フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Gmailで送付する

■概要

フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、メールに添付して送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスや送付間違いなどのリスクも伴います。
このような定型業務に時間を取られ、本来集中すべきコア業務に注力できないと感じることはないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームに回答されるだけでGoogle スプレッドシートの雛形を基に契約書を自動作成し、Gmailで送付までを完結できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答を基に、手作業で契約書の作成や送付を行っている方
• Google スプレッドシートで作成した契約書を、Gmailで手動送付している方
• 契約書送付業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から契約書作成、メール送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることが可能になります。
• 手作業による情報の転記漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書作成に必要な情報を収集するフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した契約書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、契約書作成に必要な会社名や担当者名、住所などの情報を収集するための項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、契約書の雛形となるファイルや書類の発行先フォルダ、フォームの回答内容を反映させるための差し込みキーワードなどを任意で設定します。
• Gmailのアクションでは、メールの宛先やCC/BCC、件名、本文などを実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。