【ノーコードで実現】フォーム入力から契約書作成・送付を自動化する方法

フォーム回答をもとに契約書を作成し、チャットツールへ自動通知・送付する

フォームの回答をトリガーにして契約書を作成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で通知・送付します。
社内での確認依頼や関係者への迅速な情報共有が簡単になり、コミュニケーションロスを削減できるはずです！
特にリモートワーク環境下での契約業務を効率化したい場合に便利ですよ！

フォーム回答をもとに契約書を作成し、オンラインストレージへ自動格納する

フォームに入力された内容で契約書を自動生成し、BoxやDropboxなど、指定したオンラインストレージのフォルダへ自動で格納します。契約書を体系的に管理しやすくなり、後から検索する際も便利です。紙ベースでの保管や手動でのアップロード作業から解放され、ペーパーレス化の促進にもつながります。

フォーム回答から契約書を自動作成しメールで送付するフローを作ってみよう

ここでは例として、入力フォームへの回答内容をもとに契約書ファイルを自動で作成し、指定のGmailアドレスへ送付する自動化フローの作成手順を解説します。
専門知識は不要！画面の指示に従って設定を進めるだけで、面倒な契約書作成・送付プロセスを自動化できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• フォームのトリガー設定およびとGoogle スプレッドシートとGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.ログインをする
「Sing in with Google」を押してログインしてください。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインをする
「Sing in with Google」を押してログインしてください。

2.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：フォームトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

フォームトリガーの設定方法

3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。

プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!

ステップ4：Google スプレッドシートの書類発行設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.書類の連携
ここでは、雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。

まだ、Googleドキュメントの雛形を作成していない、または、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような内容で雛形を作成しました。
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。

次に、出来上がった契約書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回は下記赤枠のようなフォルダを作成しました。

GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を入力してください。

• スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されます。先ほど作成した、Googleドキュメントを作成してください。

• 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
  

• 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答の文字列を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。

今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。

ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!

ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。

ステップ5：Gmailの送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。
ページを下に進み、メール内容欄を入力していきましょう。
各入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。お好みで項目に合ったアウトプットを選択し、カスタマイズしてください。

今回は、下記のようなメッセージ内容で設定しました。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメッセージ内容が反映されていますので、内容に誤りがないか確認してください。

内容に問題がなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!
下記のように、設定した内容が反映されたメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

書類作成機能を活用した他の自動化例

Yoomの書類作成機能は、契約書だけでなく、見積書など様々な書類作成業務に応用できます。
ここでは、契約書作成やその関連業務をさらに効率化するためのテンプレート例をいくつかご紹介します。

まとめ

この記事では、入力フォームへの回答をきっかけに、契約書を自動で作成し、メールやチャット、ストレージへ送付・格納する方法について解説しました。
契約書の作成と送付は、ミスが許されない重要な業務ですが、手作業で行うと時間もかかり、ヒューマンエラーの可能性も否定できません。

今回ご紹介したような自動化の仕組みを取り入れることで、これらの課題を解決し、契約業務の効率向上が見込めます。
<span class="mark-yellow">フォームに入力された情報が自動で契約書に反映され、指定の方法で送付・格納されるようになれば、担当者は面倒な転記作業や送付作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになりますよ！</span>

Yoomのようなツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、様々なツールを連携させた自動化フローを簡単に構築できます。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐにでも契約書作成の自動化を始めることができますので、日々の業務が楽になるのを実感してください！

‍アカウント発行はこちらから！