Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを送る方法

ステップ1：Googleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、Gmailをマイアプリ連携

まずGoogleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、Gmailをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Googleフォームの場合＞

・上記でサインインし、下記画面でボックスにチェックを入れて「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・上記でサインインし、下記画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Googleカレンダーの場合＞

・上記画面でログインし、下記画面でボックスにチェックを入れて「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Gmailの場合＞

・上記でサインインし、下記画面でボックスにチェックを入れて「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.テンプレートのコピー

次に、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、Gmailを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Googleフォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、Googleフォームから取得した情報がアウトプットに表示されます。
アウトプットに「+取得する値を追加」からミーティングに関する内容を追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※ミーティングの日付は「2021-12-12」という形式、時間は「13:00」という形式になっている必要があります。

ステップ3：Googleカレンダーに登録する設定

次に、Googleフォームに送信された回答を基に、Googleカレンダーに登録する設定を行います。
※Googleカレンダーには、ミーティングの終了時間の設定が必要なため、Googleフォームで開始時間しか取得していない場合は、Google スプレッドシートを経由して、30分や1時間後の終了時間を算出して取得する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を下記のように設定したGoogle スプレッドシートを作成しています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。

1.「アプリと連携する セルに値を入力」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.フォームに回答されたミーティングの開始時刻を入力するためのセルを指定し、テストを行います。
※スプレッドシートIDとシート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択します。（先ほどのミーティング終了時間を計算するGoogle スプレッドシートを選択します）
※対象のセルは、ミーティングの開始時刻を入力するセルを指定します。
※値には、Googleフォームのアウトプットから取得した項目（下記では打ち合わせ開始時間）を設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する 値を取得する」をクリックします。

6.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.関数を使ってミーティング終了時間が入力されたセルの情報を取得する設定をし、テストを行います。
※スプレッドシートIDとシート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。（先ほどのミーティング終了時間を計算するGoogle スプレッドシートを選択します）
※範囲には、ミーティング終了時間が入力されたセルを指定します。
※方向は、列方向にしておきます。

8.テストが成功したら保存します。

9.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

10.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

11.Googleカレンダーに予定を登録するために各項目を設定します。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ミーティングの予定に関する情報は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「値を取得する」から選択します。これにより、フォームごとに変わる値を動的に反映できます。

12.テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が登録されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：Gmailを送信する設定

最後に、Gmailで詳細を連絡する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.送信するメッセージの設定をし、次へ進みます。
※宛先は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から選択します。
※本文には定型文を直接入力できます。また枠をクリックして表示されるアウトプットから値を選択することで顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.テストを行い、成功すると表示されている宛先にメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogleフォームに回答が送信されると、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、顧客にメールを送信できます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームに回答があったらGoogle Chatに通知する

Googleフォームに回答が送信されても、メールでの確認はタイムラグが生じることがあります。
この連携を利用すれば、Google Chatに回答を通知でき、迅速な対応が可能になるでしょう。

2.Googleフォームで回答されたファイルデータを指定のGoogle Driveのフォルダに移動する

Googleフォームをファイルの提出に利用している場合、ファイルをダウンロードしてフォルダに保存する作業に人為的ミスが発生する可能性があります。
この連携を利用すれば、回答されたファイルを自動でフォルダに保存できるため、ファイルの保存忘れを防止できます。

3.Googleフォームでお問い合わせがあったら回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知する

Googleフォームで受け付けたお問い合わせに、手動で回答を作成して対応する作業は、担当者にとって大きな負担になります。
この連携では、Difyが自動で回答を作成し、担当者のGoogle Chatに通知されるため、大幅な業務効率化を図れるでしょう。

まとめ

Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailの連携により予約管理を自動化できます。
これにより手動作業が大幅に削減され、ヒューマンエラーが防止されるため、迅速な顧客対応が可能になるでしょう。
また、スケジュール管理の負担も軽減されることで、担当者と管理者の業務効率の向上が期待できます。
Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事の手順に従って設定を行うことで、簡単に導入できるため、ぜひ試してみてください。