Zoho Mailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応のメール文章を生成してAsanaに追加する

■概要

Zoho Mailで受け取ったお問い合わせへの対応、特に返信文面の作成からAsanaへのタスク登録までを手作業で行っていませんか？こうした一連の作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れやタスクの登録ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとAsanaの連携を自動化し、お問い合わせ受信をトリガーにAIが返信文案を生成、Asanaにタスクを自動で追加するため、顧客対応の初動を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受けたお問い合わせをAsanaで管理しており、連携作業に手間を感じている方
• 顧客対応の品質を保ちつつ、返信文作成やタスク登録の時間を短縮したいと考えている方
• AIを活用して問い合わせ対応の初動を自動化し、業務効率を改善したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailの受信からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、手作業による転記や入力の手間を省き、時間を有効活用できます
• AIが生成した文案をもとにタスクが作成されることで、対応漏れやタスク登録時の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、受信メールの内容に基づいた返信文案を生成させます
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、生成したテキストを含むタスクをAsanaのプロジェクトに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、フローを起動させる条件となるメールの「特定のワード」を任意で設定してください
• AI機能によるテキスト生成では、どのような返信文案を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型文や受信メールの内容を変数として組み込むことも可能です
• Asanaへのタスク追加設定では、タスク名や詳細欄などに、固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由にマッピングできます

■注意事項

• Zoho Mail、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。