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サイボウズ社は、Garoonやkintoneなど複数のツールを開発・展開しています。
今回は基本編としてGaroonとの連携をご紹介し、応用編でkintoneとの連携についてお伝えします。
この記事を読めば、サイボウズとMicrosoft Excelのアプリ連携は完璧です！
Garoonはスケジュールやワークフローなどの管理機能を備えており、企業のあらゆる情報管理を一元化できる特徴を持っています。
一方、kintoneは業務改善を目的としたプラットフォームとして情報の管理や共有を効率的に行うことが可能です。
今回は、サイボウズ社の提供するGaroonについて、Microsoft Excelとの連携で効率的なスケジュール管理やワークフロー管理が可能となることをお伝えします。
まず、連携のメリットを3点ご紹介します。
1点目は、情報の一元管理ができることです。
連携により、Garoonに登録されるデータを自動的にMicrosoft Excelに同期することが可能です。データの重複や転記もれを防ぎ、正確な情報を常に保持することができます。
2点目は、業務プロセスの効率化が図れることです。
Garoonで情報の登録や更新が行われた際、続いてMicrosoft Excelで必ず行う操作があれば、2つを連携することで、Excelを用いた業務を自動化することができます。手作業に必要な時間やミスをなくし、効率的に業務を進めることが可能です。
3点目は、データの加工や分析を柔軟に行えることです。
Garoonの予定やワークフローの申請データなどをMicrosoft Excelに取り込むことで、その情報をもとに、案件の進捗管理や情報の分析を行うことができます。集計やグラフ化、関数を用いた計算など、Excelでデータを加工することによって、情報のより深い分析や可視化が可能になります。
続いて、連携による業務の自動化の例についても3点ご紹介します。
1点目は、Garoonの予定登録時に、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加する業務フローです。
これにより、Garoonのスケジュール情報をExcelでまとめて管理することができます。プロジェクト管理に役立てたり、営業戦略の立案や改善を行ったり、社内全体のリソース配分の最適化を検討したりすることができます。
2点目は、Garoonでワークフローが承認された際、Microsoft Excelで書類を作成しPDFで保存する業務フローです。
Garoonのワークフローが承認された後で定型の書類が必要となる場合、あらかじめ書類の雛形を準備しておくだけで、書類を自動作成し保存することが可能です。
契約書や発注書などの外部向けの書面作成が行えるのはもちろん、PDFデータとして残しておきたい社内保管の書類を作成する場合にも便利です。
3点目は、Garoonでワークフローが承認された際、Microsoft Excelにレコードを追加する業務フローです。
スケジュールだけでなく、ワークフローの情報もExcelに同期させることが可能です。
これにより、経理や人事労務などのバックオフィス業務に関する情報をまとめて確認できます。また、契約書の押印申請データをもとに案件の進捗を一括管理することも可能です。
ご紹介したメリットや自動例から、連携と自動化を試してみたくなった方に朗報です！
Yoomを利用すれば、プログラミングの技術や専門知識がなくても、ノーコードで連携と自動化が可能となります。
Yoomに登録がお済みでない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
まずは操作感の確認から、という場合はフリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。
アカウント登録が済んだ方は、実際にYoomで連携と自動化フローの作成をしてみましょう。
先ほどの例でも挙げた、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する業務フローについて、テンプレートを使った作成方法を詳しくお伝えします。
業務フローの作成は、テンプレートがあれば更に簡単です！
以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。
※注意
今回のご紹介するMicrosoft Excelに関する業務フローは、OneDriveもしくはSharePointに保存されたファイルが対象です。
ローカルファイルでは利用できませんので、ご了承ください。
予定データの転記先となるMicrosoft Excelファイルを作成してください。
※アプリ連携が完了している場合、ステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、GaroonとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Microsoft 365(旧Office365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、認証に失敗する可能性があります。
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分からフローのタイトルを変更できます。
※手動でテンプレートを開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。
2.フローボットから「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせ、適切な時間を設定してください。
・サブドメイン：欄下部の注記を参考に入力してください。
5.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックしてください。
2.データベースの連携設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・データベースの連携：予定を追記したいMicrosoft Excelのデータの情報を、欄下部の注記を参考に入力してください。
※下図は入力例です。
3.「次へ」をクリックします。
4.データベース操作の詳細設定をします。
追加するレコードの値を、項目ごとに設定してください。
※ステップ2で取得したアウトプットの情報を参照できます。
※下図は入力例です。
5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Garoonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローの完成です。
Yoomを用いて自動化が可能なGaroonやMicrosoft Excelの連携フローは他にもたくさんあります。その中から、2点のテンプレートをご紹介します。
kintoneを使っている方も参考にしてください！
こちらは、Garoon、Googleドキュメント、クラウドサインの連携が必要です。
自動化例の2点目で挙げたように、Yoomを使えばGaroonのワークフロー承認時に書類を自動作成しPDFで保存することが可能です。そこから、さらに、クラウドサインでの書類送付までが自動化されたフローとなっています。
書類作成の雛形がGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelの場合、Googleドキュメントに置き換えることが可能です。
Garoon、kintoneの連携により自動化できる業務フローです。
サイボウズ社の2つのツールを併用し、Garoonでのワークフロー管理とkintoneでのデータベース管理や情報共有を行っている、という場合に便利です。
データベース管理や情報の分析ツールとしてMicrosoft Excelで使っている場合、kintoneとの置き換え、もしくは、追加でExcelへのデータ登録を行うことも可能です。
サイボウズとMicrosoft Excelの連携には、情報の自動同期によるデータ管理の一元化、業務プロセスの効率化、データの加工・分析の簡易化などのメリットがあります。連携し業務を自動化することで、スケジュール管理やワークフロー管理の精度が上がります。日々の業務を無駄なく進めるため、連携を強くおすすめします！
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