GaroonとMicrosoft Teamsを連携して、毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しMicrosoft Teamsに通知する方法

毎日の業務で発生する承認作業。特に複数の申請データを扱う場合、効率的に処理する方法を探していませんか？
そこでおすすめするのは、GaroonとMicrosoft Teamsの連携です。この仕組みを活用すれば、承認待ちデータをすぐにMicrosoft Teamsに通知でき、スムーズな業務フローが実現するでしょう。
メールや個別確認の手間が省け、申請ミスや遅延のリスク低減が期待できます。さらに、チーム全体で進捗を共有することで透明性も向上できるでしょう。
この記事では、GaroonとMicrosoft Teamsを連携するメリットと連携方法を具体例を交えてわかりやすく解説します。

こんな方におすすめ

・承認業務が多く、効率化を図りたい管理職や担当者

・申請や承認漏れが頻発し、困っている方

・チーム全体で承認フローを透明化したい企業

GaroonとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：承認プロセスの効率化

Garoonから承認待ちデータを自動取得し、Microsoft Teamsに通知することで承認プロセスの効率化が期待できます。
例えば、承認担当者はGaroonにログインし、複数のページを経由して申請データを探す必要がありましたが、通知機能によりその手間が省略されるでしょう。また、Microsoft Teams内で通知を確認したらそのままワンクリックでGaroonにアクセスできるため、時間短縮につながり、すぐに通知されることで「いつ承認を処理すべきか」を明確に把握でき、対応が後回しになるリスクが軽減されるでしょう。

メリット2：情報の見落とし防止

GaroonとMicrosoft Teamsの通知連携は、承認データの見落としを未然に防ぐための有効な手段となるでしょう。
特に、複数のタスクを抱えた担当者が承認作業を忘れるケースは少なくはありません。しかし、Microsoft Teamsに通知が届くことで、重要な承認待ちデータをすぐに認識できるでしょう。
例えば、会議や出張が多い管理職が、外出先で申請を見逃してしまう事例が多発していた企業では、通知連携の導入により対応漏れが減る可能性があります。

メリット3：チーム内の透明性向上

GaroonとMicrosoft Teamsを連携し、申請状況をチーム全体で共有することで、業務の透明性向上が期待できます。特定の担当者が業務を抱え込みすぎる状況を防ぎ、承認作業が停滞している場合にはチームメンバーが状況を把握し、柔軟にサポートを行えるでしょう。
例えば、忙しい上司が長期間承認できず業務が滞るケースが頻発している場合、代理承認機能を活用して、他のメンバーが必要に応じて承認を引き継ぐことで、業務がスムーズに進む体制を整備することができるでしょう。この透明性は、チームの結束力を高める効果が期待できます。

[Yoomとは]

GaroonとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しMicrosoft Teamsに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：GaroonとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Garoonをクリックします。
(3)「Garoonの新規登録」画面から、お持ちのアカウント名、ログイン名、パスワードを入力し、「追加」をクリックします。

(4)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft Teamsをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGaroonとMicrosoft Teamsが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)「実行時間の指定」画面から、Chatworkに通知する日時を設定します。
今回は曜日指定で平日の９時を指定しました。

設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Garoonと連携して申請データ一覧を取得する

(1)次に、Garoonと連携して承認待ちの申請データ一覧を取得します。
「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」をクリックします。

(2)Garoonの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Garoonと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、サブドメイン、申請フォームIDを入力します。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsと連携してチャンネルにメッセージを送る

(1)次に、Microsoft Teamsと連携してチャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、チームIDとチャネルIDを候補から選択します。

下へ進み、メッセージに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます。
アウトプットから選択することで、Garoonの情報を引用することができます。
他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。

GaroonとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGaroonとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

このフローを活用することで、承認の状況をすぐに把握し、次の作業に取り掛かることができるでしょう。さらに、Microsoft TeamsのGoogle Chat機能や会議機能を活用することで、コミュニケーションの促進が期待できます。

2.Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsのカレンダーに連携する

Garoonの予定をMicrosoft Teamsに自動で反映することで、手動で転記する手間を省き、入力ミスや登録漏れを防ぐことが期待できます。スケジュール管理の効率化を考えている方におすすめです。

3.Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

Microsoft Teamsの通知を確認することで、Garoonの情報を把握することができ、確認漏れを防ぐことが期待できます。また、自動通知することで、チーム全体で情報を把握することができ、フォローアップしやすくなるでしょう。

さらに、GaroonとMicrosoft Teamsを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Garoonを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

GaroonとMicrosoft Teamsを連携することで、承認業務の効率化や見落とし防止、チーム内での透明性向上など、さまざまなメリットを得られそうです。特に、通知機能を活用すれば、重要な申請データをすぐに把握でき、業務の停滞を防ぐ可能性があります。また、新たなツールを導入することなく、既存のシステムを最大限に活用できるため、コスト削減や導入後のスムーズな運用も期待できます。このような連携は、業務効率を高めるだけでなく、チームの生産性向上にも貢献するでしょう。
承認フローを見直したい方や、業務効率化を目指す企業にぜひ導入をおすすめします。