重要なファイルを、毎回手動でGoogle Driveに保存する作業は面倒に感じますよね。
あるいは、共有されたファイルを保存し忘れてしまい、後から探すのに苦労した経験はありませんか？
このように、日々発生するファイルのアップロード作業に追われ、本来集中すべき業務の時間が奪われている方も多いかもしれません。
もし、メールで受信した添付ファイルや、その他様々なツールで共有されたファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードできる仕組みがあればいいですよね。
そうすれば、こうした手作業による手間や保存漏れのリスクから解放され、より重要な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
様々なツールで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで添付ファイルを受信したら、Google Driveにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookの添付ファイルをGoogle Driveへ自動で保存するバックアップ業務の自動化を実現でき、手作業によるバックアップ業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、Google Driveで管理している方
・手作業でのファイル保存に手間を感じており、バックアップ業務の自動化に関心がある方
・添付ファイルの保存漏れや保存先のミスといった、ヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの添付ファイルをGoogle Driveに自動アップロードするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで添付ファイル付きのメールを受信したら、その添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードしてバックアップを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定と添付ファイルダウンロード、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで添付ファイルを受信したら、Google Driveにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookの添付ファイルをGoogle Driveへ自動で保存するバックアップ業務の自動化を実現でき、手作業によるバックアップ業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、Google Driveで管理している方
・手作業でのファイル保存に手間を感じており、バックアップ業務の自動化に関心がある方
・添付ファイルの保存漏れや保存先のミスといった、ヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Outlookのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google Driveのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
マイアプリのページにGoogle Driveが表示されれば、マイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで添付ファイルを受信したら、Google Driveにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookの添付ファイルをGoogle Driveへ自動で保存するバックアップ業務の自動化を実現でき、手作業によるバックアップ業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、Google Driveで管理している方
・手作業でのファイル保存に手間を感じており、バックアップ業務の自動化に関心がある方
・添付ファイルの保存漏れや保存先のミスといった、ヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
「Google Driveにメールの添付画像をアップするフロー」なので、添付画像付きのメールをOutlookのメールアドレス宛てに送信しておきましょう。
今回は以下のようなメールを送信しました。
フローに移行し、「メールを受信したら」をクリックします。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
候補から、該当のメールを受信している「メールフォルダID」を選択します。
上記の設定が終わったらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
