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「GMOサインで管理している大量の文書情報を、一つひとつ手作業で更新するのが大変…」
「契約更新の時期が来るたびに、膨大な量の情報更新作業に追われてしまう…」
このように、GMOサイン上の文書情報に関する手作業での更新業務に、時間と手間を取られていませんか？
特に管理する文書数が多い場合、作業は煩雑になりがちで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。
もし、Google スプレッドシートなどのリストにまとめた情報をもとに、GMOサイン上の文書情報を自動で一括更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
手作業による負担やミスをなくし、より重要な契約管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGMOサインの文書情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GMOサインの文書情報を定期的に一括更新しており、手作業に手間を感じている方
・Google スプレッドシートで契約情報を管理し、GMOサインに手動で反映している方
・契約管理業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている法務担当者の方
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報をもとにGMOサインの文書情報を更新するフローを作ってみよう
それではここから、Google スプレッドシートの情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GMOサインの文書情報を定期的に一括更新しており、手作業に手間を感じている方
・Google スプレッドシートで契約情報を管理し、GMOサインに手動で反映している方
・契約管理業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている法務担当者の方
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GMOサインとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GMOサインの文書情報を定期的に一括更新しており、手作業に手間を感じている方
・Google スプレッドシートで契約情報を管理し、GMOサインに手動で反映している方
・契約管理業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている法務担当者の方
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の、画面が表示されます。
ここではフローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
実行頻度を細かく調整することができます。
詳しくは、Cron設定の設定方法をご参照ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：GMOサインのアクション設定
「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わるので、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
以下のページを確認し「シークレットキー」と「顧客ID」を取得し、設定しましょう。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行い、アクセストークンが取得されていればテスト成功です。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ5：Google スプレッドシートのレコード取得設定
まず、テストで使用する契約台帳リストをGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
今回はGMOサイン上の項目に合わせ、以下のように作成しました。
内容は、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト会社」など）でもOKですが、登録済み文書の管理番号を入力しておくと設定がスムーズに進みます。
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は管理番号が記載されているレコードを更新するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ6：繰り返し対象の設定
取得したレコードの数だけループ処理を行って、情報更新を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を、設定します。
「オペレーション」のプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目を設定しましょう。
「+取得した値を追加」をクリックし、設定項目を増やすことも可能です。
任意で設定し、最後に「完了」をクリックしてください。
ステップ7：GMOサインの更新設定
「文書詳細情報の編集」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ4と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、アクセストークンの生成オペレーションで作成した値を「取得した値」から設定できます。
必要な項目を「ループ変数」を活用し、設定しましょう。
今回のテストでは「備考1」の情報を更新します。
カスタムフィ－ルドも任意で設定可能です。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、文書情報が更新されるのでGMOサインで確認してみましょう。
↓
確認できたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
ステップ8：Google スプレッドシートのレコード更新設定
最後に、更新状況を自動で記録する設定を行います。
「レコードを更新する」をクリックしてください。
再度、Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないか確認してください。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」「テーブル範囲」は、全てステップ5と同様の設定をしてください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「更新したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から更新対象となるレコードを指定します。
今回は管理番号が等しいレコードを更新するため、ループ変数を活用し以下のように設定しました。
「更新後のレコード値」は、どの項目をどの値に変更するかを設定していきます。
今回のテストでは「ステータス」を変更します。
なお、更新する必要がない他の項目は空白にしています。
完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが更新されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新するフローの連携手順になります！
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google広告、Meta広告、マネーフォワード クラウド経費、Asana、各種フォームなど、様々なサービスからデータを自動でGoogleスプレッドシートに集約することが可能です。
データが集まったら、ジョーシスへの従業員登録や請求書発行、Chatwork、Slack、Teamsへの通知・リマインドまでをシームレスに実現し、手動でのデータ転記や集計作業をなくして、業務のボトルネックを解消します。
まとめ
GMOサインの文書情報の一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量の更新作業の手間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、契約管理の担当者は煩雑な定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のリストでも自動化できますか？
A：
はい、可能です。
今回はGoogle スプレッドシートを活用した自動化の例をご紹介しましたが、Yoomでは自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、自身が利用しているツールで同様の自動化が実現できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：更新できる項目に制限はありますか？
A：
「契約金額」「契約日」「所属」などの標準項目に加え、「＋カスタムフィールドを追加」から作成した独自項目も自動更新できます。
業務に合わせて必要な情報をまとめて反映できるため、手動入力の手間や更新漏れを防ぎ、管理精度を大きく向上できます。
Q：更新処理が途中で失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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