Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
・ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
・Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「問い合わせフォームからリード情報を獲得したのに、ホットプロファイルへの商談登録が後回しになってしまう…」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるし、入力ミスが起きないかいつも心配…」
このように、ホットプロファイルへのデータ入力に手間やストレスを感じていませんか？
もし、Webフォームの回答内容をもとに、ホットプロファイルへ自動で商談情報を登録できる仕組みがあれば、入力の手間やミスを減らし、よりスピーディーな営業活動に繋げることができます！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、ホットプロファイルに商談情報を自動で登録する自動化テンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
・ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
・Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答からホットプロファイルに商談を自動で登録するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにホットプロファイルに商談情報を自動で登録するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定を行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／ホットプロファイル
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームとホットプロファイルのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とホットプロファイルのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
・ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
・Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
前準備：Googleフォームを作成する
フローを作成する前に、テスト用のGoogleフォームを用意しましょう。
すでに作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回は例として、以下のGoogleフォームを用意しました。
ステップ1：Googleフォームとホットプロファイルのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Googleフォームの場合
検索窓に「Googleフォーム」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
上記のGoogle スプレッドシートの連携手順と同様に連携を進めてください。
アクセス権の確認画面が開いたら、すべての権限を許可してログインしてください。
「このアプリはGoogleで確認されていません」といった文言が出る場合、「詳細」から続行できます。
ホットプロファイルの場合
検索窓に「ホットプロファイル」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ホットプロファイルにログインして、アクセストークンとドメインを取得します。
画面右上の歯車アイコンをクリックし、「ユーザー管理」を選択してください。
連携するユーザーを選び、「外部サービス連携」欄に表示されているAPIキーをコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
続いて、ホットプロファイルのURLからドメインを取得します。
「https://」の後にある「〇〇.〇〇.com」の部分をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
Yoomの新規登録画面で任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに自動でホットプロファイルに商談情報を自動で登録するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
・ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
・Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
テンプレートを開いたら、最初に表示される「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、フォームIDを設定します。
フォームIDは、連携するGoogleフォームの編集画面のURLから取得します。
入力欄の下にある補足説明を参考に、URL内のフォームID（画像の黒塗り部分）をコピーして貼り付けてください。
ここで、事前に作成したフォームからテスト回答を送信しておきます！
準備が整ったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
今回の例では、取得した値にフォームの回答内容が表示されていません。
そのため、手動で追加する必要があります。
詳しい手順は、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法をご参照ください。
ここでは例として、会社名を追加してみましょう。
まず、「＋取得する値を追加」をクリックしてください。
以下の画面が開いたら、追加したい値の「＋」をクリックします。
右側に選んだ値が表示されるので、追加しましょう。
取得した値に項目が追加されたら、項目の右側にある鉛筆アイコンをクリックします。
項目名をわかりやすい名前に変更して、保存しましょう。
必要に応じて詳細設定を行い、完了して次のステップに進みます。
ステップ4：ホットプロファイルで会社を検索する設定
このステップでは、Googleフォームに送信された会社の情報をホットプロファイルで検索する設定を行います。
フロー内の「会社を検索」をクリックしてください。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「会社を検索」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
設定内容を確認して、次へ進みます！
次は、API接続設定です。
検索条件は、あらかじめ以下のように設定されています。
- 検索項目：会社名
- 値：会社名（フォームに回答が送信されたら）
追加で条件を指定したい場合は、「＋ 検索条件を追加」から設定できます。
条件を設定したら、テストを実行しましょう！
以下のようなエラーが発生した場合、マイアプリ連携で設定したドメインに誤りがある可能性があります。
特に、「.jp」や「.com」などのトップレベルドメインまで入力できていないケースが多いです。
その場合は、以下の方法をお試しください。
- マイアプリからホットプロファイルを削除し、再度連携してドメインを修正する
- 連携アカウントを追加し、正しいドメインを入力する
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックして次のステップへ進みましょう！
ステップ5：ホットプロファイルに商談を登録する設定
このステップでは、Googleフォームから取得した商談情報をホットプロファイルに登録する設定を行います。
フロー内の「商談を登録」をクリックしてください。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「商談を登録」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
設定内容を確認して、次へ進みます。
次に、商談情報の登録内容を設定します。
登録が必須の項目は、以下の3つです。
会社IDと商談名には、それぞれあらかじめ取得した値が入力されています。
商談ステージIDは入力欄をクリックし、表示された候補から選択してください。
Googleフォームに商談ステージIDを追加しておけば、その値を利用することも可能です。
このように取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
その他の項目は、各入力欄の下にある補足説明を参考にしながら、必要に応じて入力してください。
設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ホットプロファイルを開き、新しく商談が作成されているか確認します。
Googleフォームから取得した情報が反映されていれば、成功です！
必要に応じて、詳細設定を行い、保存しましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ6：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際に動作するかを確認してみましょう！
ホットプロファイルを使った自動化例
リードや報告管理が作成・更新されると、別システムへ自動でデータを複製したり、広告効果測定のためのイベントを送信します。
また、取引先ごとのファイルを自動作成したり、活動内容をチームへ迅速に通知します。
外部の集客・管理ツールやオンライン会議ツールの情報も自動で取り込めるため、データの一元管理と組織全体の連携強化が実現します。
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を利用している方
・Meta広告（Facebook）を活用してリードの収集を効率化している方
・Meta広告（Facebook）で広告の出稿を行うマーケティング担当者
2.営業活動でホットプロファイルを活用している方
・企業の営業担当者の方
・Meta広告（Facebook）で収集したリード情報の登録作業に時間がかかっている方
■注意事項
・ Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Notionで特定のデータベースにページが作成されたら、ホットプロファイルに会社を登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客情報などを、営業支援ツールであるホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Notionの特定データベースにページが作成されると、その情報を基にホットプロファイルへ自動で会社情報を登録します。
ホットプロファイルのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionとホットプロファイルの両方を利用し、二重入力の手間をなくしたい方
・ホットプロファイルのAPIを活用したデータ連携を、手軽に自動化したいと考えている方
・顧客情報の登録ミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい営業・マーケティング担当者の方
■注意事項
・Notion、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Zoho CRMにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとZoho CRMの両方を利用し、リード管理を手作業で行っている方
・ホットプロファイルからZoho CRMへのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、リード情報の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・ホットプロファイル、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが登録されたら、MetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでリードが登録されたら、MetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルでリード管理を行っている方
・名刺や問い合わせ情報を元にリードの登録や更新を行っている方
・リード情報を他のツールに手動で連携して活用している方
2.MetaコンバージョンAPIを利用している方
・Meta広告の最適化を行っている方
・ホットプロファイルと連携してコンバージョンイベントの送信を効率化したい方
■注意事項
・ホットプロファイル、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルで商談の管理を行っている方
・顧客との商談をホットプロファイルで管理し商談ステージに応じて対応を進めている方
・商談の情報を他のタスク管理ツールに手動で連携している方
2.Backlogを業務で利用している方
・プロジェクト全体のタスク管理を行っているマネージャー層の方
・ホットプロファイルで特定のステージになった商談を自動でBacklogに追加したい方
■注意事項
・ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで会社が更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理している会社情報が更新された際、関係部署への共有を手作業で行っていませんか？
重要な更新の見逃しや通知の遅延は、ビジネス機会の損失に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで会社情報が更新されたタイミングをトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、スムーズな情報共有を実現し、手作業による手間や共有漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルの会社情報更新を、迅速にチームに通知したい方
・手作業による更新情報の共有に手間を感じ、自動化したいと考えている営業担当者の方
・Slackを活用して、ホットプロファイルの重要な変更を見逃さない体制を構築したい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
・ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
・報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ホットプロファイルへの商談登録を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を大幅に削減し、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリード獲得後すぐにアプローチを開始でき、本来注力すべき商談活動や顧客との関係構築に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：既存の会社がない場合、新規登録もできますか？
A：はい、できます。
「会社を登録」アクションを追加してください。
今回ご紹介したフローをカスタマイズする場合の手順は、以下の通りです。
- 「商談を登録」アクションを削除
- 「会社を検索」アクションの後に「分岐する」オペレーションを追加（条件：会社IDが空である）
- 条件が「取得した値が空」の場合、「会社を登録」アクションと「商談を登録」アクションを追加
- 条件が「その他」の場合、「商談を登録」アクションを追加
Q：Googleフォーム以外のフォームでも連携可能ですか？
A：はい、可能です。
Googleフォームのトリガーアクションを削除し、TypeformやJotformなど普段お使いのツールをトリガーとして設定してください。
Q：商談ではなく、まずリードとして登録できますか？
A：はい、可能です。
「商談を登録」アクションを削除し、「リードを登録」アクションを追加して設定してください。
Yoomとホットプロファイルの連携で実行可能なアクションやテンプレート例は、下記をご確認ください。
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