Outlookの受信メールを分類・整理し、Google スプレッドシートで行を追加する

■概要

日々の業務でOutlookに届く大量のメール、その中から特定の情報を探し出し、Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？手作業による転記では、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、重要な情報管理において課題となることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール情報をAIが整理し、Google スプレッドシートへ自動で行を追加することが可能になり、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの受信メールとGoogle スプレッドシートを使った情報管理に手間を感じている方
• メールからのデータ転記作業の効率化や、ヒューマンエラーの削減を目指す方
• 定型的なメール処理業務を自動化し、よりコアな業務へ時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信後、AIによる情報整理を経てGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業による転記時間を短縮できます。
• 手作業に起因する情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Outlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
4. その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでは、受信したメールの内容を元に、Google スプレッドシートに記録するための情報をAIが整理・生成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成された情報を行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールの「件名」を具体的に指定したり、より詳細な条件に合わせてカスタムしたりすることが可能です。
• AIの「テキストを生成する」オペレーションでは、抽出・生成したい情報の内容や、その文字数、出力形式などを、Google スプレッドシートで管理したい項目に合わせて任意に設定できます。

■注意事項

• ‍‍ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• ミーティングが終了したら
• ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
• ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。