Outlookで契約書を受信したら、Salesforceの取引先にファイルをアップロードして紐付ける

■概要

Outlookで受信した契約書を、都度手作業でSalesforceの取引先にアップロードしていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの添付漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された契約書ファイルを自動でSalesforceの取引先にアップロードし、紐付けまでを完結させることが可能です。Salesforceへのファイル登録を自動化し、手作業での入力の手間を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するファイルをSalesforceで管理しており、手作業での登録に手間を感じている方
• Salesforceへのファイル添付や情報入力を自動化し、業務効率化を目指している方
• 契約書などの重要ファイルの紐付けミスや対応漏れを防ぎ、確実な管理体制を構築したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSalesforceへのファイルアップロードと紐付けまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるファイルのアップロードミスや、誤ったレコードへの紐付けといったヒューマンエラーを防止し、データ管理の正確性を高めることに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. 続いて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
6. その後、Salesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、ファイルと紐付けるレコード情報を取得します
7. 最後に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、ファイルを正しいレコードに紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、監視対象のフォルダを任意で設定することが可能です
• Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください

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■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。