Google Driveでファイルがアップロードされたら自動でファイル名を変更する方法

ファイルのアップロード後に手動でファイル名を変更する作業など、ファイルの管理の方法に悩むことはありませんか？
膨大な量の資料を管理していく中で、なんとなくファイル名をつけて保存したものの、どこになんという名称で保管したかがわからず、探し出すのに時間を費やしてしまったという経験がある方は少なくないはずです。
もしもファイル名をルールを定めて自動でつけることができれば、ファイル管理が効率化され、情報へのアクセスがスムーズになりそうですよね。
この記事では、Google Driveにアップロードされたファイルのファイル名を、あらかじめ定めたルールに基づいて自動更新する方法を紹介します。
プログラミングなどの難しい技術は不要で設定できるので、ぜひどのような方法で自動化できるのか最後までお付き合いください！

こんな方におすすめ

今回の自動化をぜひ使ってほしいのは以下のような方々です！

• チームでのファイル管理やファイル名の統一に課題を抱えている企業担当者
• 業務プロセスを効率化したいと考えている方
• 自動化による作業効率化を模索している方
• ファイルのアップロードや管理業務を属人化せず効率的に行いたい担当者

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する

試してみる

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Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更するフローです。

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[Yoomとは]

Google Driveにアップロードした内容をYoomで自動変更する方法

Google DriveのAPIを用いて、Google Driveにファイルがアップロードされたら、その情報を受け取り、Google Drive上にそのファイル内容に応じた命名を行うことで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

• Google Driveをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle Driveのトリガー設定と、その後に続くGoogle Driveのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、Google Driveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携に使用するアカウントを選択しましょう。

表示されている内容と連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

アクセスを求められため、画面に表示される内容を確認し「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveが表示されれば、登録完了です。

ステップ2：トリガーを設定

それでは、いよいよ自動化の設定を進めましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する

試してみる

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Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更するフローです。

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クリックすると、以下のような画面が表示されるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の設定を行うのでクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

API接続設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」→連携アカウントの候補が表示されるので選択し、設定してください

設定が完了したら、実際にファイルを指定フォルダに格納し「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックして、完了です。

ステップ3：アクションを設定

次に、「ファイル名を変更する」アクションを設定します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイル名を変更する

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

詳細の設定を行います。
「対象のファイルID」はフロー起動ごとに変動するため、アウトプットを使用して設定しましょう。
アウトプットを使うことで、変動する値に対応できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の横のマークをクリックして、候補から「ファイルID」のアウトプットをクリックしましょう。

ファイル名を設定していきましょう。
ここでもアウトプットを使用することで、フロー起動ごとに内容を合わせて名前をつけることができます。
今回は以下のように表示されるように次のように設定しました。

{{today_%Y-%m-%d}}_{{ファイル名}}→2024-12-24_会議資料.png

トリガーやアクションで取得できるアウトプットだけでなく、日付もアウトプットがあります。
また直接入力で定型的な文字を指定したりもできるので、使い勝手に合わせて編集してみてください。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれさまでした！

Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する

試してみる

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Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更するフローです。

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Google Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知する

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知するフローボットです。
顧客へのアプローチや会議設定などの後続作業にスムーズに移行できることが予想されます。

Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知する

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Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するフローです。

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Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する

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Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知するフローです。

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Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する

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Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知するフローです。

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Google Meetの会議を自動で文字起こしして追加する

Google Meetの会議終了後の音声データをAIを活用して文字起こしし、結果を自動で追加できるので、業務負担の軽減につながるはずです。

Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方
・会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する

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■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
・kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
・遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
・顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する

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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
・会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項‍
・Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRして追加する

AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながるでしょう。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する

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■概要
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、アップロードするファイルの内容をkintoneで効率的に管理したい方
・手作業でのデータ入力に時間を取られている業務担当者やチームメンバー
・OCR機能を活用して紙ベースの資料をデジタルデータに変換し、kintoneで一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化し、作業効率を向上させたい企業の方
・kintoneを活用してデータ管理を行っており、データ追加を自動化したい部署やチームのリーダー

■注意事項
・Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する」ワークフローは、ファイル管理とデータ入力の手間を軽減する自動化プロセスです。
アプリ間でのデータ連携がスムーズになり、業務プロセス全体の効率がアップします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保存し、それらの内容をAirtableで管理している方
・手動で行っているデータ入力作業を自動化し、業務効率を改善したいビジネスユーザー
・OCR技術を活用して、画像やPDFからテキストデータを抽出し、データベースに反映させたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて、シームレスな業務ワークフローを構築したいIT担当者
・データの正確性を向上させ、ヒューマンエラーを減少させたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。

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Google Driveに格納されたファイルを同期する

ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。

Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する

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■概要
「Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する」フローは、複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を自動化する業務ワークフローです。
異なるプラットフォームを利用しているチームや個人にとって、ファイルの二重管理や手動での転送作業は時間と労力の無駄になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存されたファイルが自動的にDropboxにもコピーされ、スムーズなデータ共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用してファイル管理をしており、手動での転送作業に煩わしさを感じている方
チーム内で複数のクラウドストレージを利用しており、データの一貫性を保ちたいビジネスユーザーの方
ファイルのバックアップを自動化して、安全かつ効率的にデータを管理したいと考えているIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する

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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成するので、手作業の時間削減が期待できます。

Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Google DriveとYoomの連携メリットと具体例

メリット1: 手動作業の削減による業務効率化

Google Driveでファイルがアップロードされるたびに手動でファイル名を変更する作業は、非効率的です。
特に、大規模なチームや頻繁にファイルがやり取りされる環境では業務の進行具合に悪影響を及ぼす可能性があります。
自動化を導入することで、この手作業を排除し、従業員が付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
例えば、会議資料や取引先からの注文書がアップロードされた際、自動でプロジェクト名や日付を含めた形式にファイル名を変更することで、プロジェクト管理がスムーズに進む仕組みを構築できるかもしれません。
資料へのアクセス性を高めることで、プロジェクト進行の円滑化にも良い影響を与えるでしょう。

メリット2: ファイルの整理と検索性の向上

適切なファイル名が付けられた状態でGoogle Driveに保存されると、必要なファイルを探す時間が大幅に短縮されます。
特に、チームでの共同作業では統一された命名規則が重要です。
例えば、営業チームが商談ごとの提案資料をアップロードするとき、ファイル名が「顧客名_日付」の形式で自動変更されるよう設定すれば、チーム全員がどのファイルがどの商談に関連するものかを一目で理解できる管理体制が実現できるでしょう。
統一された形式での保存により、ファイル管理の煩雑さから解放されるかもしれません！

メリット3: データ連携や分析の効率化

自動で正確な命名規則に基づいてファイル名が変更されることで、他のツールやシステムとのデータ連携がスムーズになります。
特に、ファイル名がデータベースや管理ツールでの処理条件として利用される場合、この自動化は大きなメリットです。
例えば、物流業界では、各配送ラベルのファイル名を「配送日_追跡番号」に自動変更することで、倉庫管理システムとのデータマッチングを効率化し、在庫や配送状況の追跡が容易になります。

まとめ

今回紹介した方法で、ファイルのアップロード後に自動でファイル名を変更することで、業務効率を大幅な向上につながるでしょう。
この自動化を活用することで、手動作業の削減やファイルの整理、データ連携の効率化などのメリットを得られるはずです！
特に業務プロセスの効率化を目指す企業にとって、鍵となる仕組みかもしれません。
ぜひ、Yoomを活用して実際の業務がどれほど効率化できるのか体験してみてくださいね。