ファイルのアップロード後に手動でファイル名を変更する作業など、ファイルの管理の方法に悩むことはありませんか？膨大な量の資料を管理していく中で、なんとなくファイル名をつけて保存したものの、どこになんという名称で保管したかがわからず、探し出すのに時間を費やしてしまったという経験がある方は少なくないはずです。もしもファイル名をルールを定めて自動でつけることができれば、ファイル管理が効率化され、情報へのアクセスがスムーズになりそうですよね。この記事では、Google Driveにアップロードされたファイルのファイル名を、あらかじめ定めたルールに基づいて自動更新する方法を紹介します。プログラミングなどの難しい技術は不要で設定できるので、ぜひどのような方法で自動化できるのか最後までお付き合いください！
今回の自動化をぜひ使ってほしいのは以下のような方々です！
Google Driveでファイルがアップロードされるたびに手動でファイル名を変更する作業は、非効率的です。特に、大規模なチームや頻繁にファイルがやり取りされる環境では業務の進行具合に悪影響を及ぼすかもしれません。自動化を導入することで、この手作業を排除し、従業員が付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
例えば、会議資料や取引先からの注文書がアップロードされた際、自動でプロジェクト名や日付を含めた形式にファイル名を変更することで、プロジェクト管理がスムーズに進む仕組みを構築できるかもしれません。資料へのアクセス性を高めることで、プロジェクト進行の円滑化にも良い影響を与えるでしょう。
適切なファイル名が付けられた状態でGoogle Driveに保存されると、必要なファイルを探す時間が大幅に短縮されます。特に、チームでの共同作業では統一された命名規則が重要です。
例えば、営業チームが商談ごとの提案資料をアップロードするとき、ファイル名が「顧客名_日付」の形式で自動変更されるよう設定すれば、チーム全員がどのファイルがどの商談に関連するものかを一目で理解できる管理体制が実現できるでしょう。統一された形式での保存により、ファイル管理の煩雑さから解放されるかもしれません。
自動で正確な命名規則に基づいてファイル名が変更されることで、他のツールやシステムとのデータ連携がスムーズになります。特に、ファイル名がデータベースや管理ツールでの処理条件として利用される場合、この自動化は大きなメリットです。
例えば、物流業界では、各配送ラベルのファイル名を「配送日_追跡番号」に自動変更することで、倉庫管理システムとのデータマッチングを効率化し、在庫や配送状況の追跡が容易になります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google DriveのAPIを用いて、Google Driveにファイルがアップロードされたら、その情報を受け取り、Google Drive上にそのファイル内容に応じた命名を行うことで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携に使用するアカウントを選択しましょう。
表示されている内容と連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
アクセスを求められため、画面に表示される内容を確認し「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveが表示されれば、登録完了です。
それでは、いよいよ自動化の設定を進めましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると、以下のような画面が表示されるのでOKを押しましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の設定を行うのでクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
API接続設定をしましょう。
「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」→連携アカウントの候補が表示されるので選択し、設定してください
設定が完了したら、実際にファイルを指定フォルダに格納し「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックして、完了です。
次に、「ファイル名を変更する」アクションを設定します。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイル名を変更する
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細の設定を行います。
「対象のファイルID」はフロー起動ごとに変動するため、アウトプットを使用して設定しましょう。
アウトプットを使うことで、変動する値に対応できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の横のマークをクリックして、候補から「ファイルID」のアウトプットをクリックしましょう。
ファイル名を設定していきましょう。
ここでもアウトプットを使用することで、フロー起動ごとに内容を合わせて名前をつけることができます。
今回は以下のように表示されるように次のように設定しました。
<span class="mark-yellow">{{today_%Y-%m-%d}}_{{ファイル名}}→2024-12-24_会議資料.png</span>
トリガーやアクションで取得できるアウトプットだけでなく、日付もアウトプットがあります。
また直接入力で定型的な文字を指定したりもできるので、使い勝手に合わせて編集してみてください。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれさまでした！
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する
はじめに紹介するのは、HubSpotとの連携フローです。取引情報の更新ごとにフォルダを自動作成し、進行状況ごとのファイルを管理できます。そのため、効率的な資料管理を実現できるでしょう。
2.Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知する
次に紹介するのは、ファイルのアップロードをDiscordに自動通知するフローです。チーム内への共有を自動化することで、効率的に情報共有ができそうですね。
3.毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
最後に紹介するのは、毎月月初に特定フォルダのファイルを自動削除するフローです。不要なファイルを定期的に削除することで、資料管理を効率的にできそうです。
今回紹介した方法で、ファイルのアップロード後に自動でファイル名を変更することで、業務効率を大幅な向上につながるでしょう。この自動化を活用することで、手動作業の削減やファイルの整理、データ連携の効率化などのメリットを得られるかもしれません。特に業務プロセスの効率化を目指す企業にとって、鍵となる仕組みかもしれません。
ぜひ、Yoomを活用して実際の業務がどれほど効率化できるのか体験してみてくださいね。
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