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Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですが、複数人でファイルを共同編集する際、バージョン管理が煩雑になりがちですよね…
「最新版はどれ？」「誰がいつ更新した？」といった確認作業や、更新時の関係者への連絡に手間がかかっていませんか？
ファイルのバージョンが適切に管理されていないと、誤った情報に基づいて作業を進めてしまうリスクも考えられます。
この記事では、Boxでのファイル更新をトリガーとして、自動で新しいバージョンをアップロードし、さらにSlackやメール、Google スプレッドシートなど指定したツールへ更新情報を通知・記録する具体的な方法について解説します。
手作業によるバージョン管理の手間や、更新連絡の漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させるヒントが見つかるはずです！
Yoomには「Boxのファイル更新をトリガーに、自動でバージョンを管理し、チャットやメール、スプレッドシートに通知・記録する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxにファイルが更新されるたびに、自動でバージョン管理を行い、関係者への通知や記録を行うことで、手作業の手間を省き、情報の共有漏れを防げます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつか紹介していきます。
気になる自動化例をクリックして、すぐに体験開始できます！
Boxでファイルが更新された際に、自動でバージョンをアップロードし、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知するフローです。
チームメンバーは素早く最新情報を把握できるため、確認の手間が省け、スピーディーな情報共有と共同作業の円滑化が見込めます！
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Box内のファイルが更新されると、自動でバージョンをアップロードし、GmailやOutlookなどのメールで関係者に通知します。
社内外の関係者へ確実に更新情報を伝えたい場合に便利で、手動でのメール作成や送信の手間をなくし、連絡漏れのリスクを低減！
■概要
Boxでファイルを管理する際、最新版への差し替えや関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に、頻繁に更新が発生するファイルの場合、バージョン管理のミスや通知漏れは業務に支障をきたす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Gmailで関係者に通知できるため、こうした手作業に伴う課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxでのファイル更新時に、自動でバージョンをアップロードし、その情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのツールに記録するフローです。
ファイル更新の履歴を正確に残したい場合や、変更記録を管理・分析したい場合に役立ち、手作業での記録ミスを防いで管理業務の負担を軽減が見込めます！
■概要
Boxに新しいファイルをアップロードするたび、手動でバージョンを更新し、Google スプレッドシートに情報を転記する作業は手間がかかる上に、更新漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイルのバージョン更新からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、手動でバージョン情報を更新したり、更新履歴をMicrosoft Excelに転記したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、ミスの原因になったり、他の重要な業務を圧迫したりする可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルのバージョンを更新し、Microsoft Excelの管理表に情報を記録できます。ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Boxにファイルがアップロード（更新）された際に、自動で新しいバージョンとしてアップロードし直し、その旨をSlackに通知するフローの作成手順を解説します。
このフローにより、手動でのバージョン管理や更新連絡の手間が不要になります！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのマイアプリページから、BoxとSlackを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できますよ。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)使用したいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「次へ」をクリックします。
4)Webhoookが実行するか確認します。
Boxでファイルをアップロード後に「テスト」をクリックしてください。
テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDはBoxのアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルバージョンをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルバージョンをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほどと同様にコンテンツIDやファイル名にはアウトプットの情報を使用して入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルは「ダウンロードしたファイル」となっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」してください。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイル情報の取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイル情報の取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDは先ほど同様にアウトプットから挿入します。
「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！
メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Boxを活用した業務効率化は、バージョン管理だけではありません。YoomにはBoxを使った様々な自動化テンプレートが用意されています。
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、Boxのファイルバージョン管理を自動化し、更新情報を関係者にスムーズに共有する方法について解説しました。
Boxにファイルが更新された際に、自動でバージョンをアップロードし、Slackやメール、スプレッドシートなどに通知・記録するフローを活用することで、データの共有漏れ防止やヒューマンエラー防止といったメリットが見込めますよ！
Yoomのようなツールを活用すれば、このようなBoxを中心とした業務フローの自動化を、プログラミングの知識不要で簡単に実現できます。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐに自動化を試すことが可能です。
Boxのバージョン管理にお悩みの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務効率化の一歩を踏み出してみませんか？
無料プランも用意されているので、まずは気軽に試してみることをおすすめします！
