Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですが、複数人でファイルを共同編集する際、バージョン管理が煩雑になりがちですよね…
「最新版はどれ？」「誰がいつ更新した？」といった確認作業や、更新時の関係者への連絡に手間がかかっていませんか？
ファイルのバージョンが適切に管理されていないと、誤った情報に基づいて作業を進めてしまうリスクも考えられます。
この記事では、Boxでのファイル更新をトリガーとして、自動で新しいバージョンをアップロードし、さらにSlackやメール、Google スプレッドシートなど指定したツールへ更新情報を通知・記録する具体的な方法について解説します。
手作業によるバージョン管理の手間や、更新連絡の漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させるヒントが見つかるはずです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Boxのファイル更新をトリガーに、自動でバージョンを管理し、チャットやメール、スプレッドシートに通知・記録する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされた際、そのファイルのバージョンを自動で管理し、Slackに通知するワークフローです。
チーム間での情報共有もリアルタイムで行われ、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイルのバージョン管理に課題を感じている方
・Slackでのチーム通知を自動化し、情報共有を効率化したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいビジネス担当者
・手動でのファイル管理や通知に時間を取られているチームリーダー
・業務プロセスの自動化を検討している経営者
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxでのバージョン管理を自動化する様々な方法
Boxにファイルが更新されるたびに、自動でバージョン管理を行い、関係者への通知や記録を行うことで、手作業の手間を省き、情報の共有漏れを防げます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつか紹介していきます。
気になる自動化例をクリックして、すぐに体験開始できます！
チャットツールにBoxのファイル更新とバージョン情報を自動で通知する
Boxでファイルが更新された際に、自動でバージョンをアップロードし、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知するフローです。
チームメンバーは素早く最新情報を把握できるため、確認の手間が省け、スピーディーな情報共有と共同作業の円滑化が見込めます！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされた際、そのファイルのバージョンを自動で管理し、Slackに通知するワークフローです。
チーム間での情報共有もリアルタイムで行われ、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイルのバージョン管理に課題を感じている方
・Slackでのチーム通知を自動化し、情報共有を効率化したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいビジネス担当者
・手動でのファイル管理や通知に時間を取られているチームリーダー
・業務プロセスの自動化を検討している経営者
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
メールでBoxのファイル更新とバージョン情報を自動で通知する
Box内のファイルが更新されると、自動でバージョンをアップロードし、GmailやOutlookなどのメールで関係者に通知します。
社内外の関係者へ確実に更新情報を伝えたい場合に便利で、手動でのメール作成や送信の手間をなくし、連絡漏れのリスクを低減！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしGmailで通知する
試してみる
■概要
「Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしGmailに通知する」フローは、Boxのバージョン管理と通知機能を活用して、ファイル管理の効率化を図る業務ワークフローです。
Boxにファイルをアップロードするたびに、そのバージョンを自動的に管理し、最新の情報をGmailでチームに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用しているが、ファイルのバージョン管理に手間を感じている方
・チーム内でファイルの更新情報を共有したいプロジェクトマネージャーの方
・ファイル管理の効率化を目指し、通知機能を取り入れたいIT担当者の方
・複数のメンバーがファイルを共同編集する環境で、最新情報の共有に課題を感じている方
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
データベース/スプレッドシートにBoxのファイル更新とバージョン情報を自動で記録する
Boxでのファイル更新時に、自動でバージョンをアップロードし、その情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのツールに記録するフローです。
ファイル更新の履歴を正確に残したい場合や、変更記録を管理・分析したい場合に役立ち、手作業での記録ミスを防いで管理業務の負担を軽減が見込めます！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理とバージョン管理、データ整理を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルをアップロードするたびに、最新のバージョンを自動的に管理し、その情報をGoogle スプレッドシートに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、バージョン管理に手間を感じている方
・Google スプレッドシートでファイル情報を一元管理したいビジネスユーザーの方
・ファイルアップロード時のデータ整理を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・手動でのバージョン管理に伴うエラーを減らしたいIT担当者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、自動的にそのファイルのバージョン情報を取得し、Microsoft Excelに追加するワークフローです。
これにより、ファイルの変更履歴やバージョン管理が簡単に行え、チーム全体で最新の情報を共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用してファイル管理を行っており、バージョン管理に課題を感じている方
・Microsoft Excelでファイルのバージョン履歴を一元管理したいビジネスユーザー
・手動でのバージョン管理に時間がかかり、業務効率化を図りたいチームリーダー
・API連携や自動化ツールを活用して、日常業務の自動化を進めたいIT担当者
・最新のバージョン情報を迅速に共有し、チームのコラボレーションを強化したい経営者
■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxにファイルがアップロードされたら、バージョンを自動更新してSlackに通知するフローを作ってみよう
ここでは、Boxにファイルがアップロード（更新）された際に、自動で新しいバージョンとしてアップロードし直し、その旨をSlackに通知するフローの作成手順を解説します。
このフローにより、手動でのバージョン管理や更新連絡の手間が不要になります！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大まかな流れは以下の通りです。
- BoxとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされた際、そのファイルのバージョンを自動で管理し、Slackに通知するワークフローです。
チーム間での情報共有もリアルタイムで行われ、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイルのバージョン管理に課題を感じている方
・Slackでのチーム通知を自動化し、情報共有を効率化したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいビジネス担当者
・手動でのファイル管理や通知に時間を取られているチームリーダー
・業務プロセスの自動化を検討している経営者
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
Yoomのマイアプリページから、BoxとSlackを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できますよ。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされた際、そのファイルのバージョンを自動で管理し、Slackに通知するワークフローです。
チーム間での情報共有もリアルタイムで行われ、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイルのバージョン管理に課題を感じている方
・Slackでのチーム通知を自動化し、情報共有を効率化したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいビジネス担当者
・手動でのファイル管理や通知に時間を取られているチームリーダー
・業務プロセスの自動化を検討している経営者
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Boxにフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)使用したいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「次へ」をクリックします。
4)Webhoookが実行するか確認します。
Boxでファイルをアップロード後に「テスト」をクリックしてください。
テストが完了したら、「保存」します。
ステップ4：Boxのファイルをダウンロードする設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDはBoxのアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：Boxのファイルバージョンをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルバージョンをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルバージョンをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほどと同様にコンテンツIDやファイル名にはアウトプットの情報を使用して入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルは「ダウンロードしたファイル」となっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」してください。
ステップ6：Boxのファイル情報を取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイル情報の取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイル情報の取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDは先ほど同様にアウトプットから挿入します。
「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ7：Slackへメッセージを送るアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！
メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する】というフローが完成です。
ステップ8：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Boxに関連するその他のテンプレート事例紹介
Boxを活用した業務効率化は、バージョン管理だけではありません。YoomにはBoxを使った様々な自動化テンプレートが用意されています。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
まとめ
今回は、Boxのファイルバージョン管理を自動化し、更新情報を関係者にスムーズに共有する方法について解説しました。
Boxにファイルが更新された際に、自動でバージョンをアップロードし、Slackやメール、スプレッドシートなどに通知・記録するフローを活用することで、データの共有漏れ防止やヒューマンエラー防止といったメリットが見込めますよ！
Yoomのようなツールを活用すれば、このようなBoxを中心とした業務フローの自動化を、プログラミングの知識不要で簡単に実現できます。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐに自動化を試すことが可能です。
Boxのバージョン管理にお悩みの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務効率化の一歩を踏み出してみませんか？
無料プランも用意されているので、まずは気軽に試してみることをおすすめします！
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