従業員情報の管理や共有に時間がかかっていませんか？
今回はfreee人事労務とGoogle Chatを連携して、従業員情報の更新が自動で通知される方法とメリットを解説します。
この自動化により、情報共有のスピードアップや人為的ミスの低減が期待でき、業務効率が向上します。
プログラミングなど難しいスキルは不要で手軽に導入できますので、ぜひ最後までご覧ください。
・freee人事労務を使用しており、従業員情報の管理を効率化したいと考えている人事労務の方
・オンボーディングプロセスの効率化に課題を感じているIT部門の方
・部門間の情報連携をスムーズにし、コミュニケーションにおけるコストを削減したい管理職の方
・freee人事労務とGoogle Chatを使用しており、それぞれの連携で業務効率を図りたい方
freee人事労務で従業員情報が更新されるたびにGoogle Chatに通知が届くことで、担当者は変更内容をスピーディーに把握できます。
これにより、経理や労務の担当者が情報を定期的にチェックする手間が省かれ、他タスクに集中しやすくなるでしょう。
また、給与計算や勤務シフトの変更が必要な場合でも自動通知で気づくことができるため、対応の遅延を防ぐ手助けをしてくれます。
こうした素早い情報共有は、部門間の連携を強化し、日々の業務効率を向上させることにつながります。
従業員情報の更新漏れや担当者間の伝達ミスは、給与計算や勤怠管理などに影響を与えるリスクがあります。
そこでGoogle Chatで通知を受け取ることで更新状況を把握しやすくなり、対応漏れや人為的ミスのリスクを低減できます。
例えば、振込口座の変更が通知されることで、正確な給与振込設定などスムーズに対応につながります。
この仕組みにより、結果業務品質と従業員満足度の向上が期待できそうです。
freee人事労務で新入社員の情報が更新された際にGoogle Chatで通知が送られることで、円滑なオンボーディングプロセスをサポートします。
たとえば、IT部門が新入社員のPCやアカウントの準備を迅速に進めることや、総務部が社員証を手配することにつながります。
これにより、新入社員が初日からスムーズに業務を開始でき、企業全体のオンボーディングプロセス効率化が期待できます。
[Yoomとは]
ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。 大まかな流れは以下となります。
・freee人事労務とGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・freee人事労務でトリガーを設定し、Google Chatでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
すでにYoomに登録済みの方はログインをし、まだ登録していない方は無料登録をして設定を進めていきましょう。
Yoomにログインした後、画面左側にある「マイアプリ」をクリック、続いて「+新規接続」をクリックしてください。
「アプリ一覧」にてfreee人事労務を検索しクリックしてください。
その後freee人事労務にログインし、Yoomへのアクセスを許可してください。
再度アプリ一覧からGoogle Chatを検索してください。
この時2つのアプリが表示された場合は、Google Chat（OAuth）をクリックしてください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
「Client ID」と「Client Secret」を入力後「登録する」をクリックしてください。
これでマイアプリ連携が完了しました。
次はフローボットのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてコピーしてください。
コピーができたら「OK」をクリックして、フローボットの設定画面に移りましょう。
次にfreee人事労務のトリガーを設定します。
「従業員情報が更新されたら（Webhook）」をクリックしてください。（画像内のテキストは文末が省略されています）
次はタイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「タイトル」は、任意でわかりやすい名称に変更できます。
「freee人事労務と連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。
次の画面に表示されたWebhookURLをコピーし、freee人事労務の管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、freee人事労務から情報が取得できるか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
次にGoogle Chatのアクションを設定します。
「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
先ほどと同様にタイトルを任意で編集し、アカウント情報が正しいか確認を行います。
「アクション」は変更せず「次へ」をクリックしてください。
次にGoogle Chatの接続設定と、送信するメッセージ内容を編集します。
「スペースID」、「キー」、「トークン」はGoogle Chatから取得し入力してください。
「メッセージ内容」は送信したい情報を設定できます。テキストボックスをクリックすると、先ほどfreee人事労務から取得した情報を引用できます。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、メッセージが送信されるか確認をしましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了します。
これでfreee人事労務で従業員情報が更新されるとGoogle Chatに自動で通知が送信されるようになりました。
こちらは、freee人事労務の従業員登録のみでSmartHRにも自動登録されるフローです。
二重操作が不要となるため、これまで行なっていた手動作業の負担を半分以上効率化できます。
こちらは、勤怠修正が承認された後、自動的に勤怠情報の更新と通知を行なってくれるフローです。
修正と通知を自動化することで、正確なデータ管理と確認漏れ防止につながります。
こちらは、打刻を手動で行う必要がなく出退勤報告を効率化するフローです。
freee人事労務のページを開く必要がなくLINE WORKSのみで完結するため、そのまま報告作業にもスムーズに移行でき、業務効率化が図れます。
freee人事労務とGoogle Chatの連携により、従業員情報の更新を自動で通知することで、業務効率が向上します。
スピーディーな情報共有や人為的ミスのリスク低減、オンボーディングプロセスの効率化といったメリットが得られ、特に人事労務やIT部門にとって有益です。
これにより、結果的に企業全体の業務品質が向上し、従業員満足度の向上にもつながるかもしれません。
気になる方はぜひこのテンプレートを活用して、freee人事労務とGoogle Chatの連携・自動化を体験してください。
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