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「毎日の勤怠報告を手作業で集計するのが大変…」
「入力ミスや報告漏れがないか、常に気を配らないといけない…」
「勤怠データの確認や給与計算ソフトへの転記に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、日々の勤怠管理業務において、手作業による負担やヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールへの投稿やフォームへの入力、さらにはデータベースの更新といった様々なアクションをトリガーとして、勤怠情報をGoogle スプレッドシートなどの管理シートに自動で集約・記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なツールからの勤怠情報を自動で集積・管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
勤怠管理に関する日々の業務を自動化することで、入力作業の効率化やヒューマンエラーの削減が実現できます。
例えば、チャットツールへの勤怠報告を自動でGoogle スプレッドシートに記録したり、勤怠管理システムに入力されたデータを基に、給与計算用のデータを作成したりすることが可能です。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割くことができます。ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつかご紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに投稿された勤怠報告を、Google スプレッドシートの管理シートへ自動で記録する</span>ことができます。
手作業での転記漏れや入力ミスを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで収集した勤怠情報を、Notionなどのデータベースへ自動で整理・記録する</span>ことができます。
従業員からの申請内容を一元管理し、確認作業の負担を軽減できます。
<span class="mark-yellow">Airtableなどのデータベースサービスで管理している勤怠データを、Microsoft Excelの管理シートへ自動で転記・更新する</span>こともできます。
既存のMicrosoft Excelフォーマットを活かしつつ、データ入力の手間を大幅に削減しましょう！
それではここから代表的な例として、Slackに勤怠情報が投稿された際に、その内容をGoogle スプレッドシートの管理シートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Google スプレッドシート」と「Slack」のマイアプリ登録を行っていきます。
最初に「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録を行っていきます。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックします。
アプリの一覧が出てきたら、検索窓から「Google スプレッドシート」を検索します。
以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックして次に進んで下さい。
使用したいGoogleアカウントを選択します。パスワードを入力しましょう。
以下画面が出てきたら、右下の「次へ」をクリックです。
以上で「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録は完了です。
次は「Slack」のマイアプリ登録です。
Google スプレッドシート同様、左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。
アプリの一覧の検索窓から「Slack」を検索しましょう。
こちらの記事を参考にマイアプリ登録を行っていきます。
以下の画面が出てきたら、使用したいワークスペースのアドレスを入力します。
入力が終わったら、下部の「続行する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するワークスペースを確認後、一番下までスクロールして、「許可」ボタンをクリックです。
以上で「Slack」のマイアプリ登録は完了です！
ここからは「Slackに勤怠情報が投稿されたら、Google スプレッドシートの管理シートに自動追加する」のフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーです。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次は「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んでください。
続いて、API接続設定を行っていきます。
まずはトリガーの起動間隔を選びましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことのがおすすめですよ！
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は「5分」を選択しました。
チャンネルIDは候補から選択します。
テストを行う際は、テストボタンを押す前に指定したチャンネルに投稿を行ってテストしてくださいね！
テスト成功後、取得した値を確認してください。
この取得した値を使って、この先のフローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次は「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
ここではSlackの投稿をもとにデータを抽出する設定を行っていきます。
続いて、アクション設定を行います。
変換タイプを確認して、次に進んでください。
変換タイプを変更したい場合は「変更する」から選択しましょう。
ただし、勤怠情報をSlackに投稿するフローなので、文字数は今回指定した「3,500文字」のもので十分でしょう。
設定が完了したら、次に進んでください。
次に詳細の設定を行っていきます。
対象のテキストを指定します。
データを抽出したいテキストを指定します。
今回はSlackの本文を設定しますので、取得した値から選択しましょう。
次に抽出したい項目を入力しましょう。
ここで設定した内容をSlackの投稿から抽出してくれます。
以下を参考に設定してください。
この他に抽出したい内容があれば、ここに入力しましょう。
指示内容は、指定があれば入力してください。
例えば、指定範囲のみ抽出して欲しい場合などは入力しましょう。
シートに合わせて、設定してくださいね。
テストを行います。
テストが成功したら、取得した値も確認しましょう。
左側に値が表示できていれば、正しく値が取得されています！
「保存する」をクリックして、次に進んでください。
次に「レコードを追加する」をクリックしてください。
ここからは、ここまで取得した値をGoogle スプレッドシートに自動追加する設定を行っていきます。
今回はこちらのシートに追加していきます！
勤怠管理シートをまだ作成していない方は、以下を参考にGoogle スプレッドシートで作成してみてくださいね。
まずはデータベースの連携です。
連携するアカウント情報を確認してください。
実行アクションが「レコードを追加する」に設定されていることを確認して、下にスクロールしましょう。
次にスプレッドIDを指定します。
指定のGoogle スプレッドシート（勤怠管理シート）を候補から選択してください。
続いて、タブを指定していきます。
候補から、対象のシート（タブ）を選んでください。
次にテーブルの範囲を指定します。
シートの対象範囲を入力しましょう。
ここまでの設定が終わりましたら、次に進んで下さい。
次にデータベース操作の詳細設定を行っていきます。
追加するレコードの値を設定していきます。
指定した勤怠のGoogle スプレッドシートにレコードの値を追加する設定です。
先程取得した値を入力していきます。
まずは氏名の設定です。
取得した値の「テキストからデータを抽出する」から「氏名」を選択して入力してください。
出勤時間、退勤時間、本日の業務内容も氏名同様の方法で、取得した値のテキストからデータを抽出するの欄から設定してください。
それぞれ入力したのが、以下です。
「No」は、Google スプレッドシートで入力すればいいので空欄でOKです。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
対象のGoogle スプレッドシートに設定した値が追加されているか確認してみましょう！
設定した通りに追加されていればOKです！
以上で設定は終わりです！
「トリガーをON」をクリックして、自動化を開始してくださいね！
Googleドキュメントやメール内容をAIが抽出し、書類を作成したり、タスクを追加したりできます。
また、今月末のタスクをAIで抽出してデータベースに追加することも可能です！
勤怠管理業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた勤怠情報の収集、転記、集計といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、人事労務担当者や各部門の管理者は、日々の煩雑な作業から解放され、従業員のサポートや組織全体の生産性向上といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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