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「問い合わせフォームからリード情報を獲得したのに、ホットプロファイルへの商談登録が後回しになってしまう…」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるし、入力ミスが起きないかいつも心配…」
このように、ホットプロファイルへのデータ入力に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Webフォームの回答内容をもとに、ホットプロファイルへ自動で商談情報を登録できる仕組み</span>があれば、入力の手間やミスを減らし、よりスピーディーな営業活動に繋げることができます！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">ホットプロファイルに商談情報を自動で登録する自動化テンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにホットプロファイルに商談情報を自動で登録するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定を行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／ホットプロファイル
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、テスト用のGoogleフォームを用意しましょう。
すでに作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回は例として、以下のGoogleフォームを用意しました。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
検索窓に「Googleフォーム」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
上記のGoogle スプレッドシートの連携手順と同様に連携を進めてください。
アクセス権の確認画面が開いたら、すべての権限を許可してログインしてください。
「このアプリはGoogleで確認されていません」といった文言が出る場合、「詳細」から続行できます。
検索窓に「ホットプロファイル」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ホットプロファイルにログインして、アクセストークンとドメインを取得します。
画面右上の歯車アイコンをクリックし、「ユーザー管理」を選択してください。
連携するユーザーを選び、「外部サービス連携」欄に表示されているAPIキーをコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
続いて、ホットプロファイルのURLからドメインを取得します。
「https://」の後にある「〇〇.〇〇.com」の部分をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
Yoomの新規登録画面で任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからは、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに自動でホットプロファイルに商談情報を自動で登録するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、フォームIDを設定します。
フォームIDは、連携するGoogleフォームの編集画面のURLから取得します。
入力欄の下にある補足説明を参考に、URL内のフォームID（画像の黒塗り部分）をコピーして貼り付けてください。
ここで、事前に作成したフォームからテスト回答を送信しておきます！
準備が整ったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
今回の例では、取得した値にフォームの回答内容が表示されていません。
そのため、手動で追加する必要があります。
詳しい手順は、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法をご参照ください。
ここでは例として、会社名を追加してみましょう。
まず、「＋取得する値を追加」をクリックしてください。
以下の画面が開いたら、追加したい値の「＋」をクリックします。
右側に選んだ値が表示されるので、追加しましょう。
取得した値に項目が追加されたら、項目の右側にある鉛筆アイコンをクリックします。
項目名をわかりやすい名前に変更して、保存しましょう。
必要に応じて詳細設定を行い、完了して次のステップに進みます。
このステップでは、Googleフォームに送信された会社の情報をホットプロファイルで検索する設定を行います。
フロー内の「会社を検索」をクリックしてください。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認して、次へ進みます！
次は、API接続設定です。
検索条件は、あらかじめ以下のように設定されています。
追加で条件を指定したい場合は、「＋ 検索条件を追加」から設定できます。
条件を設定したら、テストを実行しましょう！
以下のようなエラーが発生した場合、マイアプリ連携で設定したドメインに誤りがある可能性があります。
特に、「.jp」や「.com」などのトップレベルドメインまで入力できていないケースが多いです。
その場合は、以下の方法をお試しください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックして次のステップへ進みましょう！
このステップでは、Googleフォームから取得した商談情報をホットプロファイルに登録する設定を行います。
フロー内の「商談を登録」をクリックしてください。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認して、次へ進みます。
次に、商談情報の登録内容を設定します。
登録が必須の項目は、以下の3つです。
会社IDと商談名には、それぞれあらかじめ取得した値が入力されています。
商談ステージIDは入力欄をクリックし、表示された候補から選択してください。
Googleフォームに商談ステージIDを追加しておけば、その値を利用することも可能です。
このように取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
その他の項目は、各入力欄の下にある補足説明を参考にしながら、必要に応じて入力してください。
設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ホットプロファイルを開き、新しく商談が作成されているか確認します。
Googleフォームから取得した情報が反映されていれば、成功です！
必要に応じて、詳細設定を行い、保存しましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際に動作するかを確認してみましょう！
リードや報告管理が作成・更新されると、別システムへ自動でデータを複製したり、広告効果測定のためのイベントを送信します。
また、取引先ごとのファイルを自動作成したり、活動内容をチームへ迅速に通知します。
外部の集客・管理ツールやオンライン会議ツールの情報も自動で取り込めるため、データの一元管理と組織全体の連携強化が実現します。
ホットプロファイルへの商談登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を大幅に削減し、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者はリード獲得後すぐにアプローチを開始でき、本来注力すべき商談活動や顧客との関係構築に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：既存の会社がない場合、新規登録もできますか？
A：はい、できます。
「会社を登録」アクションを追加してください。
今回ご紹介したフローをカスタマイズする場合の手順は、以下の通りです。
Q：Googleフォーム以外のフォームでも連携可能ですか？
A：はい、可能です。
Googleフォームのトリガーアクションを削除し、TypeformやJotformなど普段お使いのツールをトリガーとして設定してください。
Q：商談ではなく、まずリードとして登録できますか？
A：はい、可能です。
「商談を登録」アクションを削除し、「リードを登録」アクションを追加して設定してください。
Yoomとホットプロファイルの連携で実行可能なアクションやテンプレート例は、下記をご確認ください。
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