[Yoomとは]

アカウント登録が済んだ方は、実際にYoomで連携と自動化フローの作成をしてみましょう。
先ほどの例でも挙げた、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する業務フローについて、テンプレートを使った作成方法を詳しくお伝えします。

※注意
今回のご紹介するMicrosoft Excelに関する業務フローは、OneDriveもしくはSharePointに保存されたファイルが対象です。
ローカルファイルでは利用できませんので、ご了承ください。

Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する方法

はじめる前に

予定データの転記先となるMicrosoft Excelファイルを作成してください。

※アプリ連携が完了している場合、ステップ2へ進んでください。

ステップ1:GaroonとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

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2.マイアプリの新規接続一覧の中から、GaroonとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Microsoft 365(旧Office365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、認証に失敗する可能性があります。

‍ステップ2:Garoonに予定が登録されたら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分からフローのタイトルを変更できます。
　※手動でテンプレートを開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。

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2.フローボットから「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックしてください。

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3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

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4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせ、適切な時間を設定してください。
　・サブドメイン：欄下部の注記を参考に入力してください。

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5.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Microsoft Excelにレコードを追加するアクションを設定

1.フローボットから「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックしましょう。

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2.データベースの連携設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・データベースの連携：予定を追記したいMicrosoft Excelのデータの情報を、欄下部の注記を参考に入力してください。
　※下図は入力例です。

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3.「次へ」をクリックします。

4.データベース操作の詳細設定をしましょう。
　追加するレコードの値を、項目ごとに設定してください。
　※ステップ2で取得したアウトプットの情報を参照できます。
　※下図は入力例です。

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5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローの完成です。

GaroonやMicrosoft Excelのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGaroonやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GaroonとMicrosoft Excelのその他の自動化例

承認されたワークフローの情報を引用してMicrosoft Excelに追加できるフローボットです。
自動化により、転記ミスや追加忘れを防止できるようになるでしょう。

Garoonを活用した自動化例

ワークフローが承認されたら通知する

ワークフローが承認されたらチャットツールに通知するフローボットです。

Garoonでワークフローが承認されたらレコードを登録する

Garoonでワークフローが承認されたら、自動でNotionにレコード追加するため、手入力にかかっていた手間軽減が期待できます。

Microsoft Excelを活用した自動化例

注文が発生したら、Microsoft Excelにレコードを追加する

発生した注文情報を自動でMicrosoft Excelに追加するため、手作業による転記ミスや時間のロスを削減できるかもしれません。

契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

契約が完了後、自動でMicrosoft Excelの情報を更新するため、手作業によるヒューマンエラー回避が期待できます。

GaroonとMicrosoft Excelを連携するメリット

1点目は、情報の一元管理ができることです。

連携により、Garoonに登録されるデータを自動的にMicrosoft Excelに同期することが可能です。
データの重複や転記もれを防ぎ、正確な情報を常に保持することができそうですね。

2点目は、業務プロセスの効率化が図れることです。

Garoonで情報の登録や更新が行われた際、続いてMicrosoft Excelで必ず行う操作があれば、2つを連携することで、Microsoft Excelを用いた業務を自動化することができます。
手作業に必要な時間やミスをなくし、効率的に業務を進められるようになるでしょう。

3点目は、データの加工や分析を柔軟に行えることです。

Garoonの予定やワークフローの申請データなどをMicrosoft Excelに取り込むことで、その情報をもとに、案件の進捗管理や情報の分析を行えそうですね。
集計やグラフ化、関数を用いた計算など、Microsoft Excelでデータを加工することによって、情報のより深い分析や可視化が可能になるでしょう。

まとめ

サイボウズとMicrosoft Excelの連携には、情報の自動同期によるデータ管理の一元化、業務プロセスの効率化、データの加工・分析の簡易化などのメリットがあります。
連携し業務を自動化することで、スケジュール管理やワークフロー管理の精度が上がるかもしれません。
日々の業務を無駄なく進めるため、連携を強くおすすめします！