ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する

■概要

ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
• ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
• 報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ホットプロファイルで報告が作成されると、自動でメール通知とシートへの記録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を削減できます
• 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告内容の正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「報告管理が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、報告があったことを上長などの関係者に通知します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、報告内容をスプレッドシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した報告内容などの情報を、メール本文に含めることも可能です
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。