Google Driveでファイルがアップロードされたら自動でファイル名を変更する方法

[Yoomとは]

Google Driveにアップロードした内容をYoomで自動変更する方法

Google DriveのAPIを用いて、Google Driveにファイルがアップロードされたら、その情報を受け取り、Google Drive上にそのファイル内容に応じた命名を行うことで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

• Google Driveをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle Driveのトリガー設定と、その後に続くGoogle Driveのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、Google Driveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携に使用するアカウントを選択しましょう。

表示されている内容と連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

アクセスを求められため、画面に表示される内容を確認し「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveが表示されれば、登録完了です。

ステップ2：トリガーを設定

それでは、いよいよ自動化の設定を進めましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画面が表示されるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の設定を行うのでクリックしましょう。

‍

以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

API接続設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」→連携アカウントの候補が表示されるので選択し、設定してください

設定が完了したら、実際にファイルを指定フォルダに格納し「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックして、完了です。

ステップ3：アクションを設定

次に、「ファイル名を変更する」アクションを設定します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイル名を変更する

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

詳細の設定を行います。
「対象のファイルID」はフロー起動ごとに変動するため、アウトプットを使用して設定しましょう。
アウトプットを使うことで、変動する値に対応できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の横のマークをクリックして、候補から「ファイルID」のアウトプットをクリックしましょう。

ファイル名を設定していきましょう。
ここでもアウトプットを使用することで、フロー起動ごとに内容を合わせて名前をつけることができます。
今回は以下のように表示されるように次のように設定しました。

<span class="mark-yellow">{{today_%Y-%m-%d}}_{{ファイル名}}→2024-12-24_会議資料.png</span>

トリガーやアクションで取得できるアウトプットだけでなく、日付もアウトプットがあります。
また直接入力で定型的な文字を指定したりもできるので、使い勝手に合わせて編集してみてください。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれさまでした！

Google Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知する

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知するフローボットです。
顧客へのアプローチや会議設定などの後続作業にスムーズに移行できることが予想されます。

Google Meetの会議を自動で文字起こしして追加する

Google Meetの会議終了後の音声データをAIを活用して文字起こしし、結果を自動で追加できるので、業務負担の軽減につながるはずです。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRして追加する

AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながるでしょう。

Google Driveに格納されたファイルを同期する

ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。

取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成するので、手作業の時間削減が期待できます。

Google DriveとYoomの連携メリットと具体例

メリット1: 手動作業の削減による業務効率化

Google Driveでファイルがアップロードされるたびに手動でファイル名を変更する作業は、非効率的です。
特に、大規模なチームや頻繁にファイルがやり取りされる環境では業務の進行具合に悪影響を及ぼす可能性があります。
自動化を導入することで、この手作業を排除し、従業員が付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
例えば、会議資料や取引先からの注文書がアップロードされた際、自動でプロジェクト名や日付を含めた形式にファイル名を変更することで、プロジェクト管理がスムーズに進む仕組みを構築できるかもしれません。
資料へのアクセス性を高めることで、プロジェクト進行の円滑化にも良い影響を与えるでしょう。

メリット2: ファイルの整理と検索性の向上

適切なファイル名が付けられた状態でGoogle Driveに保存されると、必要なファイルを探す時間が大幅に短縮されます。
特に、チームでの共同作業では統一された命名規則が重要です。
例えば、営業チームが商談ごとの提案資料をアップロードするとき、ファイル名が「顧客名_日付」の形式で自動変更されるよう設定すれば、チーム全員がどのファイルがどの商談に関連するものかを一目で理解できる管理体制が実現できるでしょう。
統一された形式での保存により、ファイル管理の煩雑さから解放されるかもしれません！

メリット3: データ連携や分析の効率化

自動で正確な命名規則に基づいてファイル名が変更されることで、他のツールやシステムとのデータ連携がスムーズになります。
特に、ファイル名がデータベースや管理ツールでの処理条件として利用される場合、この自動化は大きなメリットです。
例えば、物流業界では、各配送ラベルのファイル名を「配送日_追跡番号」に自動変更することで、倉庫管理システムとのデータマッチングを効率化し、在庫や配送状況の追跡が容易になります。

まとめ

今回紹介した方法で、ファイルのアップロード後に自動でファイル名を変更することで、業務効率を大幅な向上につながるでしょう。
この自動化を活用することで、手動作業の削減やファイルの整理、データ連携の効率化などのメリットを得られるはずです！
特に業務プロセスの効率化を目指す企業にとって、鍵となる仕組みかもしれません。
ぜひ、Yoomを活用して実際の業務がどれほど効率化できるのか体験してみてくださいね。