ファイルのアップロード後に手動でファイル名を変更する作業など、ファイルの管理の方法に悩むことはありませんか？
こんな方におすすめ
今回の自動化をぜひ使ってほしいのは以下のような方々です！
チームでのファイル管理やファイル名の統一に課題を抱えている企業担当者
業務プロセスを効率化したいと考えている方
自動化による作業効率化を模索している方
ファイルのアップロードや管理業務を属人化せず効率的に行いたい担当者
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理で、手作業でのファイル名変更に手間を感じている方 チームでファイル命名規則を徹底し、管理工数を削減したいと考えているチームリーダーの方 Google Driveを活用した一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更するため、これまで手作業で行っていたリネーム作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の入力ミスや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して任意のファイル名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイル名の変更を自動化したい対象のフォルダを任意で指定してください。 トリガーの条件として、特定のファイル名や拡張子（例：「請求書」という文字を含む、拡張子が.pdfなど）を持つファイルのみを対象にするよう設定することも可能です。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
Google Driveにアップロードした内容をYoomで自動変更する方法
Google DriveのAPIを用いて、Google Driveにファイルがアップロードされたら、その情報を受け取り、Google Drive上にそのファイル内容に応じた命名を行うことで実現可能です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Google Driveをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogle Driveのトリガー設定と、その後に続くGoogle Driveのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Google Driveの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちら から無料登録をしてください。
ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
次に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
連携に使用するアカウントを選択しましょう。
表示されている内容と連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
アクセスを求められため、画面に表示される内容を確認し「続行」をクリックします。
ステップ2：トリガーを設定
それでは、いよいよ自動化の設定を進めましょう！
Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理で、手作業でのファイル名変更に手間を感じている方 チームでファイル命名規則を徹底し、管理工数を削減したいと考えているチームリーダーの方 Google Driveを活用した一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更するため、これまで手作業で行っていたリネーム作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の入力ミスや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して任意のファイル名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイル名の変更を自動化したい対象のフォルダを任意で指定してください。 トリガーの条件として、特定のファイル名や拡張子（例：「請求書」という文字を含む、拡張子が.pdfなど）を持つファイルのみを対象にするよう設定することも可能です。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、以下のような画面が表示されるのでOKを押しましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
API接続設定をしましょう。
「トリガーの起動間隔」→設定してください
設定が完了したら、実際にファイルを指定フォルダに格納し「テスト」を実行しましょう。
ステップ3：アクションを設定
次に、「ファイル名を変更する」アクションを設定します。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細の設定を行います。こちら をご覧ください。
ファイル名を設定していきましょう。
{{today_%Y-%m-%d}}_{{ファイル名}} 2024-12-24_会議資料.png
トリガーやアクションで取得できるアウトプットだけでなく、日付もアウトプットがあります。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：アクションを設定
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
設定おつかれさまでした！
Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理で、手作業でのファイル名変更に手間を感じている方 チームでファイル命名規則を徹底し、管理工数を削減したいと考えているチームリーダーの方 Google Driveを活用した一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更するため、これまで手作業で行っていたリネーム作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の入力ミスや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して任意のファイル名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイル名の変更を自動化したい対象のフォルダを任意で指定してください。 トリガーの条件として、特定のファイル名や拡張子（例：「請求書」という文字を含む、拡張子が.pdfなど）を持つファイルのみを対象にするよう設定することも可能です。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
Google Driveでファイルがアップロードされたら通知する
Google Driveでファイルがアップロードされたら通知するフローボットです。
Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知する
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■概要
Google Driveでファイルを共有する際に関係者への通知を手作業で行い、手間に感じたり、連絡漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でDiscordに必要な情報を通知します。これにより、ファイル共有のプロセスが効率化され、迅速な情報伝達が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDiscordを使い、チームでファイル共有を行っている方 ファイルアップロード時の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたい方 手作業による連絡をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加をトリガーに自動通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 通知忘れや宛先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「Discordに通知する」アクションを設定して、通知したい内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Discordに通知を送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は自由に編集できます。固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google DriveとDiscordをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを、関係者に都度手作業で共有することに手間を感じていませんか。手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveの指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でTelegramに通知を送信します。この連携により、迅速かつ確実な情報共有が実現し、ファイル共有に関する定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル共有を、より迅速かつ確実に行いたいと考えている方 Telegramを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームのリーダーの方 手作業によるファイル共有の連絡で、漏れや遅延といったミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが追加されると自動でTelegramに通知が送信されるため、これまで手動で共有していた時間を短縮することができます。 システムが自動で通知を行うため、連絡のし忘れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとTelegramをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「Telegramに通知する」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容などを入力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダを任意で設定してください。 Telegramの通知アクションでは、通知先のチャットIDを設定する必要があります。また、メッセージ内容は固定テキストの他、前のステップで取得したファイル名やURLなどの動的な情報を組み込むことも可能です。 ■注意事項
Google DriveとTelegramをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する
試してみる
■概要
Google Driveでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルの追加に気付けなかったことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへのファイルアップロードを、都度directに手動通知している方 チーム内での迅速な情報共有を徹底し、確認漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方 ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でdirectに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定して、指定のトークに通知メッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
directの「メッセージを投稿」オペレーションでは、通知を送信したいトークルームを指定してください。 ■注意事項
Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
Google Meetの会議を自動で文字起こしして追加する
Google Meetの会議終了後の音声データをAIを活用して文字起こしし、結果を自動で追加できるので、業務負担の軽減につながるはずです。
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方 Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方 会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後の文字起こしや要約作成、Notionへの登録が自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による文字の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、議事録の正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google MeetとNotionをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。 オペレーションで待機機能を設定し、レコーディング処理が完了するまでフローを待機させます。 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションで、会議の録画情報を取得します。 Google Driveの「音声ファイルをダウンロードする」アクションで、録画データをダウンロードします。 音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。 要約機能で、文字起こししたテキストから議事録の要約を作成します。 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションで、文字起こし結果や要約内容をデータベースに登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、会議の終了をチェックする間隔を任意で設定できます。 待機機能では、レコーディング処理の完了を待つ時間を任意で設定することが可能です。 音声文字起こし機能では、話者の分離など、文字起こしに関する条件を自由に設定できます。 要約機能では、どのような要約を作成するかをプロンプトなどで自由に設定することが可能です。 Notionにレコードを追加する際、会議名や文字起こし結果、要約など、どの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方 複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方 kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方 遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方 顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われます。
手動で議事録の作成が不要となることで会議後の作業時間が削減され、その時間を他の価値創造的な業務に充てることが可能です。
文字起こし情報がkintoneへ自動登録されるため、チーム間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。
また、会議記録の形式が統一されることで、重要な決定事項の追跡が容易になります。
Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方 会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方 手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後の文字起こしから転記までが自動処理されるため、議事録作成にかかる時間を短縮し、他の業務に時間を充てられます。 手作業での転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議での決定事項や議論の内容を正確に蓄積することができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了した会議の録画データを特定します。 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、取得したレコーディングデータをYoom内に取り込みます。 その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、文字起こしされたテキストを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、フローをチェックする起動間隔を任意で指定できます。 Google Meetの「レコーディング情報を取得」では、特定の会議IDを指定して、対象の会議のみを処理するように設定できます。 Google Driveの「ファイルをダウンロードする」では、前のステップで取得したレコーディング情報のファイルIDをアウトプットから選択して指定します。 AI機能の「音声データを文字起こしする」では、文字起こしする音声ファイルの添付方法や、日本語や英語などの言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、記録先のシートIDやタブ名、テーブル範囲を自由に設定し、どのセルにどの情報を記録するかを指定できます。 ■注意事項
Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRして追加する
AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながるでしょう。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Drive上の書類の内容をkintoneへ手作業で転記している方 書類のデータ入力業務における時間短縮やミスの削減をしたいと考えている方 OCR機能を活用して、請求書などの紙媒体の情報をデータ管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を起点にkintoneへのレコード登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 OCRによる自動テキスト抽出と転記を行うため、手入力の際に起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとkintoneをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneのレコードとして追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローボットを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。 kintoneにレコードを追加するオペレーションでは、レコードを追加したい対象のアプリIDを任意で設定してください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ手作業で確認しAirtableに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableのデータベースへレコードとして追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方 紙の請求書や申込書などをスキャンし、データ管理を効率化したいと考えている方 OCR処理からデータベースへの登録までを自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロード後のOCR処理からAirtableへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を任意のフィールドに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。 Airtableでレコードを作成するアクションを設定する際に、データを追加したいベースIDやテーブルIDを任意で設定してください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたファイルを同期する
ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルを格納した後、その内容を別途リスト化したり、別の場所に保存し直したりといった手作業は発生していませんか？こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや管理漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、ファイル名とファイル自体をYoomのデータベースへ自動で格納できます。ファイル管理に関する一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、非効率を感じている方 Google Driveに格納される請求書などの書類情報を、自動でデータベースに蓄積したい方 ファイルの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理業務の品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納後、自動でデータベースに情報が追加されるため、手作業での転記やファイル登録にかかっていた時間を短縮できます 手作業によるファイル名の入力ミスや、ファイルの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定します 最後に、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後のファイル名とダウンロードしたファイルをデータベースに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください 「ファイル名の変換」オペレーションでは、変換後のファイル名を任意の内容に設定してください Yoomのデータベースへレコードを追加する際に、格納先となる任意のプロジェクトやデータベースを設定してください ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する
試してみる
■概要
Google DriveとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用しているとファイルのバックアップや共有のための手作業でのアップロードに手間を感じることはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用し、手作業でのファイル同期に手間を感じている方 重要なファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方 手動でのファイル転送による、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが追加されると自動でDropboxにも格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル同期の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのアップロード漏れや、誤ったファイルを格納してしまうといったヒューマンエラーを防止し、確実なバックアップ体制を構築します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションで監視対象のフォルダを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが追加された際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます。元のファイル名に日付を追加するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成するので、手作業の時間削減が期待できます。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行う営業アシスタント
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごとページを作成し、情報管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
このテンプレートを使用するとNotion上で取引先追加後、即座にGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業の手間を省きます。
■注意事項
・Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveとYoomの連携メリットと具体例
メリット1: 手動作業の削減による業務効率化
Google Driveでファイルがアップロードされるたびに手動でファイル名を変更する作業は、非効率的です。
メリット2: ファイルの整理と検索性の向上
適切なファイル名が付けられた状態でGoogle Driveに保存されると、必要なファイルを探す時間が大幅に短縮されます。
メリット3: データ連携や分析の効率化
自動で正確な命名規則に基づいてファイル名が変更されることで、他のツールやシステムとのデータ連携がスムーズになります。
まとめ
今回紹介した方法で、ファイルのアップロード後に自動でファイル名を変更することで、業務効率を大幅な向上につながるでしょう。
