Googleフォームで手書きのファイルが送信されたら、OCRでデジタル化しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

手書きの申込書やアンケートなどを扱う際、その内容をデータ化する作業に手間を感じていませんか。
手作業によるデジタル化は、時間と労力がかかるだけでなく、転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに手書きファイルが送信されると、OCR機能が自動でテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに内容を追加するため、面倒なデータ化作業を自動化し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手書き書類のデジタル化に多くの時間を費やしている方
• Googleフォームで収集した手書きファイルをGoogle スプレッドシートへ手入力している方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 手書きファイルのデジタル化から転記までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• OCR機能で文字を抽出する際に、手書きファイル内のどの部分をどの項目として抽出するかを任意で設定してください
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。