GMOサインの文書情報をGoogle スプレッドシートから毎朝自動で一括更新する

■概要

GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインの文書情報を定期的に一括更新しており、手作業に手間を感じている方
• Google スプレッドシートで契約情報を管理し、GMOサインに手動で反映している方
• 契約管理業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている法務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報をもとに、GMOサインの文書情報が自動で一括更新されるため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、認証を行います。
4. 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで更新対象の情報を取得します。
5. 次に、ループ機能で、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すように設定します。
6. ループ内のオペレーションで、GMOサインの「文書詳細情報の編集」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに文書を更新します。
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、更新が完了した旨をスプレッドシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定で、このワークフローを起動させたい曜日や時間（例：毎朝9時）を任意で設定してください。
• GMOサインとの連携設定やオペレーション内で、利用する任意のシークレットキーや顧客IDを設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新情報を取得・記録したい任意のスプレッドシートIDやシートIDを指定してください。
• ループ機能の設定では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定してください。

■ 注意事項

• GMOサインとGoogle スプレッドシートのそれぞれをYoomと連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。