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従来、従業員の部門交代や退職時に発生する更新・削除作業を手作業で行う際、どんなに気をつけていても、微細な入力・転記ミスのリスクはつきものでした。
このGoogle スプレッドシートとeden LMSの連携は、ヒューマンエラーを削減し、データ更新時の作業時間を短縮できるため、業務効率向上に寄与できるかもしれません。
本記事では、更新作業の自動化のメリットと導入方法を紹介します。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとeden LMSを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
こんな方におすすめ
Google スプレッドシートとeden LMSの連携メリットと具体例
1. 人事部門の負担軽減
人事担当者は従業員の入退社や異動情報を常に最新に保つ必要がありますが、手動での更新は時間がかかります。
Google スプレッドシートで情報が更新されるたびにeden LMS側のデータも自動的に同期されるため、手動でのデータ入力作業が省略されます。
例えば、人事・労務部門スタッフは、従業員の部門交代がある季節にGoogle スプレッドシートとeden LMS、双方のアプリの情報を手動で更新する必要がありました。
Yoomのアプリ連携により、従業員データの更新作業が自動化され、担当者の作業負担が軽減されることが期待できます。
2. エラーの削減
従業員情報が複数のシステムに分散していると、データの重複や矛盾が発生するリスクがあります。
Google スプレッドシートで更新された情報がeden LMS側にも自動的に反映されるため、手動でのデータ入力ミスや重複を防止できます。
例えば、これまで同じ従業員が異なる配置で重複して登録されるケースがあったとしても、自動化の導入により、そのようなエラーが未然に防止されるので、管理業務におけるリスクの軽減が期待できます。
3. 業務効率化とコスト削減
この自動化フローの仕組みを導入することで、データ更新作業の効率化が期待できます。
例えば、退職者のデータをGoogle スプレッドシートで更新するたびにeden LMS側でも自動的に従業員情報が削除されるため、自動化フロー導入で削減できた時間を他の重要な業務に割り当てることができます。
これにより従業員にかかる管理コストの削減も期待できそうです。
Google スプレッドシートとeden LMSを連携してできること
Google スプレッドシートとeden LMSのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。これにより、作業時間を短縮し、入力ミスをなくすことで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を削除する
Google スプレッドシートで従業員データの行が更新されたタイミングで、その内容をもとにeden LMS上の該当従業員情報を自動で削除するフローです。
この仕組みにより、スプレッドシート上の変更内容をリアルタイムでシステムに反映でき、人事データの整合性を維持しやすくなります。手動での削除作業が不要になるため、管理者の負担を減らし、データ管理の正確性と効率を高められます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらeden LMSに従業員情報を追加する
Googleスプレッドシートで新しい行が追加されたタイミングで、その内容をもとにeden LMSに従業員情報を自動で登録するフローです。
この仕組みにより、スプレッドシートへの入力内容をリアルタイムでシステムに反映でき、人事情報の更新や共有をスムーズに行えます。手動での登録作業が不要になるため、管理者の負担を軽減し、データ入力の漏れや重複を防止します。
Google スプレッドシートとeden LMSの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとeden LMSを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／eden LMS
[Yoomとは]
フローの作成方法
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
ステップ1：Google スプレッドシートとeden LMSをマイアプリ連携
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのアプリ連携
下記をご確認ください。
eden LMSのアプリ連携
次にeden LMSのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、eden LMSを選択します。
連携させたいeden LMSの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
APIキーの発行方法はこちらのページを確認してください。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を削除する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。
(5)「テーブルの範囲(始まり)」や「テーブルの範囲(終わり)」に該当する情報を入力していきます。
今回は「更新を検知したい列」に『G列：登録状況』を設定しています。
『G列：登録状況』が空欄になると、【ユーザーID】を削除する、というフローが実施されることを想定しています。
(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4：eden LMSの設定
(1)次に、2つ目のアクション「ユーザーを削除」をクリックしましょう。
(2)連携するeden LMSのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)移行後の画面で指定のユーザーを削除するための設定を行います。
以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットも活用できます。
入力バーをクリックし「ユーザーID」に情報を入力してください。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
ステップ5：トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
