入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する
入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
取引先情報の入力から契約書を作成し、メールで送付するまでの一連の業務に、手間や時間を要していませんか？定型的な作業でありながらも、正確性が求められるため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報を元にMicrosoft Excelの雛形から契約書を自動で発行し、Outlookで送付する流れを構築できます。面倒な契約書関連業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを利用し、契約書の作成や送付を手作業で行っている方
- 定型的な契約書発行業務の工数を削減し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスや、送付先の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報入力だけで契約書の発行から送付までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、契約書発行に必要な情報を入力するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け取った情報を元に「契約書を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、発行された契約書を添付して「メールで送付」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームに設定する、取引先名や契約金額などの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- Outlookの「メールで送付」オペレーションでは、送付先のメールアドレスや件名、メール本文などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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