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「GMOサインで管理している大量の文書情報を、一つひとつ手作業で更新するのが大変…」
「契約更新の時期が来るたびに、膨大な量の情報更新作業に追われてしまう…」
このように、GMOサイン上の文書情報に関する手作業での更新業務に、時間と手間を取られていませんか？
特に管理する文書数が多い場合、作業は煩雑になりがちで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。
もし、Google スプレッドシートなどのリストにまとめた情報をもとに、GMOサイン上の文書情報を自動で一括更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
手作業による負担やミスをなくし、より重要な契約管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGMOサインの文書情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■ 注意事項
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
Google スプレッドシートの情報をもとにGMOサインの文書情報を更新するフローを作ってみよう
それではここから、Google スプレッドシートの情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■ 注意事項
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
ステップ1：GMOサインとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■ 注意事項
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の、画面が表示されます。
ここではフローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
実行頻度を細かく調整することができます。
詳しくは、Cron設定の設定方法をご参照ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：GMOサインのアクション設定
「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わるので、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
以下のページを確認し「シークレットキー」と「顧客ID」を取得し、設定しましょう。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行い、アクセストークンが取得されていればテスト成功です。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ5：Google スプレッドシートのレコード取得設定
まず、テストで使用する契約台帳リストをGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
今回はGMOサイン上の項目に合わせ、以下のように作成しました。
内容は、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト会社」など）でもOKですが、登録済み文書の管理番号を入力しておくと設定がスムーズに進みます。
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は管理番号が記載されているレコードを更新するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ6：繰り返し対象の設定
取得したレコードの数だけループ処理を行って、情報更新を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を、設定します。
「オペレーション」のプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目を設定しましょう。
「+取得した値を追加」をクリックし、設定項目を増やすことも可能です。
任意で設定し、最後に「完了」をクリックしてください。
ステップ7：GMOサインの更新設定
「文書詳細情報の編集」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ4と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、アクセストークンの生成オペレーションで作成した値を「取得した値」から設定できます。
必要な項目を「ループ変数」を活用し、設定しましょう。
今回のテストでは「備考1」の情報を更新します。
カスタムフィ－ルドも任意で設定可能です。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、文書情報が更新されるのでGMOサインで確認してみましょう。
↓
確認できたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
ステップ8：Google スプレッドシートのレコード更新設定
最後に、更新状況を自動で記録する設定を行います。
「レコードを更新する」をクリックしてください。
再度、Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないか確認してください。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」「テーブル範囲」は、全てステップ5と同様の設定をしてください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「更新したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から更新対象となるレコードを指定します。
今回は管理番号が等しいレコードを更新するため、ループ変数を活用し以下のように設定しました。
「更新後のレコード値」は、どの項目をどの値に変更するかを設定していきます。
今回のテストでは「ステータス」を変更します。
なお、更新する必要がない他の項目は空白にしています。
完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが更新されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新するフローの連携手順になります！
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google広告、Meta広告、マネーフォワード クラウド経費、Asana、各種フォームなど、様々なサービスからデータを自動でGoogleスプレッドシートに集約することが可能です。
データが集まったら、ジョーシスへの従業員登録や請求書発行、Chatwork、Slack、Teamsへの通知・リマインドまでをシームレスに実現し、手動でのデータ転記や集計作業をなくして、業務のボトルネックを解消します。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を適切に管理して活用するためには、他のシステムとの連携が不可欠です。リード情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省くことができ、より効率的なマーケティング活動が可能になります。
このフローを活用することで、Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため、手作業によるデータ入力作業などが不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上してヒューマンエラーの軽減にも繋がります。
■概要
フォームに回答された内容を用いて、Google スプレッドシート内の特定行を取得して、Chatworkに通知します。
フォーム回答のみで、Google スプレッドシートから必要な情報を取得し、チャット通知を行う作業を一貫できます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/9K_zpWywNzA
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・部門間でGoogle スプレッドシートを共有して活用しているチームメンバー
・Google スプレッドシートをIT資産の台帳として使用しているデータ管理者
2.業務でジョーシスを使用している方
・ジョーシスを使用してIT資産の管理を行っている企業
・Google スプレッドシートとジョーシスのデータを同期したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
ジョーシスは企業のIT資産を管理する上で効果的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートの情報を毎回手動でジョーシスへ登録するのは、非効率的で時間がかかります。
ジョーシスへの従業員情報の登録を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで行が追加されれば自動的にジョーシスへ従業員を登録するため、手作業による登録作業を省くことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることでコミュニケーションツールとも連携できるため、ジョーシスへ登録するアプリ情報を別途通知することも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
フォームで受け付けた回答を手動でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームへの回答をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクや契約情報などを、定期的にMicrosoft Teamsでチームにリマインドする業務は、単純作業でありながら手間がかかり、対応漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Microsoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
■概要
定期的なプロジェクトの進捗確認のために、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAsanaのタスク情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、こうした定型業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
GMOサインの文書情報の一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量の更新作業の手間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、契約管理の担当者は煩雑な定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のリストでも自動化できますか？
A：
はい、可能です。
今回はGoogle スプレッドシートを活用した自動化の例をご紹介しましたが、Yoomでは自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、自身が利用しているツールで同様の自動化が実現できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：更新できる項目に制限はありますか？
A：
「契約金額」「契約日」「所属」などの標準項目に加え、「＋カスタムフィールドを追加」から作成した独自項目も自動更新できます。
業務に合わせて必要な情報をまとめて反映できるため、手動入力の手間や更新漏れを防ぎ、管理精度を大きく向上できます。
Q：更新処理が途中で失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
