Outlookで添付ファイルを受信したら、Google Driveにバックアップを作成する
Outlookで添付ファイルを受信したら、Google Driveにバックアップを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookの添付ファイルをGoogle Driveへ自動で保存するバックアップ業務の自動化を実現でき、手作業によるバックアップ業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、Google Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に手間を感じており、バックアップ業務の自動化に関心がある方
- 添付ファイルの保存漏れや保存先のミスといった、ヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると自動で添付ファイルが保存されるため、これまで手作業でのバックアップに費やしていた時間を短縮できます
- バックアップ業務の自動化の仕組みを構築することで、ファイルの保存忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定する
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードする
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダで受信したメールのみを自動化の対象とすることが可能です
- Google Driveのファイルアップロード設定では、任意のフォルダIDを指定することで、ファイルの格納先を自由に設定できます
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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