Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
- ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
- Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されるとホットプロファイルへ商談が自動で登録されるため、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、フォームの回答情報から該当企業を検索します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を登録」アクションを設定し、検索した会社情報とフォームの回答内容を基に商談を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルで「商談を登録」する際に、登録する内容は任意の値にカスタマイズが可能です。
- 例えば、商談名や担当者、金額などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を紐付けたり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。
■注意事項
「問い合わせフォームからリード情報を獲得したのに、ホットプロファイルへの商談登録が後回しになってしまう…」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるし、入力ミスが起きないかいつも心配…」
このように、ホットプロファイルへのデータ入力に手間やストレスを感じていませんか？
もし、Webフォームの回答内容をもとに、ホットプロファイルへ自動で商談情報を登録できる仕組みがあれば、入力の手間やミスを減らし、よりスピーディーな営業活動に繋げることができます！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、ホットプロファイルに商談情報を自動で登録する自動化テンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
- ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
- Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されるとホットプロファイルへ商談が自動で登録されるため、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、フォームの回答情報から該当企業を検索します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を登録」アクションを設定し、検索した会社情報とフォームの回答内容を基に商談を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルで「商談を登録」する際に、登録する内容は任意の値にカスタマイズが可能です。
- 例えば、商談名や担当者、金額などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を紐付けたり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。
■注意事項
Googleフォームの回答からホットプロファイルに商談を自動で登録するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにホットプロファイルに商談情報を自動で登録するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定を行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／ホットプロファイル
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームとホットプロファイルのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とホットプロファイルのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
- ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
- Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されるとホットプロファイルへ商談が自動で登録されるため、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、フォームの回答情報から該当企業を検索します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を登録」アクションを設定し、検索した会社情報とフォームの回答内容を基に商談を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルで「商談を登録」する際に、登録する内容は任意の値にカスタマイズが可能です。
- 例えば、商談名や担当者、金額などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を紐付けたり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。
■注意事項
前準備：Googleフォームを作成する
フローを作成する前に、テスト用のGoogleフォームを用意しましょう。
すでに作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回は例として、以下のGoogleフォームを用意しました。
ステップ1：Googleフォームとホットプロファイルのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Googleフォームの場合
検索窓に「Googleフォーム」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
上記のGoogle スプレッドシートの連携手順と同様に連携を進めてください。
アクセス権の確認画面が開いたら、すべての権限を許可してログインしてください。
「このアプリはGoogleで確認されていません」といった文言が出る場合、「詳細」から続行できます。
ホットプロファイルの場合
検索窓に「ホットプロファイル」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ホットプロファイルにログインして、アクセストークンとドメインを取得します。
画面右上の歯車アイコンをクリックし、「ユーザー管理」を選択してください。
連携するユーザーを選び、「外部サービス連携」欄に表示されているAPIキーをコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
続いて、ホットプロファイルのURLからドメインを取得します。
「https://」の後にある「〇〇.〇〇.com」の部分をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
Yoomの新規登録画面で任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに自動でホットプロファイルに商談情報を自動で登録するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
- ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
- Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されるとホットプロファイルへ商談が自動で登録されるため、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、フォームの回答情報から該当企業を検索します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を登録」アクションを設定し、検索した会社情報とフォームの回答内容を基に商談を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルで「商談を登録」する際に、登録する内容は任意の値にカスタマイズが可能です。
- 例えば、商談名や担当者、金額などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を紐付けたり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。
■注意事項
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
テンプレートを開いたら、最初に表示される「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、フォームIDを設定します。
フォームIDは、連携するGoogleフォームの編集画面のURLから取得します。
入力欄の下にある補足説明を参考に、URL内のフォームID（画像の黒塗り部分）をコピーして貼り付けてください。
ここで、事前に作成したフォームからテスト回答を送信しておきます！
準備が整ったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
今回の例では、取得した値にフォームの回答内容が表示されていません。
そのため、手動で追加する必要があります。
詳しい手順は、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法をご参照ください。
ここでは例として、会社名を追加してみましょう。
まず、「＋取得する値を追加」をクリックしてください。
以下の画面が開いたら、追加したい値の「＋」をクリックします。
右側に選んだ値が表示されるので、追加しましょう。
取得した値に項目が追加されたら、項目の右側にある鉛筆アイコンをクリックします。
項目名をわかりやすい名前に変更して、保存しましょう。
必要に応じて詳細設定を行い、完了して次のステップに進みます。
ステップ4：ホットプロファイルで会社を検索する設定
このステップでは、Googleフォームに送信された会社の情報をホットプロファイルで検索する設定を行います。
フロー内の「会社を検索」をクリックしてください。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「会社を検索」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
設定内容を確認して、次へ進みます！
次は、API接続設定です。
検索条件は、あらかじめ以下のように設定されています。
- 検索項目：会社名
- 値：会社名（フォームに回答が送信されたら）
追加で条件を指定したい場合は、「＋ 検索条件を追加」から設定できます。
条件を設定したら、テストを実行しましょう！
以下のようなエラーが発生した場合、マイアプリ連携で設定したドメインに誤りがある可能性があります。
特に、「.jp」や「.com」などのトップレベルドメインまで入力できていないケースが多いです。
その場合は、以下の方法をお試しください。
- マイアプリからホットプロファイルを削除し、再度連携してドメインを修正する
- 連携アカウントを追加し、正しいドメインを入力する
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックして次のステップへ進みましょう！
ステップ5：ホットプロファイルに商談を登録する設定
このステップでは、Googleフォームから取得した商談情報をホットプロファイルに登録する設定を行います。
フロー内の「商談を登録」をクリックしてください。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「商談を登録」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
設定内容を確認して、次へ進みます。
次に、商談情報の登録内容を設定します。
登録が必須の項目は、以下の3つです。
会社IDと商談名には、それぞれあらかじめ取得した値が入力されています。
商談ステージIDは入力欄をクリックし、表示された候補から選択してください。
Googleフォームに商談ステージIDを追加しておけば、その値を利用することも可能です。
このように取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
その他の項目は、各入力欄の下にある補足説明を参考にしながら、必要に応じて入力してください。
設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ホットプロファイルを開き、新しく商談が作成されているか確認します。
Googleフォームから取得した情報が反映されていれば、成功です！
必要に応じて、詳細設定を行い、保存しましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ6：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際に動作するかを確認してみましょう！
ホットプロファイルを使った自動化例
リードや報告管理が作成・更新されると、別システムへ自動でデータを複製したり、広告効果測定のためのイベントを送信します。
また、取引先ごとのファイルを自動作成したり、活動内容をチームへ迅速に通知します。
外部の集客・管理ツールやオンライン会議ツールの情報も自動で取り込めるため、データの一元管理と組織全体の連携強化が実現します。
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を、手作業でホットプロファイルに登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されると、自動でホットプロファイルにリード情報が登録され、手作業による手間やミスを解消し、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）とホットプロファイルでリード管理を行っているマーケティング担当者の方
- リード情報の転記作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 広告で獲得したリードへの迅速なフォローアップ体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でリードが送信されると自動でホットプロファイルに登録されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを登録」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Meta広告（Facebook）のトリガー設定では、リード情報を取得したい特定の広告アカウントやフォームを任意で選択することが可能です。
■注意事項
- Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者
・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方
2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。
[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
管理している取引先が増えるたびに、関連資料を保管するためのフォルダを手動で作成していませんか？
こうした作業は単純ですが件数が増えると手間がかかるうえ、フォルダ名の入力ミスといった懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
フォルダ管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとOneDriveで取引先情報を管理している営業担当者の方
- 取引先ごとの資料管理を効率化し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルに取引先を登録するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した会社名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるドライブと親フォルダを指定してください。
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したホットプロファイルの会社名などを設定することで、動的に命名することが可能です。
■注意事項
- ホットプロファイルとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Zoho CRMにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとZoho CRMの両方を利用し、リード管理を手作業で行っている方
- ホットプロファイルからZoho CRMへのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、リード情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリード情報が追加されると、自動でZoho CRMへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMで見込み客を作成する際に、どの項目にどの情報を登録するかを任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した会社名や担当者名、メールアドレスなどの情報を、Zoho CRMの対応する項目にそれぞれ紐付けることで、正確なデータ連携が実現します
■注意事項
- ホットプロファイル、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが登録されたら、MetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得したリード情報を、広告効果測定のためにMetaコンバージョンAPIへ都度手作業で反映するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるタイムラグや入力ミスは、正確な広告効果測定の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへのリード登録をトリガーに、MetaコンバージョンAPIへコンバージョンイベントを自動で送信し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとMeta広告を併用し、手作業でのコンバージョン連携に手間を感じている方
- 広告の費用対効果をより正確に測定し、マーケティング施策を最適化したいと考えている方
- リード獲得後のデータ連携プロセスを自動化し、ヒューマンエラーのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリードが登録されると、自動でMetaコンバージョンAPIにイベントが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるイベントの送信漏れや、データの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、広告効果測定の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMetaコンバージョンAPIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMetaコンバージョンAPIを選択し、「コンバージョンイベントを送信」のアクションを設定します。この際、トリガーで取得したリード情報を連携するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- MetaコンバージョンAPIの「コンバージョンイベントを送信」アクションでは、送信するイベントの内容を任意で設定できます。ホットプロファイルから取得したリード情報を変数として活用し、より詳細なイベントデータを送信するようカスタムしてください。
■注意事項
- ホットプロファイル、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になった後、Backlogで関連部署へのタスク発行を手作業で行っていませんか？
この連携作業は、対応漏れや情報伝達のミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで商談が受注になったことをトリガーに、Backlogへ自動で課題が登録されるため、こうした連携業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとBacklogを併用し、受注後のタスク依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 営業部門から制作・開発部門への案件引き継ぎを円滑にし、抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 部門間の手作業による連携業務を自動化し、生産性の向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルの商談ステータス更新に連動してBacklogに課題が自動作成されるため、これまでタスク登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、課題の登録漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスが「受注」になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、ホットプロファイルの商談情報をもとに課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、「受注」ステータス以外にも、特定の営業フェーズに更新された場合にフローが起動するよう任意で設定を変更できます。
- Backlogで課題を追加する際に、登録先のプロジェクトIDや課題の件名、種別ID、優先度などを自由にカスタマイズしてください。
- 課題の詳細欄には、ホットプロファイルから取得した商談情報や顧客情報などを変数として埋め込むことで、必要な情報を自動で記載できます。
■注意事項
- ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで特定のデータソースにページが作成されたら、ホットプロファイルに会社を登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客情報などを、営業支援ツールであるホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Notionの特定データソースにページが作成されると、その情報を基にホットプロファイルへ自動で会社情報を登録します。ホットプロファイルのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとホットプロファイルの両方を利用し、二重入力の手間をなくしたい方
- ホットプロファイルのAPIを活用したデータ連携を、手軽に自動化したいと考えている方
- 顧客情報の登録ミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい営業・マーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加だけで自動的にホットプロファイルへ会社情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- APIを介した自動連携により、手作業での転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションで変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、ホットプロファイルに登録する形式にデータを整えます。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を登録」アクションを設定し、加工したデータを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルへ会社情報を登録する際、各項目に登録する内容は柔軟にカスタマイズが可能です。Notionから取得した情報を変数として設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることができます。
■注意事項
- Notion、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで会社が更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理している会社情報が更新された際、関係部署への共有を手作業で行っていませんか？重要な更新の見逃しや通知の遅延は、ビジネス機会の損失に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで会社情報が更新されたタイミングをトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、スムーズな情報共有を実現し、手作業による手間や共有漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルの会社情報更新を、迅速にチームに通知したい方
- 手作業による更新情報の共有に手間を感じ、自動化したいと考えている営業担当者の方
- Slackを活用して、ホットプロファイルの重要な変更を見逃さない体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルの会社情報が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、手作業での共有にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動での伝達による通知漏れや共有の遅れといったミスを防ぎ、重要な会社情報の更新を確実に関係者へ届けられるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定することが可能です。例えば、営業チーム全体や特定プロジェクトのチャンネルなど、用途に応じた通知先に設定できます。
- 通知するメッセージの本文は自由にカスタマイズできます。固定のテキストはもちろん、トリガーで取得したホットプロファイルの更新情報（会社名や担当者名など）を変数として本文に埋め込むことで、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
- ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
- 報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルで報告が作成されると、自動でメール通知とシートへの記録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を削減できます
- 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告内容の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「報告管理が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、報告があったことを上長などの関係者に通知します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、報告内容をスプレッドシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した報告内容などの情報を、メール本文に含めることも可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ホットプロファイルへの商談登録を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を大幅に削減し、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリード獲得後すぐにアプローチを開始でき、本来注力すべき商談活動や顧客との関係構築に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：既存の会社がない場合、新規登録もできますか？
A：はい、できます。
「会社を登録」アクションを追加してください。
今回ご紹介したフローをカスタマイズする場合の手順は、以下の通りです。
- 「商談を登録」アクションを削除
- 「会社を検索」アクションの後に「分岐する」オペレーションを追加（条件：会社IDが空である）
- 条件が「取得した値が空」の場合、「会社を登録」アクションと「商談を登録」アクションを追加
- 条件が「その他」の場合、「商談を登録」アクションを追加
Q：Googleフォーム以外のフォームでも連携可能ですか？
A：はい、可能です。
Googleフォームのトリガーアクションを削除し、TypeformやJotformなど普段お使いのツールをトリガーとして設定してください。
Q：商談ではなく、まずリードとして登録できますか？
A：はい、可能です。
「商談を登録」アクションを削除し、「リードを登録」アクションを追加して設定してください。
Yoomとホットプロファイルの連携で実行可能なアクションやテンプレート例は、下記をご確認ください。
