Google スプレッドシートとeden LMSを連携してGoogle スプレッドシートで行を更新後にeden LMSからデータを自動削除する方法

Google スプレッドシートとeden LMSの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google スプレッドシートとeden LMSをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定とeden LMSの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google スプレッドシートとeden LMSをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

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Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次にeden LMSのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、eden LMSを選択します。

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(4)連携させたいeden LMSの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
APIキーの発行方法はこちらのページを確認してください。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を削除する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

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(5)「テーブルの範囲(始まり)」や「テーブルの範囲(終わり)」に該当する情報を入力していきます。
今回は「更新を検知したい列」に『G列：登録状況』を設定しています。
『G列：登録状況』が空欄になると、【ユーザーID】を削除する、というフローが実施されることを想定しています。

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(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・eden LMSの設定

(1)次に、2つ目のアクション「ユーザーを削除」をクリックしましょう。

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(2)連携するeden LMSのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)移行後の画面で指定のユーザーを削除するための設定を行います。
以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットも活用できます。
入力バーをクリックし「ユーザーID」に情報を入力してください。

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

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Google スプレッドシート・eden LMSを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシート・eden LMSを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を更新する

手作業によって発生するミスや漏れなどの削減に悩んでいる方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートで更新された情報をeden LMSにも反映させ、引用した情報での自動更新が可能となります。
手作業によって発生していたエラーの発生を未然に防ぎ、異なるツールに登録している情報の正確性を保ちます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらeden LMSに従業員情報を追加する

Google スプレッドシートで登録した情報を引用してeden LMSにも自動で登録を行います。
自動化により登録時間や手間を大幅に削減し、情報の正確性を維持することでスムーズな業務遂行が可能になります。

Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する

Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減することができます。
カレンダーへの追加漏れを防ぐことも可能です。

まとめ

Google スプレッドシートとeden LMSの連携により、アプリ横断時の手動でのデータ更新・削除作業が減少し、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
これにより、担当者はより重要な業務に集中できるので、企業全体の生産性向上につなげられるかもしれません。

業務の効率化とコスト削減を目指すべく、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。