Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する
試してみる
■概要
「Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する」ワークフローは、メール対応の自動化を実現します。
受信したお問い合わせ内容に応じて、AIが返信文を作成するため、対応時間の短縮が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日常的にお問い合わせ対応を行っている方
・お客様対応の文章作成に毎回多くの時間や手間をかけている方
・顧客からのお問い合わせに、できるだけ迅速に返信したいと考えている方
・問い合わせが増えた際に、対応の質を維持しながら効率化したい方
・AIによる文書自動生成に興味があり、業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「このメール、誰か代わりに返信してくれないかな…」
そんなふうに思うことありますよね…？日々届く問い合わせメール。すぐに返したい気持ちはあっても、手が離せなかったり、文章を考えるのに時間がかかったり…。気づけば返信が遅れてしまうことも少なくないはずです。そんな課題を解決してくれるのが、AIを利用したメールの自動返信です。たとえば、Gmailで受け取った問い合わせに対して、AIが内容を読み取り、自動で返信文を生成してそのまま送信するフローを作成することができます。また、AIが作成した返信内容をMicrosoft Teamsなどのチャットに自動で通知して、チームでの対応状況を共有したり、Asanaなどのタスク管理ツールに記録して対応漏れを防ぐことも可能です。
この記事では、「AIを活用してメール対応を自動化する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。メール返信に悩みのある方はぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールでのお問い合わせに対しAIで顧客対応の文章を生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する
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■概要
「Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する」ワークフローは、メール対応の自動化を実現します。
受信したお問い合わせ内容に応じて、AIが返信文を作成するため、対応時間の短縮が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日常的にお問い合わせ対応を行っている方
・お客様対応の文章作成に毎回多くの時間や手間をかけている方
・顧客からのお問い合わせに、できるだけ迅速に返信したいと考えている方
・問い合わせが増えた際に、対応の質を維持しながら効率化したい方
・AIによる文書自動生成に興味があり、業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIでメール対応を自動化する3つの連携パターン
AIを活用してメール対応業務を効率化する具体的な自動化フローを3つの連携パターンでご紹介します。
これらのパターンを活用することで、問い合わせへの迅速な一次対応や、対応内容のチーム共有、タスク化などを自動で行えるようになり、顧客満足度の向上と業務負担の軽減が実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツール内でAIが自動返信するパターン
Gmailなどのメールツールに届いたお問い合わせ内容をAIが解析し、適切な返信文を自動で生成してそのままメールで返信することで、一次対応の速度を大幅に向上させ、担当者の負担を軽減しながら顧客満足度を高めることができます。
Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する
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■概要
「Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する」ワークフローは、メール対応の自動化を実現します。
受信したお問い合わせ内容に応じて、AIが返信文を作成するため、対応時間の短縮が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日常的にお問い合わせ対応を行っている方
・お客様対応の文章作成に毎回多くの時間や手間をかけている方
・顧客からのお問い合わせに、できるだけ迅速に返信したいと考えている方
・問い合わせが増えた際に、対応の質を維持しながら効率化したい方
・AIによる文書自動生成に興味があり、業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIによるメール対応結果をチャットツールに通知するパターン
OutlookなどのメールツールでAIが生成した顧客対応のメール文章を、Microsoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知することで、対応状況の共有がスムーズになり、チーム全体での情報連携を強化し、対応漏れや重複対応を防ぐのに役立ちます。
Outlookでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応のメール文章を生成してMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
「Outlookでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応のメール文章を生成してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、メール対応業務を効率化するための自動化フローです。
このワークフローを活用することで、Outlookに届いたお問い合わせメールをAIが自動的に解析し、適切な返信文を生成します。
さらに、チーム内での情報共有のためにMicrosoft Teamsに通知することで、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを主要な問い合わせ窓口として利用しているカスタマーサポート担当者
・メール対応の効率化を図りたい中小企業の事務担当者
・チーム内でのスムーズな情報共有を重視するマネージャー
・AIを活用して業務自動化を推進したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIによるメール対応内容をタスク管理ツールに記録するパターン
Zoho MailなどのメールツールでAIが生成した顧客対応のメール文章を、Asanaなどのタスク管理ツールに自動でタスクとして追加することで、対応履歴の管理やフォローアップの抜け漏れを防ぎ、より組織的かつ効率的な顧客対応体制を構築できます。
Zoho Mailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応のメール文章を生成してAsanaに追加する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受け取ったお問い合わせへの対応、特に返信文面の作成からAsanaへのタスク登録までを手作業で行っていませんか？
こうした一連の作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れやタスクの登録ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho MailとAsanaの連携を自動化し、お問い合わせ受信をトリガーにAIが返信文案を生成、Asanaにタスクを自動で追加するため、顧客対応の初動を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受けたお問い合わせをAsanaで管理しており、連携作業に手間を感じている方
・顧客対応の品質を保ちつつ、返信文作成やタスク登録の時間を短縮したいと考えている方
・AIを活用して問い合わせ対応の初動を自動化し、業務効率を改善したい担当者の方
■注意事項
・Zoho Mail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したお問い合わせにAIが自動返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailに届いたお問い合わせに対し、AIが顧客対応の文章を自動で生成し、返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定・AIのアクション設定・Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する
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■概要
「Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する」ワークフローは、メール対応の自動化を実現します。
受信したお問い合わせ内容に応じて、AIが返信文を作成するため、対応時間の短縮が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日常的にお問い合わせ対応を行っている方
・お客様対応の文章作成に毎回多くの時間や手間をかけている方
・顧客からのお問い合わせに、できるだけ迅速に返信したいと考えている方
・問い合わせが増えた際に、対応の質を維持しながら効率化したい方
・AIによる文書自動生成に興味があり、業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Gmailをマイアプリ連携
GmailとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧にGmailのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する
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■概要
「Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する」ワークフローは、メール対応の自動化を実現します。
受信したお問い合わせ内容に応じて、AIが返信文を作成するため、対応時間の短縮が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日常的にお問い合わせ対応を行っている方
・お客様対応の文章作成に毎回多くの時間や手間をかけている方
・顧客からのお問い合わせに、できるだけ迅速に返信したいと考えている方
・問い合わせが増えた際に、対応の質を維持しながら効率化したい方
・AIによる文書自動生成に興味があり、業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて変更してください。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
※赤枠のラベルを作成しました。また、今回は以下のメールを受信した想定で進めていきます。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」を設定しましょう。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「ラベル」は候補から先ほど作成したラベルを選択しましょう。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→テキストを生成する
- 「アクション」→プルダウンから選択
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ステップ5：Gmailに通知する設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールします。
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
-
To：通知先となるメールアドレスを設定
※入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用可能です。
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知されるメールの件名を任意で設定
「本文」の設定では、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定しましょう！
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
以上が【Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する】方法でした！ここまでお疲れ様でした！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
テキスト生成機能を使ったその他の自動化例
テキスト生成機能を活用することで、様々な業務の自動化が可能になります。
テキスト生成機能を使った自動化例
OutlookやGmailで受信した問い合わせ内容をAIが自動で解析し、最適な返信文を生成して自動返信することができます。GoogleフォームやJotformなどのフォームツールと連携すれば、フォーム経由の問い合わせにも即座に対応でき、Zoho Mailを通じて自動返信を行う仕組みも構築可能です。
Jotformで特定の問い合わせを受信したら、Zoho Mailで自動返信する
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■概要
Jotformで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認してZoho Mailで返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、JotformとZoho Mailの連携をスムーズに実現し、フォームの送信内容に応じて自動でメールを返信することが可能になります。
問い合わせ対応の初動を自動化することで、対応漏れを防ぎ、顧客満足度の向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで受けた問い合わせへの返信をZoho Mailで手作業で行っている方
・JotformとZoho Mailの連携により、顧客対応の初動を自動化したいと考えている方
・問い合わせ内容に応じて、自動返信するメールの内容を出し分けたいマーケティング担当者の方
■注意事項
・Jotform、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定と最新回答取得方法については以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
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■概要
「Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローです。YoomのAPI連携機能を活用し、メールの自動返信システムを構築することで、日常的な問い合わせ対応を効率化します。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のGmailからの問い合わせ対応に時間を取られているサポート担当者の方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
・AIを活用して顧客対応をスマートにしたい経営者の方
・定型的なメール返信業務を自動化し、人的リソースを他の業務に充てたいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
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■概要
「Googleフォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」ワークフローは、問い合わせ対応の手間を削減し、迅速かつ適切な自動応答を実現する業務ワークフローです。
Googleフォームに届いた問い合わせをAIが解析し、内容に応じた回答を自動で送信することで、効率的なコミュニケーションをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して多くの問い合わせを受けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応を自動化し、業務効率を向上させたい中小企業の経営者の方
・AI技術を導入して業務プロセスを改善したいIT担当者の方
・迅速な問い合わせ対応と品質向上を目指すチームリーダーの方
■注意事項
・GoogleフォームとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
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■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。その回答を自動的に返信することで、メール対応のプロセスを効率化できます。これにより、迅速な対応と業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを日常的に処理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したいビジネスパーソンの方
・AIを活用して業務の自動化を図りたい企業のIT担当者の方
・Outlookを利用しているが、メール管理に課題を感じている方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
「フォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」フローは、問い合わせ対応の効率化を実現する業務ワークフローです。
フォームから送信される問い合わせ内容をAIが自動的に解析し、適切な自動応答を行います。これにより、担当者の負担を軽減し、迅速かつ的確な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
ウェブサイトやオンラインフォームを通じて多くの問い合わせを受けており、対応に時間がかかっている方
カスタマーサポートの効率化を図りたい企業の担当者の方
AIを活用して顧客対応の質を向上させたい経営者の方
問い合わせ内容の一貫した対応を目指しているサポートチームの方
自動応答システムを導入して業務プロセスを最適化したい方
まとめ
この記事では、「Gmailで受信した問い合わせにAIが自動返信する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Gmailに届いた内容をAIが自動で解析し、返信文を生成して送信することで、返信作業にかかる時間を削減できるだけでなく、対応のスピード向上やヒューマンエラーの防止にもつながります。
Yoomには、今回ご紹介した自動返信フロー以外にも、さまざまな業務を効率化できるテンプレートが豊富にそろっています。フォーム経由の問い合わせ対応や、通知・タスク管理との連携など、業務内容に合わせた自動化が簡単に実現できるのも魅力です。
「問い合わせ対応に時間を取られてしまう」「すぐに返信したいけれど手が回らない」とお悩みの方は、Yoomのテンプレートを活用した業務自動化をぜひ試してみてください。
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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