Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する

■概要

Gmailで受信する特定のお問い合わせや通知に対し、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけに、AIが内容を解析して返信文を生成し、自動で送信まで完結させることが可能です。手作業によるメール対応の手間を省き、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• AIを活用してメール返信業務の効率化や品質の均一化を図りたいと考えている方
• 定型的なメール対応から解放され、より重要な業務に時間を活用したいビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール確認から返信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
• AIがルールに基づいて返信内容を生成するため、担当者による対応のばらつきや返信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文案を作成するようAIに指示します。
4. 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを本文に設定し、自動でメールを返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローボットがメールをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを自由に設定できます。受信メールの本文などのアウトプットを活用し、生成したい返信内容を具体的に指示してください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。前のステップでAIが生成したテキストをアウトプットとして本文に設定することが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。