GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携して、Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する方法

ステップ1:GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

フローボットを設定する前にYoomとアプリを連携しましょう。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインしたら、左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。

アプリ一覧でGoogleフォームを検索して選択してください。

「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携したいアカウントを選択しましょう。

「次へ」をクリックしてください。

「続行」をクリックしましょう。

これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。

2.Googleカレンダーのマイアプリ登録

先ほどと同様にマイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

アプリ一覧でGoogleカレンダーを検索し選択してください。

「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携したいアカウントを選択しましょう。

「次へ」をクリックしてください。

「続行」をクリックしましょう。

これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:トリガーを設定

次にテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下記のバナーをクリックしてください。

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

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すると、Yoomのワークスペースに切り替わり、コピーできたと表示されたら「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートのコピーができました。

ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定

次にフローボットを設定していきましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「予約フォームの回答が送信されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
※Googleフォームをトリガーとして使用した時の回答内容を取得する詳しい方法はこちら。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定してください。
起動間隔の最短時間は、契約プランによって異なります。
フォームIDを設定しましょう。
フォームの回答を行い、テストを実行してください。

テストが成功して、Googleフォームの回答情報が取得できたら保存しましょう。

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ステップ4:Googleカレンダーのアクションを設定

最後のステップです！
「予約を作成する」をクリックして設定を完成させましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは事前に入力しておりますが、変更できます。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「予定を作成」を選択します。
入力できたら、「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

カレンダーIDと予定のタイトルを入力しましょう。
予定開始日、予定の開始時間、予定の終了日、予定の終了時間を添付画像のようにGoogleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定したら、テストを実行してGoogleカレンダーに予定が追加できたら保存してください。

保存したら設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」をクリックしてください。

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これでフローボットの設定ができました。

GoogleフォームとGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

Yoomにはたくさんのテンプレートを日々増産しています。
ここではGoogleフォームとGoogleカレンダーを活用したテンプレートを3つご紹介します。

1.Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成するテンプレートです。

手作業でカレンダーに追加したりミーティングを作成していると手間がかかります。
自動化できれば、事務作業の負担が軽減されて、他の重要な業務に時間を活用できそうです。

2.Googleフォームで予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約し、その情報をGoogle スプレッドシートに追加するテンプレートです。

手作業でGoogleカレンダーやGoogle スプレッドシートに追加していると入力ミスや漏れが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すればヒューマンエラーを防止でき、一貫性のある情報をチームで共有できるようになります。

3.Googleフォームで予約情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約してSlackに通知するテンプレートです。

Googleフォームの予約情報を、自動的にGoogleカレンダーに追加し、Slackに通知できるため、予約情報を見逃すリスクを軽減できます。
さらにチャットツールに通知することで、チーム全体で確認でき、予約状況を可視化することが期待できるでしょう。

まとめ

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携すると、予定を登録する手間を軽減できます。
また、手作業で発生しがちな人的ミスも防止できるため、スムーズに業務を進められるでしょう。
またYoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携ができ、フローボットを作成することが可能です。
Yoomでマイアプリ登録すると、事務作業を自動化できるフローボットが簡単に設定できます。
この機会にGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携し、予定登録を自動化してみませんか？