■概要
Googleフォームで受け付けた回答を、都度Google スプレッドシートに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業では転記ミスや通知漏れが発生するリスクもあり、正確性と迅速性が求められる業務では特に注意が必要です。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、そしてGmailの連携を自動化でき、一連の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答をもとにした、Google スプレッドシートやGmailでの手動対応に課題を感じている方
- セミナーの申し込みやアンケート回答の管理業務を自動化したいと考えている担当者の方
- Google Workspaceを活用した定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、Google スプレッドシートへの記録とGmailでの通知までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を記録します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送信する」アクションを設定して、関係者に通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogleフォームは、ご利用の環境に合わせて任意のフォームを選択してください。
- オペレーションで設定するGoogle スプレッドシートは、回答を記録したい任意のファイルやシートを指定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は自由に設定できます。フォームの回答内容を件名や本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
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