Gmailで手書きのファイルを受信したら、OCRでデジタル化しNotionにレコードを追加する

■概要

会議の議事録やアンケートなど、手書きの書類をメールで受け取る機会は多いものの、その内容を一つひとつ手作業でテキスト化し、転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Gmailで手書きファイルが添付されたメールを受信した際に、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Notionのデータベースへレコードを追加します。手書きテキストをデジタル化する一連のプロセスを自動化し、面倒な転記作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手書きの申込書やアンケートなどをGmailで受け取り、手作業でデータ化している方
• Notionを情報集約のハブとしており、手書き情報の転記作業に時間を要している方
• 手書きファイルの文字起こしプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、テキストの抽出からNotionへの登録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による文字の読み間違いやデータ転記時の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルからテキストデータを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のデータベースに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、読み取る書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかといった項目を任意で設定してください。
• Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、テキストデータを保存したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。