Google スプレッドシートとConfluenceを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらConfluenceのページを削除する方法

・Google スプレッドシートとConfluenceをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

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Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました

(3)次にConfluenceのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Confluenceを選択します。

(4)Confluenceのログイン画面に移行するので、アカウントに登録しているメールアドレスを入力し、パスワードを入力した後、［ログイン］をクリックします。

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(5)次の画面の「2段階認証を有効化する」は、任意で設定してください。

クリック、もしくは設定完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Confluenceのページを削除する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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今回は一例として、テストデータを挿入した以下のGoogle スプレッドシートを使用して設定を行います。

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(2)まずはトリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・Confluenceの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「ページを削除」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「クラウドID」などの情報を入力します。
入力バーをクリックすると、以下の画面のようにアカウントから取得した内容が「候補」として展開され、この中から該当する情報を選択できます。

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(4)「コンテンツID」の項目では、入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【ページID】の情報を引用したものです。
（Google スプレッドシートに事前に設定している任意の情報を設定してください。）

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Google スプレッドシートやConfluenceを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートやConfluenceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する

Google スプレッドシートに情報が追加されると、Confluenceに自動でページを作成できるので、新規顧客との取引開始時に、顧客、案件ごとにページを自動作成できるので、情報管理を効率化できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceのページにフッターコメントを追加する

Google スプレッドシートでConfluenceの情報を管理している場合、Google スプレッドシート側の追加作業だけでConfluenceにフッターコメントを追加できます。
Confluence側でコメントを手入力する必要がなくなり、作業時間の短縮や転記ミスの防止につなげられます。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Ninoxのレコードを削除する

Google スプレッドシートの更新に応じて、Ninoxのレコードを自動で削除できるフローです。
手動でのレコード確認や削除作業が不要となるため、情報管理の作業負担を軽減できるとともに、人的ミスによる誤った情報の残存リスクを抑えられます。

まとめ

今回紹介したGoogle スプレッドシートとConfluenceの連携により、担当者が行う情報整理と管理作業の手間と時間を削減できます。
また、自動化されたプロセスにより、古い情報の削除や更新作業が従来よりも容易になり、より重要な業務に集中できる環境を整えられるので、チーム全体の生産性向上に寄与します。

この記事で紹介した手順を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。