Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを送る方法

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Googleフォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、Googleフォームから取得した情報がアウトプットに表示されます。
アウトプットに「+取得する値を追加」からミーティングに関する内容を追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※ミーティングの日付は「2021-12-12」という形式、時間は「13:00」という形式になっている必要があります。

ステップ3：Googleカレンダーに登録する設定

次に、Googleフォームに送信された回答を基に、Googleカレンダーに登録する設定を行います。
※Googleカレンダーには、ミーティングの終了時間の設定が必要なため、Googleフォームで開始時間しか取得していない場合は、Google スプレッドシートを経由して、30分や1時間後の終了時間を算出して取得する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を下記のように設定したGoogle スプレッドシートを作成しています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。

1.「アプリと連携する セルに値を入力」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.フォームに回答されたミーティングの開始時刻を入力するためのセルを指定し、テストを行います。
※スプレッドシートIDとシート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択します。（先ほどのミーティング終了時間を計算するGoogle スプレッドシートを選択します）
※対象のセルは、ミーティングの開始時刻を入力するセルを指定します。
※値には、Googleフォームのアウトプットから取得した項目（下記では打ち合わせ開始時間）を設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する 値を取得する」をクリックします。

6.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.関数を使ってミーティング終了時間が入力されたセルの情報を取得する設定をし、テストを行います。
※スプレッドシートIDとシート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。（先ほどのミーティング終了時間を計算するGoogle スプレッドシートを選択します）
※範囲には、ミーティング終了時間が入力されたセルを指定します。
※方向は、列方向にしておきます。

8.テストが成功したら保存します。

9.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

10.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

11.Googleカレンダーに予定を登録するために各項目を設定します。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ミーティングの予定に関する情報は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「値を取得する」から選択します。これにより、フォームごとに変わる値を動的に反映できます。

12.テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が登録されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：Gmailを送信する設定

最後に、Gmailで詳細を連絡する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.送信するメッセージの設定をし、次へ進みます。
※宛先は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から選択します。
※本文には定型文を直接入力できます。また枠をクリックして表示されるアウトプットから値を選択することで顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.テストを行い、成功すると表示されている宛先にメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogleフォームに回答が送信されると、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、顧客にメールを送信できます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Googleフォーム,Googleカレンダー,Gmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogleカレンダー、GmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携した自動化例

Googleフォームに回答があったらGoogleカレンダーに予定を追加する連携も可能です。
また、Googleフォームの回答をGoogleカレンダーに登録したらチャットツールに通知することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

GoogleカレンダーとZoomを連携させる

‍Googleカレンダーに予定が作成されたらZoomでミーティングを自動作成したり、作成したリンクをGoogleカレンダーに自動で追加したりできます。
また、終了したミーティングをリンクをGoogleカレンダーに自動で追加することもできます。

データベースに予定が追加されたらGoogleカレンダーに登録する

Google スプレッドシートやNotionなどに予定が追加されたらGoogleカレンダーに自動で登録します。

Gmailを活用した自動化例

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。

Gmailで受け取ったファイルをクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取ったファイルをGoogle DriveやDropBoxなどに自動で保存します。

GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携メリットと具体例

メリット1: 手動作業削減による業務効率の向上

Googleフォームに回答されたミーティング予約を確認した後、手動でGoogleカレンダーに予定を登録し、メールを送信する作業は手間がかかりますよね。
ツール同士を連携すれば、この手作業による工程をすべて自動化できます。
例えば、人手が足りないチームなら、この自動化を導入することで担当者は他の重要な業務に割ける時間が増えるのではないでしょうか。
その結果、業務効率が向上しそうですね。

メリット2: 顧客対応の迅速化

Googleフォームの回答の確認が遅れてしまうと、ミーティングの設定が間に合わないことがありませんか？
ツール同士を連携して、顧客に自動で予約完了のメールを送信できれば、迅速な顧客対応が可能になるはずです。
例えば、担当者が多忙でGoogleフォームを確認する時間が取れない場合も、この自動化を導入することでスムーズな顧客対応ができますよね。
その結果、担当者の確認負担も軽減できるのではないでしょうか。

メリット3: ヒューマンエラーの削減

手動でGoogleカレンダーに予定を登録してメールを送信する作業は、予定を間違えて登録したり、登録が漏れてしまったりする人為的ミスが生じる可能性がありますよね。
こうしたヒューマンエラーは、自動化により防止できます。
例えば、同時に複数のミーティングの予約が入った場合、急いで登録しようとすると、ミスをしてしまうかもしれません。
こうした人為的エラーを自動化により防げれば、スケジュール管理の負担も軽減するのではないでしょうか。

まとめ

Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailの連携により予約管理を自動化できます。
これにより手動作業が大幅に削減され、ヒューマンエラーが防止されるので、迅速な顧客対応が可能になるはずです。
また、スケジュール管理の負担も軽減されることで、担当者と管理者の業務効率の向上にもつながります。
Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事の手順に従って設定を行うことで、簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！