■概要
アンケートを実施した後、Gmailで回答を受け取り、その結果を手作業でGoogle スプレッドシートに転記・集計する作業は、時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 特に回答数が多い場合、その負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたアンケート結果メールを受信するだけで、AI機能が内容を解析し、Google スプレッドシートの集計用シートに必要な情報を自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したアンケート回答を、手作業でGoogle スプレッドシートへ転記しているご担当者の方
- アンケート結果の集計業務における入力ミスや作業漏れを減らしたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでアンケート結果メールを受信する度に、自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、アンケート結果メールに付与されるラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からアンケートの回答項目を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、アンケート結果メールを識別するための受信対象とするメールのラベルを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、Gmailで受信したメール本文の中から、具体的にどの情報を抽出するかを任意で設定することが可能です。例えば、氏名、メールアドレス、各アンケート設問への回答などを指定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、書き込み対象となる任意のスプレッドシートとシートを指定でき、さらにシート内の各項目（列）に対して、前段階のAI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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