.png)
・
「このメール、誰か代わりに返信してくれないかな…」
そんなふうに思うことありますよね…？日々届く問い合わせメール。すぐに返したい気持ちはあっても、手が離せなかったり、文章を考えるのに時間がかかったり…。気づけば返信が遅れてしまうことも少なくないはずです。そんな課題を解決してくれるのが、AIを利用したメールの自動返信です。たとえば、Gmailで受け取った問い合わせに対して、AIが内容を読み取り、自動で返信文を生成してそのまま送信するフローを作成することができます。また、AIが作成した返信内容をMicrosoft Teamsなどのチャットに自動で通知して、チームでの対応状況を共有したり、Asanaなどのタスク管理ツールに記録して対応漏れを防ぐことも可能です。
この記事では、「AIを活用してメール対応を自動化する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。メール返信に悩みのある方はぜひ最後までチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールでのお問い合わせに対しAIで顧客対応の文章を生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用してメール対応業務を効率化する具体的な自動化フローを3つの連携パターンでご紹介します。
これらのパターンを活用することで、問い合わせへの迅速な一次対応や、対応内容のチーム共有、タスク化などを自動で行えるようになり、顧客満足度の向上と業務負担の軽減が実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールに届いたお問い合わせ内容をAIが解析し、適切な返信文を自動で生成してそのままメールで返信する</span>ことで、一次対応の速度を大幅に向上させ、担当者の負担を軽減しながら顧客満足度を高めることができます。
<span class="mark-yellow">OutlookなどのメールツールでAIが生成した顧客対応のメール文章を、Microsoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことで、対応状況の共有がスムーズになり、チーム全体での情報連携を強化し、対応漏れや重複対応を防ぐのに役立ちます。
<span class="mark-yellow">Zoho MailなどのメールツールでAIが生成した顧客対応のメール文章を、Asanaなどのタスク管理ツールに自動でタスクとして追加する</span>ことで、対応履歴の管理やフォローアップの抜け漏れを防ぎ、より組織的かつ効率的な顧客対応体制を構築できます。
それではここから代表的な例として、Gmailに届いたお問い合わせに対し、AIが顧客対応の文章を自動で生成し、返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧にGmailのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて変更してください。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
※赤枠のラベルを作成しました。また、今回は以下のメールを受信した想定で進めていきます。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールします。
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
「本文」の設定では、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定しましょう！
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
以上が【Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する】方法でした！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
テキスト生成機能を活用することで、様々な業務の自動化が可能になります。
OutlookやGmailで受信した問い合わせ内容をAIが自動で解析し、最適な返信文を生成して自動返信することができます。GoogleフォームやJotformなどのフォームツールと連携すれば、フォーム経由の問い合わせにも即座に対応でき、Zoho Mailを通じて自動返信を行う仕組みも構築可能です。
この記事では、「Gmailで受信した問い合わせにAIが自動返信する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Gmailに届いた内容をAIが自動で解析し、返信文を生成して送信することで、返信作業にかかる時間を削減できるだけでなく、対応のスピード向上やヒューマンエラーの防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した自動返信フロー以外にも、さまざまな業務を効率化できるテンプレートが豊富にそろっています。</span>フォーム経由の問い合わせ対応や、通知・タスク管理との連携など、業務内容に合わせた自動化が簡単に実現できるのも魅力です。
「問い合わせ対応に時間を取られてしまう」「すぐに返信したいけれど手が回らない」とお悩みの方は、Yoomのテンプレートを活用した業務自動化をぜひ試してみてください。
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
.png)
.webp)
.webp)