作業でのデータ転記による入力ミスや時間のロスをなくしたいと考えている方
・ECサイト運営におけるバックオフィス業務を効率化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・ShopifyとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
契約が完了後、自動でMicrosoft Excelの情報を更新するため、手作業によるヒューマンエラー回避が期待できます。
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
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DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
まとめ
サイボウズとMicrosoft Excelの連携には、情報の自動同期によるデータ管理の一元化、業務プロセスの効率化、データの加工・分析の簡易化などのメリットがあります。
連携し業務を自動化することで、スケジュール管理やワークフロー管理の精度が上がるかもしれません。
日々の業務を無駄なく進めるため、連携を強くおすすめします！
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