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取引先のデータは慎重に扱う必要がありますよね。場合によっては金銭に相違が出たり、クライアントに迷惑をかけてしまう可能性も否めません。とは言え、全てのクライアントデータを毎回慎重にチェックするのは少々手間に感じませんか？
そこで今回は、Harvestのクライアント情報を自動で更新できるアプリ連携をご紹介します。
Google スプレッドシートで詳細管理しているクライアント情報をHarvestに反映させている場合、データ管理の手間を削減できるかもしれません。業務効率向上のためにも、ぜひお役立てください。
今回のアプリ連携を行うと、Google スプレッドシートのクライアント情報を更新したら、Harvestのクライアント情報も自動で更新されるようになります。そのため、Google スプレッドシートとHarvestの両データは常に最新の状態を保てるはずです。
例えば、Google スプレッドシートとHarvestのデータに相違があり、どちらが最新のデータなのかわからなくなってしまった経験はありませんか？これは片方のみ更新し、もう片方のツールを更新しなかった場合に起こり得るシチュエーションです。
今回のアプリ連携を行うことで、このような事態に陥る可能性は減少することが見込めます。
繰り返しの作業を削減するためにも、Google スプレッドシートとHarvestのアプリ連携はおすすめです。
例えば、両ツールのクライアントデータを更新する際、片方のツールを更新した後にもう片方のツールも更新するという流れになるはずです。ごく普通の作業ではありますが、少々手間に感じてしまうこともあるのではないでしょうか。
そこでアプリ連携を行い自動化を導入すれば、Google スプレッドシートだけ変更を行うことでHarvestも自動更新されるため、繰り返しの作業を削減できる可能性が高まります。
Google スプレッドシートさえ更新を行えばHarvestも自動で更新されるため、クライアントデータは常に正しい情報を保持できることが見込めます。
例えば、これまでGoogle スプレッドシートのデータをHarvestに手動で反映させていた場合、タイピングミスなどにより間違ったデータを転記してしまう可能性がありました。
しかし自動化を導入すると、Google スプレッドシートのデータがそのまま反映されるため、転記時のミスによるデータの相違は起こりにくくなるはずです。
これにより他メンバーと正しいクライアント情報を共有しやすくなるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Google スプレッドシートで更新が行われたデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、HarvestのAPIを用いて更新データを受け取り、クライアント情報を書き換えることが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
5.Google スプレッドシートの用意
Harvestと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
この際に、必ず「Client ID」「更新日」の項目を作成しておきましょう
Client IDはHarvestのクライアント詳細画面から確認できます。
URL内の画像赤枠部分の数字の羅列が該当します。この数字をGoogle スプレッドシートに入力しましょう。
更新日は画像のように設定しました。
尚、その他の項目に関しては画像の通りである必要はありません。普段使用しているGoogle スプレッドシートに「Client ID」「更新日」を付け加える形でも連携可能です。
1.検索する
Harvestのアイコンをクリックします。
2.サインインする
Harvestにサインインします。
Yoomとの連携許可画面に移行します。内容確認後、承認できたら緑色のボタンをクリックしてください。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Harvestと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。
6.テーブル範囲などの入力
テーブル範囲などを指定します。
今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Eとなります。
他と重複しない列はFのClient IDとしました。
更新を検知したい列はEの更新日です。
この項目を設定した列を編集した後、最後に「更新日」を編集することで、Harvestのクライアント情報も更新されるようになります。
そのため、設定は画像のようになります。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
Harvestのアイコンの「Update Client」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
Account IDのボックス内をクリックしてください。
Account IDが一覧表示されるため、クライアント情報を自動更新したいアカウントを選択して挿入してください。
次はClient IDの設定です。ボックスをクリックしてください。
Google スプレッドシートのアイコンをクリックしてください。
連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中からClient IDに等しいデータをクリックして挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する
他にGoogle スプレッドシートとHarvestを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにユーザーを作成する
ユーザーの作成を自動化することもできます。追加漏れなどを防止できる可能性が高まるでしょう。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにタスクを作成する
Harvestへのタスクの作成も自動化可能です。入力作業を削減し業務効率を向上させましょう。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Streakにボックスを作成する
YoomはStreakとの連携も対応しています。自動化を導入し各ツールを上手く使い分けて、業務改善を図りませんか？
今回の連携を行うと、Google スプレッドシートを更新するだけでHarvestのクライアントデータも更新可能となります。2つのツールに同一情報を入力する必要がなくなるため、二度手間が省け、入力作業が削減しやすくなるでしょう。
また、更新漏れも防げる可能性が高まり、正しいデータを保管できるようになるはずです。
Yoomはプログラミングの知識がなくてもアプリ連携が可能なため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもお試しいただけます。ぜひこの機会にご活用ください。
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