フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Outlookに送付する

■概要

フォームへの回答内容を確認し、手作業で契約書を作成してメールで送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？
この定型業務は、人の手で情報を転記するため、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念も伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Google スプレッドシートの雛形から契約書を自動で発行し、Outlookでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容をもとにした契約書作成を手作業で行っている営業や法務担当者の方
• Google スプレッドシートとOutlookを活用し、契約書の送付業務を効率化したい方
• 手作業での書類作成や送付における、転記ミスや送付漏れを防ぎたい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から契約書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• フォームの回答内容が直接書類に反映されるので、手作業による転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、契約書の作成依頼フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを選択し、フォームの回答内容を反映した契約書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを選択し、発行した契約書を添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、このワークフローを起動させるきっかけとなる、契約書作成に関する任意のフォームを設定してください。
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、契約書の雛形となる書類や発行後の書類を格納するフォルダ、またフォームのどの項目を書類のどの部分に反映させるかを任意で設定します。
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレス（宛先）や件名、本文の内容を、フォームの回答内容などを活用しながら任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。