Outlookで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録する

■概要

Outlookで受信する領収書の管理に手間を感じていませんか？添付ファイルを開いて内容を確認してNotionのデータベースに手入力する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された領収書をOCRで自動で読み取り、Notionへ登録できます。面倒な手作業から解放され、経費精算などの関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った領収書の処理を効率化したいと考えている経理担当者の方
• Notionを経費やプロジェクト管理に活用しており、手入力の手間をなくしたい方
• 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中する時間を確保したいビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで領収書メールを受信するたびに行っていた、内容の確認やNotionへの転記作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定して、フローを起動する条件を指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがあるメールのみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした領収書ファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えばメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、任意の条件を設定できます。
• OCR機能では、読み取ったテキストの中から「合計金額」や「発行日」など、特定の項目のみを抽出するように設定のカスタマイズが可能です。
• Notionにレコードを追加する際、データベースのどの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピングできます。OCRで抽出した日付や金額などを、対応するプロパティに紐づけてください。

■注意事項

• Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。