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取引先のデータは慎重に扱う必要がありますよね。
場合によっては金銭に相違が出たり、クライアントに迷惑をかけてしまう可能性も否めません。
とは言え、全てのクライアントデータを毎回慎重にチェックするのは少々手間に感じませんか？
そこで今回は、Harvestのクライアント情報を自動で更新できるアプリ連携をご紹介します。
Google スプレッドシートで詳細管理しているクライアント情報をHarvestに反映させることで、データ管理の手間を削減できます。
業務効率の向上を図りたい方におすすめです！とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Google スプレッドシートとHarvestの連携メリットと具体例
メリット1: いつでも最新データを確認できる
今回のアプリ連携を行うと、Google スプレッドシートのクライアント情報を更新したら、Harvestのクライアント情報も自動で更新されるようになります。
そのため、Google スプレッドシートとHarvestの両データは常に最新の状態を保てるはずです。
例えば、Google スプレッドシートとHarvestのデータに相違があり、どちらが最新のデータなのかわからなくなってしまった経験はありませんか？
これは片方のみ更新し、もう片方のツールを更新しなかった場合に起こり得るシチュエーションです。
今回のアプリ連携を行うことで、このような事態に陥る可能性は減少することが見込めます。メリット2: 繰り返し作業を削減する
繰り返しの作業を削減するためにも、Google スプレッドシートとHarvestのアプリ連携はおすすめです。
例えば、両ツールのクライアントデータを更新する際、片方のツールを更新した後にもう片方のツールも更新するという流れになるはずです。
ごく普通の作業ではありますが、少々手間に感じてしまうこともあるのではないでしょうか？
そこでアプリ連携を行い自動化を導入すれば、Google スプレッドシートだけ変更を行うことでHarvestも自動更新されるため、繰り返しの作業を削減できます。メリット3: 正しい情報を共有可能になる
Google スプレッドシートさえ更新を行えばHarvestも自動で更新されるため、クライアントデータは常に正しい情報を共有できます。
例えば、これまでGoogle スプレッドシートのデータをHarvestに手動で反映させていた場合、タイピングミスなどにより間違ったデータを転記してしまう可能性がありました。
しかし自動化を導入すると、Google スプレッドシートのデータがそのまま反映されるため、転記時のミスによるデータの相違は起こりにくくなります。
これにより他メンバーと正しいクライアント情報を共有できるでしょう。Google スプレッドシートとHarvestを連携してできること
Google スプレッドシートで更新が行われたデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、HarvestのAPIを用いて更新データを受け取り、クライアント情報を書き換えることが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにGoogle スプレッドシートとHarvestの連携を実際に体験できます。
アカウント作成はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する
Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Harvestでクラインアント情報を自動更新する連携です。
これにより、手動でHarvestの情報を更新する手間を省けるため、時間短縮やヒューマンエラーの防止が期待できるでしょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにタスクを作成する
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたことをトリガーにして、Harvestに自動でタスクを作成することができます。
この連携により、スプレッドシートでタスクリストを管理している場合、Harvestへの登録作業を完全に自動化し、手入力の手間や入力ミスを減らすことができます。
Google スプレッドシートとHarvestの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとHarvestを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとHarvestの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Harvest
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：Google スプレッドシートとHarvestをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
この中でGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録手順を解説していますので、ナビを参考に進めましょう！
次にHarvestをYoomと連携していきましょう！
1.検索する
Harvestのアイコンをクリックします。
2.サインインする
Harvestにサインインします。
Yoomとの連携許可画面に移行します。
内容確認後、承認できたら緑色のボタンをクリックしてください。
3.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーができたら、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」に保存されます。
これでテンプレートのコピーができました。
ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定
1.Google スプレッドシートの用意
Harvestと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
この際に、必ず「Client ID」「更新日」の項目を作成しておきましょう
Client IDはHarvestのクライアント詳細画面から確認できます。
URL内の画像赤枠部分の数字の羅列が該当します。この数字をGoogle スプレッドシートに入力しましょう。
更新日は画像のように設定しました。
尚、その他の項目に関しては画像の通りである必要はありません。普段使用しているGoogle スプレッドシートに「Client ID」「更新日」を付け加える形でも連携可能です。
2.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
3.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する」をクリックします。
4.アプリトリガーを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
5.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
6.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Harvestと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。
7.テーブル範囲などの入力
テーブル範囲などを指定します。
今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Eとなります。
他と重複しない列はFのClient IDとしました。
更新を検知したい列はEの更新日です。
この項目を設定した列を編集した後、最後に「更新日」を編集することで、Harvestのクライアント情報も更新されるようになります。
そのため、設定は画像のようになります。
8.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
ステップ4: Harvestのクライアントデータを更新する設定
1.アプリと連携する
Harvestのアイコンの「Update Client」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
Account IDのボックス内をクリックしてください。
Account IDが一覧表示されるため、クライアント情報を自動更新したいアカウントを選択して挿入してください。
次はClient IDの設定です。ボックスをクリックしてください。
Google スプレッドシートのアイコンをクリックしてください。
連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中からClient IDに等しいデータをクリックして挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
HarvestのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合
今回はGoogle スプレッドシートからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Harvestで追加されたクライアント情報をGoogle スプレッドシートに追加する
Harvestに新しいクライアントが追加された際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追記する連携です。
この自動化により、Harvestで管理しているクライアント情報を手動で転記することなく、顧客リストとしてGoogle スプレッドシートに一元管理できるようになり、データの整合性を保ちながら管理業務を効率化します。
HarvestでProjectsが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する
Harvestで新しいプロジェクトが作成されたことをトリガーにして、プロジェクト名やクライアント情報などを自動でGoogle スプレッドシートに追加する連携です。
プロジェクト管理用のシートを手動で更新する必要がなくなり、常に最新のプロジェクト一覧をタイムリーに把握できるため、レポート作成や進捗管理が格段にスムーズになります。
Google スプレッドシートとHarvestを使った自動化例
Google スプレッドシートの自動化例
行が追加された際には、CRMツールや情報管理ツール、別のデータベースに自動でレコードを追加するといった一連の作業を自動化できます。
また、毎日定時に広告レポートを取得したり、チャットツールの投稿内容をトリガーに行を削除することが可能です。
これにより、データの自動収集から複数ツールへの共有まで、データ管理の効率が向上するでしょう。
Harvestを使った自動化例
ユーザーやタスクが追加されたら、チャットツールに通知したり、他のツールにカードを作成することが可能です。
また、新規Contactが作成されたら、会計ソフトにも自動でContactを作成できます。
手動での情報転記の手間を削減し、チームの情報共有をスムーズにして、タスク管理を効率化しましょう！
まとめ
今回の連携を行うと、Google スプレッドシートを更新するだけでHarvestのクライアントデータも更新可能となります。
2つのツールに同一情報を入力する必要がなくなるため、二度手間が省け、入力作業を削減できます。
また、更新漏れ防止も期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合は修正してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：双方向のデータ同期は可能ですか？
A：
はい、双方向のデータ同期も可能です。
たとえば、Harvest側でタスクのステータスや内容が更新された場合、その情報をGoogleスプレッドシートの該当行に反映させる設定ができます。
こうした仕組みを作っておくことで、片方を手動で更新する手間を減らし、両方の情報が常に揃った状態を保てます。
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