■概要
給与支払報告書の処理は、毎年の定型業務でありながら、紙やPDFで受け取った書類の内容を手作業で転記する手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた給与支払報告書のファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ格納するため、転記作業の自動化を実現し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 給与支払報告書の処理に時間がかかり、効率化したい人事労務担当者の方
- 紙やPDFの書類を手作業で転記しており、入力ミスを減らしたいと考えている方
- AI-OCRを活用して、書類の読み取りからデータ格納までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- AI-OCRが給与支払報告書を自動で読み取るため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、給与支払報告書のファイルをアップロードできるようにします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームでアップロードされた給与支払報告書を読み取るように設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、OCRの読み取り内容に不備がないか確認を依頼します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRが読み取ったデータを指定のスプレッドシートに追記します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了したことを関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、給与支払報告書をアップロードする項目など、回答項目を自由に設定してください。
- OCR機能では、給与支払報告書の中から読み取りたいテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、確認を依頼する担当者や依頼内容の詳細を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのデータ格納では、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送付するチャンネルや、通知するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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