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「会議で取った手書きの議事録をデータ化するのが面倒…」
「紙のアンケート結果を一つひとつ手作業で入力していて時間が足りない…」
このように、手書きの情報をデジタルのテキストデータに変換する作業に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">手書きメモの画像や、スキャンした紙の書類などを自動で読み取り、テキストデータに変換して各種ツールに記録できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
これまでデータ化に費やしていた時間を削減し、業務効率をに向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">手書きのメモや書類を読み取りデジタル化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、手書きの情報をOCR機能で読み取り、テキストデータに変換して様々なツールに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
普段の業務で発生する面倒な手入力作業を自動化し、業務の生産性を向上させましょう。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受け取った手書きの書類やメモの画像ファイルを自動で読み取りテキスト化できる</span>ので、わざわざ添付ファイルを開いて内容を確認し、手入力するといった一連の手間を削減できます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた手書きファイルを自動で読み取りテキスト化することもできる</span>ため、紙ベースのアンケート結果の集計や申込書のテキストデータ化といった定型業務を効率化することが可能です。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた手書きファイルを自動で読み取りテキスト化できる</span>ので、チームで共有している書類のテキストデータ化もスムーズに進められ、情報共有の迅速化にも繋がります。
それではここから代表的な例として、Gmailで手書きのファイルを受信したら、OCR機能で内容を読み取ってデジタル化し、Notionにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
各アプリの連携方法はナビをご用意しております。同じ手順で進めてみてくださいね。
まずは事前準備として、Notion上にデータベースを作成しておきましょう。
ここで作成したデータベースに、OCRで読み取ったテキストデータが自動追加されるようになります。
データベースはこのタイミングで作成しておかないと、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。
事前準備が完了したら、以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に自動化の設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
この後に連携テストを行います。その際にトリガー条件を満たしている必要があるため、事前準備としてGmailで手書き文字のファイルが添付されている「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回は「テスト用」というラベルを作成し、このラベルが付与されたメールの受信を自動化の起点としています。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、以下の手書きファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でトリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベル
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。テスト用メールを受信した際に付与したラベルを、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため、画面下部のテストボタンをクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値から添付ファイルを利用し、この後のステップでOCR機能を用いて文字の読み取りを行います。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されていますので、そのまま使用します。
※文字数によってタスク数が変わります。任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
【注意事項】
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
確認後、「次へ」をクリックします。
ファイルの添付方法
トリガーのステップでGmailから取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
今回はメールの添付ファイルからテキストを抽出しNotionにレコードとして追加します。そのため、デフォルトでは全文を抽出する設定になっています。
任意でカスタマイズすることも可能です。その場合は、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
使用するAI
使用する言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによって添付ファイルから読み取りされた情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を使用して、Notionへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
データベースID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、マイアプリ連携時に作成したデータベースを選択し、「次へ」をクリックします。
データベースの連携がうまくいかない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
追加するレコードの値
入力欄をクリックすると前のステップ（OCR機能で文字の読み取り）で取得した値が表示されるので、その中から対応する項目を各フィールドに割り当てましょう。
取得した値を活用することで、値が固定化されずに毎回最新の情報を反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ内容のレコードがNotionに追加されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でNotionにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Notionに追加されたレコードの情報が表示されます。
あわせてNotionの画面を開き、指定した内容でレコードが実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、Gmailで手書きのファイルを受信したタイミングで自動的にOCR処理が実行され、テキストが抽出されます。また、抽出されたデータはNotionにレコードとして追加されるようになります。
実際に手書きファイルをメールで受信し、OCRによってテキストが正しく読み取られ、Notionにレコードとして追加されるかを確認してみましょう。
OCR機能を活用することで、書類や画像データの内容を自動でテキスト化し、データベースや管理ツールへスムーズに反映できます。
Yoomには、OCRを使ったさまざまな業務を効率化できるテンプレートが用意されているので、ぜひご活用ください！
手書きの書類やメモを自動でデジタルテキスト化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力業務の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：走り書きや癖のある文字の読み取り精度は？
A：YoomのOCRはPDFや画像内の文字を高精度に抽出できますが、走り書きや癖のある手書き文字などの場合はファイルの状態によって精度が変動します。
特に、項目名が明確・値がユニーク・6500文字以内といった構造化された書類では精度が高い一方、崩れた筆跡・縦書き・複雑なレイアウトなどでは誤認識が起きることがあります。
手書き文書の正確な読み取りを重視する場合は、事前にテストを行うのがおすすめです。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
Q：読み取った内容に応じて処理を分岐できますか？（例：「至急」とあればSlackに通知するなど）
A：はい、可能です。以下の設定手順をご確認ください。
【設定手順】
※OCRで読み取りした内容に「至急」というキーワードが含まれる場合のみ、Slackに通知する方法
まず、分岐の設定を行いましょう。
フローボットで、OCRで文字を読み取りアクション下の＋ボタンをクリックし分岐設定を追加します。
分岐の設定方法はこちらもご確認ください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の設定を参考に、分岐条件としてOCRで読み取りした内容（今回は全文）に至急という値を含む場合に指定してください。
以上の設定により、OCRで読み取った内容に「至急」というキーワードが含まれる場合に分岐をするフローボットができました。
続いてSlackへの通知設定を進めます。
分岐「値を含む 至急」の下に続く＋ボタンをクリックしてください。
※Notionの「レコードを追加する」アクションはフローボットから削除しておきましょう。
アプリからSlackを検索し、クリックします。
Slackのアクション項目から用途に合わせた通知アクションを選択しましょう。
その後、設定を進めてください。
作成したフローボットは以下のとおりです。
このフローボットを起動させることにより、OCRで読み取りした内容に「至急」という特定キーワードが含まれる場合にのみSlackで通知を行う連携を実現できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらをご確認ください。
Q：OCR処理にかかる料金・タスク消費量は？
A：OCRで機能には複数のアクションがあり、実行内容や消費するタスク数が異なります。
それぞれのアクションと消費タスク数は「画像・PDFから文字を読み取る」アクションの設定画面から確認・選択が可能です。
OCRの設定方法については、こちらのヘルプページもご参照ください。
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