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ファイルのアップロード後に手動でファイル名を変更する作業など、ファイルの管理の方法に悩むことはありませんか？
膨大な量の資料を管理していく中で、なんとなくファイル名をつけて保存したものの、どこになんという名称で保管したかがわからず、探し出すのに時間を費やしてしまったという経験がある方は少なくないはずです。
もしもファイル名をルールを定めて自動でつけることができれば、ファイル管理が効率化され、情報へのアクセスがスムーズになりそうですよね。
この記事では、Google Driveにアップロードされたファイルのファイル名を、あらかじめ定めたルールに基づいて自動更新する方法を紹介します。
プログラミングなどの難しい技術は不要で設定できるので、ぜひどのような方法で自動化できるのか最後までお付き合いください！
今回の自動化をぜひ使ってほしいのは以下のような方々です！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
[Yoomとは]
Google DriveのAPIを用いて、Google Driveにファイルがアップロードされたら、その情報を受け取り、Google Drive上にそのファイル内容に応じた命名を行うことで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携に使用するアカウントを選択しましょう。
表示されている内容と連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
アクセスを求められため、画面に表示される内容を確認し「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveが表示されれば、登録完了です。
それでは、いよいよ自動化の設定を進めましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、以下のような画面が表示されるのでOKを押しましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の設定を行うのでクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
API接続設定をしましょう。
「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」→連携アカウントの候補が表示されるので選択し、設定してください
設定が完了したら、実際にファイルを指定フォルダに格納し「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックして、完了です。
次に、「ファイル名を変更する」アクションを設定します。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイル名を変更する
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細の設定を行います。
「対象のファイルID」はフロー起動ごとに変動するため、アウトプットを使用して設定しましょう。
アウトプットを使うことで、変動する値に対応できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の横のマークをクリックして、候補から「ファイルID」のアウトプットをクリックしましょう。
ファイル名を設定していきましょう。
ここでもアウトプットを使用することで、フロー起動ごとに内容を合わせて名前をつけることができます。
今回は以下のように表示されるように次のように設定しました。
{{today_%Y-%m-%d}}_{{ファイル名}}→2024-12-24_会議資料.png
トリガーやアクションで取得できるアウトプットだけでなく、日付もアウトプットがあります。
また直接入力で定型的な文字を指定したりもできるので、使い勝手に合わせて編集してみてください。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれさまでした！
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Google Driveでファイルがアップロードされたら通知するフローボットです。
顧客へのアプローチや会議設定などの後続作業にスムーズに移行できることが予想されます。
■概要
Google Driveでファイルを共有する際に関係者への通知を手作業で行い、手間に感じたり、連絡漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でDiscordに必要な情報を通知します。これにより、ファイル共有のプロセスが効率化され、迅速な情報伝達が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを、関係者に都度手作業で共有することに手間を感じていませんか。手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveの指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でTelegramに通知を送信します。この連携により、迅速かつ確実な情報共有が実現し、ファイル共有に関する定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルの追加に気付けなかったことはありませんか？
手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れによって業務の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると同時にdirectに通知できるようになります。
情報共有の漏れや遅れを防ぎ、日々の業務を円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Meetの会議終了後の音声データをAIを活用して文字起こしし、結果を自動で追加できるので、業務負担の軽減につながるはずです。
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われます。
手動で議事録の作成が不要となることで会議後の作業時間が削減され、その時間を他の価値創造的な業務に充てることが可能です。
文字起こし情報がkintoneへ自動登録されるため、チーム間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。
また、会議記録の形式が統一されることで、重要な決定事項の追跡が容易になります。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながるでしょう。
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ手作業で確認しAirtableに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableのデータベースへレコードとして追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。
■概要
Google DriveとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用しているとファイルのバックアップや共有のための手作業でのアップロードに手間を感じることはありませんか。
手作業では時間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、自動的にDropboxにも同じファイルが格納されるため、こうした課題を解消し、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GoogleDriveの特定フォルダに格納されたファイルの情報をYoomなどのデータベースに格納するフローです。
■事前準備
・Yoomデータベースなど、値を格納するデータベースを事前に用意しておきます。
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
・ファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：ファイル名の変換
・ファイル名変換対象の値：候補からGoogleDriveからの取得ファイルを選択します。
・変換後のファイル名：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・アウトプット名：わかりやすいアウトプット名をつけます。（デフォルトでは「ファイル名変換後のファイル」と付いています）
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択し以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加する
・プロジェクト/データベース/テーブル：各階層から指定したいテーブルが含まれるところまで選択します。
・追加するレコードの値：表示された項目名に合わせて①で取得したファイル名やURL、③で取得したファイルを埋め込みます。
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成するので、手作業の時間削減が期待できます。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごとページを作成し、情報管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にNotionを使用して顧客に関するデータを蓄積することで、Google Driveで管理する情報と連携でき円滑に業務進行を行います。
しかし、Notionに情報が追加されるたび手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートを使用するとNotion上で取引先追加後、即座にGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業の手間を省きます。
フォルダ作成の手間がなくなるだけでなく、素早いフォルダ作成ができるため、スムーズに業務を進行することができます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行う営業アシスタント
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveでファイルがアップロードされるたびに手動でファイル名を変更する作業は、非効率的です。
特に、大規模なチームや頻繁にファイルがやり取りされる環境では業務の進行具合に悪影響を及ぼす可能性があります。
自動化を導入することで、この手作業を排除し、従業員が付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
例えば、会議資料や取引先からの注文書がアップロードされた際、自動でプロジェクト名や日付を含めた形式にファイル名を変更することで、プロジェクト管理がスムーズに進む仕組みを構築できるかもしれません。
資料へのアクセス性を高めることで、プロジェクト進行の円滑化にも良い影響を与えるでしょう。
適切なファイル名が付けられた状態でGoogle Driveに保存されると、必要なファイルを探す時間が大幅に短縮されます。
特に、チームでの共同作業では統一された命名規則が重要です。
例えば、営業チームが商談ごとの提案資料をアップロードするとき、ファイル名が「顧客名_日付」の形式で自動変更されるよう設定すれば、チーム全員がどのファイルがどの商談に関連するものかを一目で理解できる管理体制が実現できるでしょう。
統一された形式での保存により、ファイル管理の煩雑さから解放されるかもしれません！
自動で正確な命名規則に基づいてファイル名が変更されることで、他のツールやシステムとのデータ連携がスムーズになります。
特に、ファイル名がデータベースや管理ツールでの処理条件として利用される場合、この自動化は大きなメリットです。
例えば、物流業界では、各配送ラベルのファイル名を「配送日_追跡番号」に自動変更することで、倉庫管理システムとのデータマッチングを効率化し、在庫や配送状況の追跡が容易になります。
今回紹介した方法で、ファイルのアップロード後に自動でファイル名を変更することで、業務効率を大幅な向上につながるでしょう。
この自動化を活用することで、手動作業の削減やファイルの整理、データ連携の効率化などのメリットを得られるはずです！
特に業務プロセスの効率化を目指す企業にとって、鍵となる仕組みかもしれません。
ぜひ、Yoomを活用して実際の業務がどれほど効率化できるのか体験してみてくださいね。
